Mitä tulee jaettuun työtilaan asiakirjojen muokkaamiseen, Google-dokumentit^{(Google Docs)} on epäilemättä listan kärjessä. Muokkaamisesta turvallisuuteen – kaikki on täysin todistettavissa Google Docsissa^{(Google Docs)} . Jos olet uusi muokkaus- ja yhteistyötyökalun käyttäjä, tässä on joitain Google-dokumenttien vinkkejä ja temppuja^{(Google Docs tips and tricks )} , joiden avulla voit työskennellä paremmin jaetussa työtilassa.

Google-dokumenttien vinkkejä ja temppuja

Tässä on uusille ja nykyisille käyttäjille hyödyllisimpiä Google-dokumenttien^{(Google Docs)} vinkkejä, temppuja ja opetusohjelmia, joiden avulla voit paremmin muokata ja kirjoittaa asiakirjojasi.

1] Muokkaa kuvaa

Jos et tunne monia erilaisia ​​kuvankäsittelytyökaluja^{(image editing tools)} , voit valita Google-dokumenttien^{(Google Docs)} , koska sen avulla voit lisätä erilaisia ​​tehosteita ja muuttaa sen kokoa. On mahdollista värittää kuva uudelleen, säätää läpinäkyvyyttä, kirkkautta ja kontrastia. Kaikki nämä asetukset löytyvät täältä: Format > Image asetukset^(Options) . Jos haluat rajata kuvan, valitse Format > Crop Image .

2] Lataa^(Download) asiakirja eri muodoissa

Voit ladata yksittäisen asiakirjan eri muodoissa, mukaan lukien .docx, .odt , .rtf , .pdf , .txt jne. Tiedoksi, jos valitset TEKSTI^(TEXT) -muodon, kuva ja muut muotoilut katoavat lataamisen jälkeen. Jos haluat ladata asiakirjan, siirry kohtaan File > Download nimellä > Select muoto. Kestää hetken, ennen kuin lataus alkaa automaattisesti.

Lue: ^(Read:)Google-dokumenttien kääntäminen mille tahansa^{(translate Google Docs documents into any language)}  kielelle .

3] Lisää yhtälö

Jos sinun on lisättävä matemaattisia yhtälöitä, voit tehdä sen Google Docsissa^{(Google Docs)} . Sinun ei tarvitse edes kopioida sitä muilta kolmannen osapuolen verkkosivustoilta, koska on olemassa vaihtoehto, jonka avulla voit lisätä erilaisia ​​yhtälöitä. Muodin antaa Google Docs , ja sinun on lisättävä arvot täydentääksesi sitä. On mahdollista lisätä algebrallinen yhtälö, funktionaalinen yhtälö, integraaliyhtälö ja paljon muuta. Mene vain kohtaan Insert > Equation ja valitse yksi lisättävä muoto.

4] Lisää kommentti

Oletetaan^(Say) , että olet kirjoittanut joitain sanoja eri kielellä ja haluat kääntää ne niiden hyödyksi, jotka eivät ehkä ymmärrä kyseistä termiä. Tällaisessa tilanteessa voit lisätä kommentin, jotta muut ihmiset ymmärtävät sen merkityksen. Voit myös lisätä kommentin, jos haluat viitata johonkin. Valitse sana tai teksti editorissasi ja napsauta Kommentoi^{(Comment )} - painiketta. Nyt voit kirjoittaa kommenttisi muistiin.

5] Käytä sanastoa

Synonyymisanasto^(Thesaurus) auttaa käyttäjiä oppimaan lisää sanoja, löytämään synonyymejä jne. Sen sijaan, että käyttäisit kolmannen osapuolen verkkosivustoja tai työkaluja Google-dokumenttien^{(Google Docs)} käytön aikana, voit käyttää Google-dokumenttien^{(Google Docs)} sisäänrakennettua tesaurusta . Käytä sitä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sanaa ja valitsemalla Määritä^(Define) sana. Löydät kaiken yllä mainitun oikealta puoleltasi. Voit sitten valita minkä tahansa sanan suoraan luettelosta ja tarkistaa kyseisen sanan käytön.

