Kun luot Google Sheets -taulukoita, jotka muiden ihmisten on täytettävä, avattava luettelo voi yksinkertaistaa tietojen syöttöprosessia.

Voit vetää avattavan luettelon kohteet toisesta solualueesta tai syöttää ne suoraan. Opi tekemään molemmat sekä muokkaamaan olemassa olevaa avattavaa luetteloa.

Luo manuaalisia avattavia^{(Create Manual Dropdown Lists)} luetteloita Google Sheetsissä

Nopein tapa luoda avattava Google Sheets -luettelo on luetella kohteet tietojen vahvistusasetusten sisällä.

Tehdä tämä:

1. Valitse solu, johon haluat luoda avattavan luettelon. Valitse valikosta Data ja valitse sitten Data validation .

2. Valitse Ehtojen vierestä Kohteiden luettelo^{(List of items)} . 

3. Kirjoita tämän valinnan viereiseen kenttään ne kohteet, jotka haluat sisällyttää avattavaan luetteloon pilkuilla erotettuina.

4. Valitse Tallenna^(Save) - painike, niin näet, että valitsemassasi solussa on nyt avattava luettelo.

Tietojen vahvistusvaihtoehdot

Tietojen^(Data) tarkistusikkunassa on muutamia tärkeitä asetuksia, jotka on otettava huomioon.

Jos poistat valinnan Näytä avattava luettelo solussa^{(Show dropdown list in cell)} , pudotusvalikon nuoli ei tule näkyviin. Kuitenkin, kun käyttäjä alkaa kirjoittaa, luettelon kohteet tulevat näkyviin.

Jos valitset Virheellisillä tiedoilla -osiossa ^{(On invalid data)}Näytä varoitus^{(Show warning)} , punainen varoitusilmaisin tulee näkyviin. Tämä näyttää viestin, joka varoittaa käyttäjää siitä, että kirjoitettu kohde ei vastaa mitään luettelossa olevaa.

Jos valitset sen sijaan Hylkää syöttötavan , ^{(Reject input)}Google Sheets hylkää merkinnän ja korvaa sen avattavan luettelon ensimmäisellä kohteella.

Jos valitset Ulkoasu -osiossa ^(Appearance)Näytä vahvistusohjeteksti^{(Show validation help text)} ja kirjoitat tekstiä sen alla olevaan kenttään, teksti tulee näkyviin, kun käyttäjä valitsee avattavan solun.

Luo avattavia^{(Create Dropdown)} luetteloita Google Sheets -valikoimasta^{(Google Sheets Range)}

Dynaamisempi tapa^{(dynamic way)} luoda avattavia Google Sheets -luetteloita on käyttää solualueen^{(range of cells)} sisältöä luettelon täyttämiseen.

Tehdä tämä:

1. Luo ensin^(First) vahvistusluettelot mille tahansa solualueelle. Näiden ei tarvitse olla samassa laskentataulukossa. Voit luoda ja valita näitä luetteloita myös muilla laskentataulukkovälilehdillä.

2. Valitse seuraavaksi solu, johon haluat luoda avattavan luettelon. Valitse valikosta Data ja valitse sitten Data validation .

3. Valitse tällä kertaa luettelo ^{(List from a range)}Ehtojen^(Criteria) alasvetoluettelosta . Valitse sitten pieni ruudukon valintakuvake avataksesi alueen valintaikkunan.

4. Valitse alue, jota haluat käyttää luettelona, ​​niin alueen teksti tulee näkyviin Valitse tietoalue^{(Select a data range)} -kenttään.

5. Sulje valintaikkuna ja palaa vahvistusikkunaan valitsemalla OK . Määritä loput haluamasi pudotusvalikon vaihtoehdot ja lopeta valitsemalla Tallenna -painike.^(Save)

6. Nyt näet alueen tiedot avattavan luettelon kohteina valitsemassasi solussa.

7. Jatka samaa prosessia kaikille muille sarakkeille, jotka haluat lisätä dynaamiseksi avattavaksi luetteloksi.

Alueiden käyttäminen tietojesi lähteenä on loistava tapa pitää laskentataulukot ajan tasalla ilman, että sinun tarvitsee manuaalisesti käydä läpi ja päivittää jokaista luomaasi avattavaa luetteloa.

Mielenkiintoisia faktoja Google Sheetsin avattavista^{(Google Sheets Dropdown)} luetteloista

Alueisiin yhdistetyt Google Sheetsin^{(Google Sheets)} avattavat luettelot ovat hyödyllisimpiä, koska ne vähentävät dramaattisesti laskentataulukkosi yleistä ylläpitoa.

Päivitä useita soluja yhdellä alueen muutoksella^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Tämä pätee erityisesti, jos sinulla on useita soluja, jotka piirtävät tietoja yhdestä kohteesta. Jos haluat päivittää tai muuttaa näitä luettelokohteita, sinun on tehtävä muutos vain yhdelle alueelle.

Vaikka kyseisiä luettelokohteita sisältäviä soluja olisi satoja, alueen päivittäminen kerran päivittää kaikki nämä avattavan valikon solut välittömästi.

