Hae Outlook-sähköpostia lähettäjän, päivämäärän, avainsanan, koon ja muiden mukaan

"Minne sähköpostini katosi? Se vain katosi." On järkyttävää, kuinka monta kertaa olen kuullut tämän urani aikana. Mutta ei niin järkyttävää kuin kuinka monet ihmiset eivät ymmärrä, että he voivat helposti etsiä tiettyä sähköpostia Outlookissa(Outlook)

Kun olet lukenut tämän oppaan Outlook - sähköpostien hakemisesta päivämäärän, lähettäjän, avainsanan ja muiden perusteella, voit löytää minkä tahansa sähköpostin myös Outlookissa(Outlook) . Annamme sinulle kaikki Outlookin(Outlook) sähköpostihakuvinkit, joita voit käsitellä.

Onko sähköpostisi indeksoitu?(Are Your Emails Indexed?)

Saat parhaat sähköpostihakutulokset varmistamalla, että Outlook on indeksoinut kaiken. 

Mitä indeksointi on? Aivan(Just) kuten kirjan hakemistossa on lueteltu kaikki aiheet ja mistä ne löytyvät, Outlookin(Outlook) indeksointi luo tällaisen tietokannan. Ohjelmien on helpompi tehdä hakuja tietokannasta kuin joukosta vapaamuotoista tekstiä.

  1. Aseta kohdistin Etsi nykyistä postilaatikkoa(Search Current Mailbox ) -kenttään, joka tunnetaan myös nimellä Pikahaku(Instant Search) -kenttä. Tämä tuo esiin Hakutyökalupalkin(Search tools ) .
  2. Napsauta Hakutyökalut(Search Tools ) - painiketta ja sitten Indeksoinnin tila(Indexing Status) . Näyttöön tulee pieni ikkuna, joka näyttää, kuinka monta sähköpostia on indeksoitava. 

Jos indeksoitavien kohteiden määrä on kaikkea muuta kuin nolla, anna sille muutama minuutti. Näin varmistetaan, että haku on mahdollisimman täydellinen.

Indeksointi vaatii resursseja. Jos huomaat, että se hidastaa Outlookia(Outlook) tai tietokonettasi liikaa, voit poistaa indeksoinnin käytöstä parantaaksesi tietokoneen suorituskykyä(turn off indexing to get better computer performance) .

Lisää pysyvästi hakuvälilehti(Permanently Add Search Tab)

Eikö olisi hienoa, jos pääsisimme helposti hakuvälilehdelle ilman, että joutuisimme napsauttamaan hakupalkkia joka kerta? Tehdään niin.

  • Napsauta Tiedosto(File) .

  • Napsauta Asetukset(Options) vasemmalla puolella, noin puolivälissä.

  • Napsauta Asetukset-ikkunassa Mukauta nauhaa(Customize Ribbon)

  • Napsauta Mukauta nauhaa(Customize Ribbon) -ruudussa Valitse komennot:(Choose commands from:) -kohdan alasvetovalikkoa ja valitse Työkaluvälilehdet(Tool Tabs) .

  • Etsi Hakutyökalut(Search Tools) ja valitse se. Napsauta sitten Add>> -painiketta. 

  • Hakutyökalut näkyvät Päävälilehdet(Main Tabs) - alueella. Käytä tämän alueen vieressä olevia ylä- ja alanuolia määrittääksesi, missä se näkyy nauhassa, tai jätä se sinne, missä se on. Napsauta sitten OK vahvistaaksesi muutoksen.

  • Etsi Hakutyökalut(Search Tools ) - välilehti. Nyt voimme käyttää kaikkia hakutyökaluja helposti milloin tahansa.

Aseta haun laajuus(Set The Scope Of The Search)

Hakutyökalut(Search Tools) - välilehdellä voimme helposti määrittää haun laajuuden. Vasemmalla puolella näemme, että voimme määrittää laajuudeksi Kaikki postilaatikot(All Mailboxes) , Nykyinen postilaatikko(Current Mailbox) , Nykyinen kansio( Current Folder) , Alikansiot( Subfolders) tai Kaikki Outlookin kohteet(All Outlook Items) .

