Jos sinulla on aktiivinen sähköpostitili, saat todennäköisesti satoja viestejä ihmisiltä, ​​jotka kilpailevat huomiostasi postilaatikkoosi. Näin ollen jokaisen uuden sähköpostin seulomisesta tärkeiden poimia varten tulee pelottava tehtävä.

Onneksi jos käytät Gmailia^(Gmail) , sinulla on kymmeniä ominaisuuksia^{(dozens of features)} ja tapoja lajitella, mukauttaa ja järjestää postilaatikkosi ja muut kansiot helpottaaksesi niiden hallintaa ja antaa sinulle enemmän hallintaa viestien löytämisessä.

Voit lajitella Gmailin^(Gmail) lähettäjän, koon, vastaanottajan, aiheen, tunnisteen, liitteiden, keskustelujen, viestien rungon ja päivämäärän mukaan.

Tässä oppaassa näytämme sinulle, kuinka voit järjestää, etsiä ja automatisoida Gmail -sovelluksesi lajittelemalla viestisi^{(sorting your messages)} lähettäjä- , tunniste-^(Label) tai aihesuodattimilla .^(Sender)

Kuinka lajitella Gmail-viestit lähettäjän mukaan^{(How To Sort Gmail Messages By Sender)}

Ensimmäinen askel Gmail^(Gmail) -postilaatikon järjestämisessä ja puhdistamisessa on päästä eroon sadoista mainossähköposteista, jotka vievät yli 90 prosenttia tallennustilastasi. Ne sekoittuvat henkilökohtaisten tai yrityskontaktiesi laillisiin sähköposteihin, joista useimmat voivat olla tärkeitä, eikä niitä ole tarkoitettu roskakoriin.

Jos olet yrittänyt poimia jokaisen mainosviestin postilaatikostasi, sinulla ei ehkä ole tarpeeksi voimaa jäljellä viestitulvan takia, ja todennäköisesti poistat muutaman tärkeän viestin.

Lajittelemalla Gmailin^(Gmail) lähettäjän mukaan voit ryhmitellä tiettyjen lähettäjien^(Sender) sähköpostit yhteen ja poistaa ne kerralla säästäen samalla tärkeitä ja laillisia sähköposteja, joiden pitäisi jäädä postilaatikkoosi.

Se auttaa myös säästämään aikaa, kun etsit tiettyä sähköpostia tietystä lähettäjältä ja välität sähköpostit yhteyshenkilöillesi. Lyhyesti sanottuna voit hallita postilaatikkoasi paremmin ja pysyä järjestelmällisempänä ja tuottavampana joka päivä.

Voit lajitella Gmailin^(Gmail) lähettäjän mukaan ja nähdä kaikki sähköpostit kaikilta yhteystietoluettelossasi olevilta henkilöiltä useiden temppujen avulla. Ohessa opastamme sinua eri menetelmien tekemiseen.

Tapa 1: Lajittelu tietyn lähettäjän mukaan^{(Method 1: Sorting By a Particular Sender)}

1. Avaa Gmail ja siirry postilaatikkoosi. Valitse^(Pick) sähköposti yhdeltä yhteystietoluettelosi tärkeistä lähettäjistä ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

2. Napsauta uudessa valikossa Etsi sähköpostit ^{(Find emails)} kohteesta^(from) .

3. Näkyviin tulee luettelo kaikista sähköpostiviesteistä, jotka olet saanut kyseiseltä lähettäjältä takaperin, mukaan lukien lähettäjän täydelliset yhteystiedot. Tällä tavalla voit lähettää heille nopeasti viestin tai jopa aloittaa videopuhelun.

4. Jos et näe henkilön nimeä postilaatikossasi, tee pikahaku kirjoittamalla hänen nimensä hakukenttään ja napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa hakutuloksissa olevia viestejä ja valitse Etsi sähköpostit kohteesta^{(Find emails from)} .

5. Voit käyttää useita hakuehtoja napsauttamalla hakukentän vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta. Liitä seuraavaksi sähköpostiosoite Lähettäjä^(“From”) - kenttään tai käytä "On sanat"^{(“Has the words”)} -kenttää tarkempaan hakuun etsimäsi lähettäjän nimellä.