Lue: WordWeb: Ilmainen sanakirja ja tesaurusohjelmisto Windowsille.^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] Korvaa^(Replace) tietyt merkit symboleilla

On monia symboleja, jotka eivät ole käytettävissä näppäimistölläsi. Esimerkiksi tekijänoikeusmerkki tai tavaramerkkimerkki eivät ole saatavilla ollenkaan. Jos haluat käyttää näitä symboleja, tässä on muutamia vinkkejä. Voit käyttää (c) saadaksesi tekijänoikeusmerkin, (r) saadaksesi rekisteröidyn tavaramerkin merkin ja niin edelleen. Kaikki nämä on määritetty valmiiksi Google Docsissa^{(Google Docs)} . Joten jos haluat lisätä uusia pikanäppäimiä korvauksiin, tässä on yksinkertainen temppu. Siirry kohtaan Tools > Preferences . Täältä löydät vaihtoehdon nimeltä Automaattinen korvaaminen^{(Automatic substitution)} . Varmista, että tämä on valittu. Tämän jälkeen voit valita korvaavat tai asettaa ne vastaavasti.

Lue^(Read) : Google Sheetsin vinkkejä ja temppuja .

7] Näytä versiohistoria

Jos useampi kuin yksi henkilö muokkaa yhtä asiakirjaa, ristiriitojen mahdollisuus on suuri. Lisäksi, jos haluat tarkistaa muokkausaikajanasi, voit avata versiohistoriapaneelin. Täältä löydät kaikki ryhmän eri jäsenten tekemät muokkaukset. Kuvan lisäämisestä tai tekstin lihavoinnista – kaikki tallennetaan Google-dokumentteihin^{(Google Docs)} . Open File > Show versiohistoria. Vaihtoehtoisesti voit painaa Ctrl + Alt + Shift + H. Oletuksena versiopaneeli näyttää merkittävät muutokset. Jos kuitenkin haluat tarkistaa yksityiskohtaiset versiot, napsauta vaihtoehtoa Näytä tarkemmat versiot^{(Show more detailed revisions)} .

8] Asenna lisäosat

Lisäosat^(Add-ons) auttavat käyttäjiä aina saamaan enemmän irti mistä tahansa palvelusta tai ohjelmistosta rikastuttamalla sen toimintoja. Google Docs tukee myös lisäosia, jotka voidaan asentaa suoraan Lisäosat-^{(Add-ons )} välilehdeltä > Hanki lisäosia. Jotkut parhaista Google-dokumenttien lisäosista ovat g( Math ), Malligalleria^{(Template Gallery)} , sisällysluettelo^(Table) , puheentunnistus^{(Speech Recognition)} , tyylit^(Styles) jne.

9] Liitä ilman muotoilua

Oletetaan, että kopioit sisältöä toisesta resurssista. Kun liität^(Whe) sen, saat kaikki linkit, muotoilut, otsikkotunnisteet jne. Google-dokumentteihin^{(Google Docs)} . Jos et halua muotoilua, napsauta hiiren kakkospainikkeella tyhjää kohtaa Google Docsissa^{(Google Docs)} ja valitse Liitä ilman muotoilua. ^{(Paste without formatting.)}  Napsauta OK ponnahdusikkunassa ja paina sitten Ctrl + V liittääksesi. Kaikki muotoilut katoavat.

10] Upota asiakirja verkkosivustoon

Joskus saatat joutua julkaisemaan asiakirjan verkossa. Voit kutsua jonkun sähköpostitse, lisätä yhteiskäyttäjiä, jakaa linkin ja upottaa koko asiakirjan verkkosivustolle. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan File > Publish verkossa > laajentamalla Julkaise sisältö ja asetukset^{(Publish content and settings)} > napsauttamalla Aloita julkaisu^{(Start Publishing)} > valitse myönteinen vaihtoehto ponnahdusikkunassa > mene Upota^{(Embed )} - välilehteen > kopioi iframe-koodi > liitä se verkkosivun HTML - osioon. Dokumentti näkyy kaikille, kun se on upotettu verkkosivulle.

11] Käännä asiakirja

Google-dokumenttien^{(Google Docs)} avulla voit kääntää asiakirjoja poistumatta alkuperäiseltä sivulta. Siinä on sisäänrakennettu vaihtoehto kohdassa  Tools > Translate asiakirja, jonka avulla voit kääntää asiakirjasi kielestä toiselle. Vaikka se ei ehkä käännä kuin ammattilainen, voit ymmärtää vieraan kielen asiakirjan yleiskatsauksen. Saat lisätietoja  Google-dokumenttien kääntämisestä^{(Google Docs document translation)} lukemalla tämän yksityiskohtaisen oppaan.