Kopioi vahvistettuja soluja säästääksesi aikaa^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Voit myös säästää aikaa kopioimalla vahvistetut avattavat solut^{(copying validated dropdown cells)} muihin soluihin. Tämä säästää aikaa, jonka joudut käymään läpi vahvistusnäytöt uudelleen.

Vahvistettujen solujen kopioiminen on erityisen hyödyllistä valintaluetteloille, kuten päivät, kuukaudet, aika ja muut vakiotietojoukot.

Poista nopeasti solujen vahvistus^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Oletetaan^(Suppose) , että et halua sisällyttää luettelon kohteita mihinkään soluun. Voit poistaa ne nopeasti napsauttamalla solua hiiren kakkospainikkeella, valitsemalla Vahvistus^(Validation) ja valitsemalla sitten Tietojen tarkistus -ikkunasta Poista vahvistus .^{(Remove validation)}

Näet avattavan valikon nuolen katoavan solusta ja kaikki avattavan valikon kohteet katoavat. Solusta tulee vain toinen normaali laskentataulukon solu.

Kaksoispudotusluetteloiden^{(Double Dropdown Lists)} käyttäminen Google Sheetsissa _

Toinen hyödyllinen tapa käyttää Google Sheetsin^{(Google Sheets)} avattavia luetteloita on siirtää tietoja taulukoiden välillä^{(pass information between sheets)} . Voit myös käyttää tätä tekniikkaa tiedon välittämiseen ihmisten välillä.

Jos sinulla on esimerkiksi alkuperäinen taulukko, joka sisältää luettelon yhden tiimin suorittamista tehtävistä, voit perustaa toisen laskentataulukon näihin valmiisiin tehtäviin.

Saatat haluta luoda ensimmäisen luettelon samojen dynaamisten pudotusluetteloiden perusteella kuin viimeisessä osiossa.

Joka tapauksessa valitse arkin solu, johon haluat lähettää valmiit tehtävät, toiseksi avattavaksi luetteloksi ja avaa vahvistusikkuna viimeisessä osiossa kuvatulla tavalla. Kun valitset tietoalueen, vaihda tähän lähdetehtävälaskentataulukkoon ja valitse koko tehtäväsarake (myös tyhjät solut).

Nyt näet kohdelaskentataulukossa, että tehtäväsarakkeen tiedot on vedetty sisään. Tämä tarkoittaa, että toinen tiimisi voi suorittaa omia projektitehtäviään ensimmäisen tiimin suorittamien tehtävien perusteella.

Ensimmäinen ryhmä voi jatkaa vasta valmistuneiden tehtävien lisäämistä alkuperäiseen lähdelaskentataulukkoon.

Koska sisällytit tyhjät solut lähdealueeseen, nämä uudet yksilölliset tehtävät näkyvät toisen ryhmän avattavassa luettelossa. 

Muista, että vain yksilölliset tehtävät näkyvät toisessa avattavassa luettelossa. Se ei ole paras tapa välittää tiettyjä rivikohteita lähteestä, mutta se on loistava tapa toiselle tiimille nähdä kaikki yksilölliset kohteet, jotka muut ihmiset ovat lisänneet laskentataulukkoon.

Kuinka käytät Google Sheetsin avattavia ^(Will)luetteloita^(Dropdown) ?

Kuten näet, Google Sheets tarjoaa monia tapoja, joilla voit hakea tietoja muista soluista avattavien luetteloiden täyttämiseksi. Tai jos tietotarpeesi ovat melko yksinkertaisia, voit syöttää manuaalisesti avattavan luettelon kohteet pilkuilla erotettuina. 

Joka tapauksessa sinun pitäisi pystyä tekemään minkä tahansa laskentataulukon tietojen syöttäminen mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheetѕ that othеr people need to fill oυt, a dropdown list can simplify the data-entry proceѕs.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 käytännöllistä Google Sheets -mallia jokapäiväiseen käyttöön

• 10 hyödyllistä kaavaa Google Sheetsissä säästääksesi aikaa

• 9 Google Mapsin piilotettua ominaisuutta, jotka kannattaa tarkistaa

• Suodattaminen Google Sheetsissä

• Mikä Google-sovellus on ja kuinka sitä käytetään

• SUMIFin käyttäminen Google Sheetsissa

• Kuinka tarkastella Google Maps -hakuhistoriaasi

• Vastaajan määrittäminen Google Voicessa

• Kuinka Google Driven sovellusten käynnistysohjelma toimii

• Kuinka tehdä käyntikortti Google Drivessa

• Kuinka viedä ja tuoda Chrome-kirjanmerkkejä

• Etkö saa Gmail-ilmoituksia? 10 tapaa korjata

• Allekirjoituksen lisääminen Google-dokumentteihin

• Google-kalenterin käyttäminen: 10 ammattilaisvinkkiä

• Kuinka seurata muutoksia Google-dokumenteissa

• Google-oletustilin vaihtaminen

• Viivakaavion luominen Google Sheetsissa

• Miksi Chromessa on niin monia prosesseja käynnissä?

• Kuinka varmuuskopioida Google Chrome -historia

• Mikä on tehostettu suojaus Google Chromessa ja kuinka se otetaan käyttöön