6. Napsauta hakupainiketta^{( search)} , kun olet valmis saadaksesi sähköpostin kyseiseltä lähettäjältä.

Huomautus:^{(Note: )} Voit luoda suodattimia hakuillesi napsauttamalla Luo^(Create) suodatin ja käyttää tiettyjä toimintoja automaattisesti, kun seuraavan kerran saat ehtoja vastaavia sähköposteja.

Tapa 2: Lajittele Gmail-sähköpostit kaikilta lähettäjiltä^{(Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender)}

1. Siirry Google -hakupalkkiin ja napsauta oikealla olevaa pientä alaspäin osoittavaa nuolta nähdäksesi viestien paikannusvaihtoehdot.

2. Määritä parametrit löytääksesi sähköpostisi, jotka sisältävät tai jättävät pois tiettyjä sanoja. Se on kätevä, kun muistat vain osan keskustelusta, koska se löytää sähköpostit kokonaisuudessaan, ei vain aiheittain.

Huomautus:^{(Note: )} Voit halutessasi suodattaa hakutulokset sisältämään vain viestit, joissa on liitteitä. On myös muita vaihtoehtoja, kuten Päivämäärä,^{(Date within)} jotka rajoittavat hakutulokset tiettyihin päivämääriin tai aikaväleihin.

3. Kun olet löytänyt haluamasi lähettäjän, täytä viestiluettelo napsauttamalla Etsi sähköpostit lähettäjältä.^{(Find emails from)}

Tapa 3: Lajittele Gmail-sähköpostit jokerimerkkitoiminnolla^{(Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality)}

Tämä menetelmä auttaa, kun haluat vapauttaa sähköpostin tallennustilaa ja hakea tarvitsemasi sähköpostit postilaatikkosi sadoista viesteistä.

Jos sinulla on sähköposteja entisiltä kollegoilta (samalla verkkotunnuksella), jotka haluat näkyvän samanaikaisesti, käytä jokerimerkkitoimintoa. Tätä edustaa tähtimerkki (*), joka etsii useita tietueita, joissa on samat tiedot.

1. Avaa Gmail- tilisi. Kirjoita hakupalkkiin tähti (*) ja sen jälkeen yrityksen toimialueen nimi, esimerkiksi *@helpdeskgeek.com .

2. Voit myös korvata minkä tahansa muun sähköpostiosoitteen osan yleismerkillä, esimerkiksi elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* tai e.*@helpdeskgeek.com . Mikä tahansa näistä toimii.

Gmail on osa Googlen^(Google) palveluperhettä, mutta toisin kuin hakukone, jossa voit rajoittaa hakutulokset tiettyihin sanoihin tai lauseisiin käyttämällä sulkeita tai lainausmerkkejä, et voi tehdä samaa Gmailissa^(Gmail) . Sen sijaan se palauttaa epätarkkoja osumia, jos yrität käyttää niitä sisäänrakennetussa hakutoiminnossa.

Voit kuitenkin käyttää sulkeita etsiäksesi sähköposteja useilla itsenäisillä avainsanoilla, esimerkiksi ( Christmas party ). Se hakee kaikki sähköpostit, jotka sisältävät jokaisen aiherivillä olevan avainsanan, kun taas kirjoittaminen ( joulu TAI juhlat^{(Christmas OR party)} ) tuo esiin kaikki sähköpostit, joiden aiherivillä on jompikumpi avainsanoista.

Gmailin lajittelu lähettäjän mukaan Gmailin mobiilisovelluksella^{(Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App)}

Android- tai Ios -laitteellasi voit lajitella sähköpostisi lähettäjän^(Gmail) mukaan alla olevien ohjeiden mukaisesti.

1. Avaa Gmail-sovellus^{(Gmail app)} , kirjaudu sisään, jos et ole vielä kirjautunut, ja napauta sitten yläreunan hakupalkkia.

2. Kirjoita etsimäsi lähettäjän sähköpostiosoite ja napsauta Haku^{(Search )} - kuvaketta (pieni suurennuslasikuvake näyttönäppäimistöllä).

Huomautus:^(Note:) Mobiilisovellus ei anna sinun käyttää lisähakuehtoja tulosten suodattamiseen. Tässä tapauksessa voit käyttää työpöytäsovellusta ja käyttää ensimmäistä menetelmää.