Kaikki postilaatikot(All Mailboxes) – valitse tämä laajuus, jos meillä on jaettuja postilaatikoita tai muita tilejä Outlookissa(Outlook) . Joillakin ihmisillä voi olla sekä työ- että henkilökohtainen sähköpostitilinsä Outlookissa(Outlook) .

Nykyinen postilaatikko(Current Mailbox) – valitse tämä laajuus, jos haluat pitää haun vain yhdessä postilaatikossa. Varmista, että postilaatikko on valittu Outlookin(Outlook) vasemmasta ruudusta .

Nykyinen kansio(Current Folder) – tämä laajuus rajoittaa haun kansioon, joka on valittuna Outlookin(Outlook) vasemmasta ruudusta .

Alikansiot(Subfolders) – tämä rajoittaa laajuuden kansioihin, jotka ovat minkä tahansa kansion alla, joka on valittu vasemmasta ruudusta.

Kaikki Outlookin kohteet(All Outlook Items) – Avoin alue soveltaa hakua kaikkiin sähköposteihin, yhteystietoihin, kalenterikohtiin ja tehtäviin. Suuren tietomäärän vuoksi haut tällä alueella voivat olla hitaita ja tuottaa tarpeettomia tuloksia. Käytä tätä skaalaa säästeliäästi.

Etsi operaattoreita Outlookissa(Search Operators In Outlook)

Hakutuloksia voi tarkentaa käyttämällä hakuoperaattoreita. 

Löytääksesi tietyn lauseen, laita lainausmerkit hakulausekkeen ympärille.

Esimerkki: " TPS-raportti "

Käytä JA(AND) - operaattoria löytääksesi kohteet, joissa on oltava vähintään kaksi sanaa, mutta eivät välttämättä vierekkäin tai kirjoitetussa järjestyksessä .

Esimerkki: työ JA(AND ) viikonloppu

Voit etsiä avainsanan sisältäviä kohteita ja sulkea pois kohteita, jotka sisältävät toisen avainsanan, käyttämällä NOT - operaattoria.

Esimerkki: lauantai EI(NOT ) hienoa

Etsitkö jotain, jossa voisi olla yksi tai toinen sana? Kokeile OR - operaattoria.

Esimerkki: kirahvi TAI(OR ) tuote

Kaikkia näitä operaattoreita voidaan yhdistää, jotta hausta tulee niin tarkka kuin haluamme. Meillä voisi olla jotain niin monimutkaista kuin " TPS- raportti " JA(” AND) viikonloppu TAI kirahvi EI(NOT) hienoa.

Hae Outlookista avainsanan perusteella(Search Outlook By Keyword)

Helpoin Outlook -sähköpostihaku on avainsanahaku. Se tehdään yksinkertaisimmin Instant Search -kentästä postilaatikkomme yläosassa.

  • Aseta laajuus (Set)Pikahaku(Instant Search) -kentän vieressä olevasta avattavasta valikosta tai Haku(Search) - välilehdestä.

  • Kirjoita avainsana tai sanat hakukenttään ja napauta Enter - näppäintä. Hakuoperaattoreita voidaan käyttää tässä tarkentamaan hakua.

Hae Outlookista lähettäjän mukaan(Search Outlook By Sender)

Outlook-sähköpostihaku lähettäjän mukaan:

  • Siirry Haku(Search) - välilehteen ja napsauta Lähettäjä(From ) - painiketta. 

  • Se tulee sisään
    lähettäjä: "Lähettäjän nimi"
    Pikahaku(Instant Search) - kentässä. 

  • Poista lähettäjän(Remove Sender) nimi kaksoislainausmerkkien väliltä ja kirjoita etsimämme henkilön nimi. Voimme myös kirjoittaa koko termin suoraan pikahakuun(Instant Search) . Hae napauttamalla Enter - näppäintä.

Hae Outlookista aiheen mukaan(Search Outlook By Subject)

Outlook - sähköpostihaku aiheen mukaan: 

  • Napsauta Haku-välilehdellä Aihe(Subject)

  • Tämä laittaa
    aihe:”avainsanat”< /pre > Pikahaku(Instant Search) - kentässä. 