12] Äänikirjoitus

Joskus ei ehkä tee mieli kirjoittaa artikkelia, mutta sinun on kuitenkin saatava se valmiiksi mahdollisimman pian. Näissä tilanteissa puhekirjoitus voi olla kätevä työkalu sinulle. Koska se on sisäänrakennettu vaihtoehto, sinun ei tarvitse  asentaa Google Docs -lisäosaa^{(install a Google Docs add-on)}  suorittaaksesi työn. Aloita varmistamalla, että mikrofoni on kytketty tietokoneeseen. Jos näin on, avaa Google-dokumentit^{(Google Docs)} ja valitse  Tools > Voice . Sama voidaan laukaista painamalla  Ctrl+Shift+S .

13] Lisää käsinkirjoitettu allekirjoitus

Käsinkirjoitetun allekirjoituksen lisääminen tekee asiakirjasta ammattimaisen ilmeen, ja sitä saatetaan joskus tarvita. Hyvä uutinen on, että voit käyttää Google^{(Google Drawing)} Drawingin Scribble-vaihtoehtoa käsinkirjoitetun allekirjoituksen luomiseen. Se ei ole paljon aikaa vievää, mutta hankalaa niille, jotka eivät ole mukavia hiiren liikkumiseen. Saat lisätietoja  käsinkirjoitettujen allekirjoitusten lisäämisestä Google-dokumentteihin^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} tutustumalla tähän artikkeliin.

14] Lisää lainaukset

Saatat joutua usein lisäämään viittauksen tai mainitsemaan asiakirjaan sisällyttämäsi lausunnon alkuperäisen kirjoittajan. Google Docsissa^{(Google Docs)} on melko helppoa lisätä lainauksia tai viittauksia sisäänrakennettujen vaihtoehtojen avulla. Voit siirtyä kohtaan  Tools > Citations  ja luoda mukautetun viitteen tarpeidesi mukaan. Saat lisätietoja tämän yksityiskohtaisen oppaan avulla saadaksesi lisätietoja  viitteen luomisesta ja lisäämisestä Google-dokumentteihin^{(create and insert a reference in Google Docs)} .

On monia muita asioita, joita voidaan tehdä Google-dokumenttien avulla. Kerro meille, jos jokin tärkeä asia on jäänyt huomaamatta.^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

Lue seuraavaksi^{(Read next)} : Google Docs vs. Microsoft Word Online .

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

When it comes to a shared workspace to edit documentѕ, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

Related posts

• 2 tapaa muuttaa marginaaleja Google-dokumenteissa

• Emojien lisääminen Wordiin, Google-dokumentteihin ja Outlookiin

• Tekstin yliviivaus Google-dokumenteissa

• Sisällysluettelon lisääminen Google-dokumentteihin

• Sivun lisääminen Google-dokumentteihin

• 4 tapaa kiertää kuvaa Google-dokumenteissa

• Sitaattien ja viitteiden lisääminen Google-dokumentteihin

• Kuinka yhdistää Google Sheets Exceliin

• Kaavioiden ja kaavioiden automaattinen luominen Google Sheetsissa

• Google-dokumenttien pikanäppäimet Windows 11/10 PC:lle

• Kuinka kaksinkertaistaa tilaa Google-dokumenteissa

• Muunna Word-, PowerPoint- ja Excel-asiakirjat PDF-muotoon Google-dokumenttien avulla

• Sanojen etsiminen ja korvaaminen MS Wordissa ja Google Docsissa

• Kuinka saada Google Slides -silmukaksi ilman julkaisua

• Tekstin kiertäminen Google Sheets -verkkosovelluksessa

• Sivun suunnan muuttaminen Google Docsissa

• Vesileiman lisääminen Wordiin ja Google-dokumentteihin

• Häiriöttömän tilan käyttäminen Google Docsissa ja Google Slidesissa

• Google Docs vs Microsoft Word – mitkä ovat erot?

• Ilmoitti selainvirheilmoitus - Google-dokumentit Chromessa