  • Korvaa avainsanat etsimällämme aiheella. Koko lause voidaan kirjoittaa myös pikahakuun(Instant Search) . Hae napauttamalla Enter - näppäintä.

Hae Outlookista päivämäärän mukaan(Search Outlook By Date)

Outlook-sähköpostien hakeminen päivämäärän mukaan:

  • Napsauta Haku-välilehdellä Tämä viikko(This Week) . Se näyttää vaihtoehdot; Tänään(Today) , eilen , tällä viikolla(Week) , viime viikolla(Week) , tässä kuussa(Month) , viime kuussa(Month) , tänä vuonna , viime vuonna.

  • Mikä tahansa on valittu, se syötetään Pikahaku(Instant Search) - kenttään kuten;
    vastaanotettu:tänään, vastaanotettu:eilen, vastaanotettu:tällä viikolla, vastaanotettu:viime viikolla, vastaanotettu:tässä kuussa, vastaanotettu:viime kuussa, vastaanotettu:tänä vuonna, vastaanotettu:viime vuonna
    Paina Enter - näppäintä etsiäksesi.

Voimme myös käyttää vastaanotettua: operaattoria kalenteripäivämäärillä (

received:dd/mm/yyyy
received:tuesday
Outlook Tuesday Tuesdays

Etsi Outlookista liitteitä sisältäviä kohteita(Search Outlook For Items With Attachments)

Outlook -sähköpostin hakeminen liitteiden perusteella :

  • Napsauta Haku-välilehdellä Has Attachments

  • Se tulee sisään
    liitteet: kyllä
    Pikahaku(Instant Search) - kentässä. Tämä tulisi yhdistää toisentyyppiseen hakuun kentän kaventamiseksi. Hae napauttamalla Enter .

Voisimme myös kirjoittaa

hasattachments:no

Hae Outlookista kategorioiden mukaan(Search Outlook By Category)

Luokka(Category) -työkalun käyttäminen sähköpostien järjestämiseen on liian vähäistä. 

  • Voimme etsiä luokittain käyttämällä Haku-välilehden Luokiteltu(Categorized ) - painiketta. 

  • Se tulee sisään
    kategoria:=”Väriluokka”
    Pikahaku(Instant Search) - kentässä. Hae painamalla Enter .

Tämä voidaan kirjoittaa myös manuaalisesti. Vaihda vain(Just) väriä luokkaan sopivaksi. Esimerkiksi, jos haluat etsiä punaisesta kategoriasta, kirjoittaisimme

category:=”Red Category”
category:=”Blue Category”

Etsi Outlook-sähköpostista vastaanottajan mukaan(Search Outlook Email By Recipient)

Tämä on tapa etsiä sähköposteja sen perusteella, kenelle ne on lähetetty. 

  • Napsauttamalla Lähetetty(Sent To ) - painiketta näet vaihtoehdot; Lähetetty(Sent) : minulle tai kopio: minulle, ei lähetetty suoraan(Sent Directly) minulle ja lähetetty(Sent) toiselle vastaanottajalle(Recipient)

  • Jos valitsemme Lähetetty(Sent) toiselle vastaanottajalle(Recipient) , meidän on muokattava tekstiä hakupalkissa. Se näyttää siltä
    vastaanottajalle: " Vastaanottajan(Recipient) nimi"

  • Poista (Delete)Vastaanottajan nimi(Recipient Name) -osa ja kirjoita etsimämme nimi. Paina (Hit) Enter etsiäksesi.

Hae lukemalla tai lukematta(Search By Read Or Not Read)

Voit etsiä Outlook -sähköposteista sen mukaan, onko ne luettu vai lukemattomia.

  • Napsauttamalla Haku -välilehden (Search)Lukemattomat(Unread) - painiketta löydät kaikki sähköpostit, joita ei ole vielä luettu. 

  • Se tulee sisään
    isread:ei
    hakupalkissa. Hae painamalla Enter .

  • Jos haluat löytää luetun sähköpostin, muuta se muotoon
    isread:kyllä
    ja paina Enter etsiäksesi.

Haku merkityn mukaan(Search By Flagged)

Lippujen käyttäminen tärkeiden sähköpostien merkitsemiseen auttaa pysymään ajan tasalla. 

  • Löydät merkityt sähköpostit napsauttamalla Haku-välilehden  Merkitty -painiketta.(Flagged )

  • Se etsii kanssa
    seurantalippu:seurantalippu
    . Muut vaihtoehdot ovat
    seurantalippu: unflagged
    ja
    seurantalippu:valmis
    . Hae napauttamalla Enter .

Hae tärkeydellä(Search By Importance)

Näytä(See) vain tärkeät sähköpostit Outlookissa(Outlook) seuraavasti.

  • Haku(Search) -välilehden merkityn painikkeen alla on Tärkeä(Important) - painike. Napsauttaminen palauttaa kaikki tärkeiksi merkityt tuotteet. 

  • Hakukysely näyttää tältä
    tärkeys: korkea
    . Voimme muuttaa korkean myös matalaksi tai normaaliksi. Napsauta(Click) suurennuslasia tai paina Enter etsiäksesi.

Hakuvaihtoehtojen yhdistäminen(Combining Search Options)

Kaikki yllä olevat hakuvaihtoehdot voidaan yhdistää. Jos esimerkiksi etsimme kohteita, jotka ovat tärkeitä ja merkittyjä, voimme syöttää

importance:high followupflag:followup

Tämä voidaan joko kirjoittaa tai napsauttaa Tärkeää(Important) - painiketta ja sitten Merkitty(Flagged) - painiketta.

Lisää hakuvaihtoehtoja(More Search Options)

Napsauta Lisää(More) - painiketta Haku(Search) - välilehdellä, niin näet yli 20 muuta tapaa hakea. 

Useimmiten se asettaa hakupalkin alle avattavan valikon vaihtoehdoilla, joita tietty hakutyyppi tukee.

more-added-drop-down.png

Haun lisäasetukset(Advanced Search Options)

Voimme käyttää yli sataa erilaista hakuvaihtoehtoa, jotka ulottuvat paljon pidemmälle kuin olemme käsitelleet. Emme ehkä koskaan käytä tätä, mutta on hyvä tietää, että se on täällä. 

  • Napsauta Hakutyökalut(Search Tools ) ja sitten Tarkennettu haku(Advanced Find)

  • Lisähaku(Advanced Find) - ikkuna avautuu. 

Ota hetki aikaa ja katso ympärillesi täällä. On ylivoimaista, kuinka paljon voidaan tehdä. Voimme etsiä minkä tahansa Outlook - kohteen minkä tahansa kentän perusteella. Voimme etsiä muutama sata eri asiaa.

Outlook-haun voima(The Power Of Outlook Search)

Etkö ole hämmästynyt siitä, kuinka laajat ja tehokkaat Outlookin(Outlook) hakuominaisuudet ovat? Tiesitkö(Did) edes, että kaikki on mahdollista? Useimmat ihmiset eivät todennäköisesti koskaan käytä kymmenesosaa kaikista Outlookin(Outlook) toiminnoista. Käytä tätä ponnahduslautana oppiessasi, mitä muuta Outlook voi tarjota sinulle. 

Voit luoda omia Outlook-pikakuvakkeita sähköpostitehtäviä varten(create your own Outlook shortcuts for email tasks) . Järjestä sähköpostit kansioihin määrittämällä Outlookin(Outlook rules to organize email into folders) säännöt . Tai jopa ajoita sähköpostin lähetys tiettyyn aikaan(schedule an email to be sent at a specific time) ! Outlookin vain lukeminen sähköpostit on vähän kuin käyttäisit Ferraria(Ferrari) päivittäistavaroiden hankkimiseen .(Outlook)



About the author

Olen ohjelmistoinsinööri, jolla on yli 10 vuoden kokemus Windows-pohjaisten sovellusten suunnittelusta, rakentamisesta ja ylläpidosta. Olen myös perehtynyt tekstinkäsittelyyn, laskentataulukkolaskentaan ja esityksiin. Osaan kirjoittaa selkeitä ja ytimekkäitä kuvauksia koodista, selittää monimutkaisia ​​käsitteitä aloitteleville kehittäjille ja tehdä vianmäärityksiä asiakkaille lennossa.



Related posts