Gmailin lajittelu tunnisteen mukaan^{(How To Sort Gmail By Label)}

Gmailissa tunnisteet ovat värikoodattuja tekstipohjaisia^(Gmail) ​​tunnisteita, joiden avulla löydät haluamasi sähköpostin nopeammin. Sivupalkissa näet kohteita, kuten Saapuneet^(Inbox) , Luonnokset^(Drafts) , Roskakori^(Trash) , Roskaposti^(Spam) ja muut, jotka on jo määritetty sinua varten ja jotka toimivat tunnisteiden tai kansioiden tavoin.

Voit etsiä Gmailista^(Gmail) tietyillä tunnisteilla varustettuja viestejä ja lajitella niiden avulla postilaatikkosi alla kuvatulla tavalla.

1. Avaa sähköposti valitsemalla postilaatikkosi. Näet useita kuvakkeita aivan viestin yläpuolella, ja voit valita tunnisteelta näyttävän kuvakkeen, joka näyttää luettelon tunnisteista.

2. Luo uusi tarra napsauttamalla Luo uusi.^{(Create New)}

3. Kirjoita uuden tarran nimi ja napsauta sinistä Luo^(Create) - painiketta.

Voit myös merkitä useita sähköposteja tunnisteilla samanaikaisesti valitsemalla niiden valintaruudut ennen kuin napsautat yläreunassa olevaa tunnistekuvaketta ja lajittelemalla ne sitten luettelosta haluamasi tunnisteen mukaan.

Nyt kun tiedät kuinka käyttää tunnisteita sähköpostiviesteihisi, voit lajitella sähköpostisi tunnisteiden mukaan. Napsauta^(Click) sähköpostiviestissä tai sivupalkissa olevaa tunnistetta, niin näet kaikki sähköpostit tietyllä tunnisteella.

Sähköpostien lajittelu älykkäiden tarrojen avulla^{(Sorting Emails Using Smart Labels)}

Älykkäät tunnisteet^{(Smart Labels)} järjestävät sähköpostisi viiteen eri luokkaan: Ensisijainen^(Primary) , Sosiaalinen^(Social) , Promootio^(Promotions) , Päivitykset^(Updates) ja Foorumit^(Forums) .

Tämä auttaa pitämään postilaatikkosi puhtaana sen sijaan, että kaikki uutiskirjeet, ilmoitukset, tarjoukset ja muut sähköpostit näkyisivät postilaatikossasi kerralla. Gmail selvittää tämän puolestasi automaattisesti, joten sinun ei tarvitse muokata sääntöä jokaiselle lähettäjälle tai määrittää niitä itse^{(set it up yourself)} .

1. Määritä Gmailin Smart Labels -välilehdet napsauttamalla siirtymispalkista Asetukset .^(Settings)

2. Napsauta Configure Inbox .

3. Valitse viestiluokat^{(message categories)} , jotka haluat näkyvän postilaatikon välilehtinä.

4. Napsauta Tallenna^(Save) , jotta muutokset tulevat voimaan.

Voit myös sallia tähdellä merkittyjen lähettäjien viestien näkyvän postilaatikkosi Ensisijainen^(Primary) - välilehdellä, vaikka ne siirtyisivät muille välilehdille. Jos saat esimerkiksi mainosviestin, voit merkitä sen tähdellä, jolloin se näkyy ensisijaisessa^(Primary) postilaatikossasi. 

Tällä tavalla voit havaita tärkeät viestisi ja seurata niitä helposti myöhemmin.

Gmailin lajittelu aiheen mukaan^{(How To Sort Gmail By Subject)}

1. Jos haluat lajitella sähköpostit mieluummin aiheen mukaan lähettäjän tai tunnisteiden sijaan, voit tehdä sen helposti kirjoittamalla joitain asiaankuuluvia sanoja Sisältää sanat^{(Has the words)} -kenttään.

2. Erottele sanat pilkuilla ja siirry sitten alla olevaan Haku^(Search) - vaihtoehtoon. Oletusarvoisesti tämä asetus on asetettu hakemaan kaikista viesteistä, mutta voit muuttaa sen hakemaan vain tietyn tunnisteen tai postilaatikkoon suodatettuja sähköposteja.

Tämä menetelmä koskee kohteita, jotka menivät Roskaposti-^(Spam) tai Roskakori^(Trash) - kansioon.

Johtopäätös^(Conclusion)

Gmailin automaattiset lajittelutyökalut voivat lajitella sähköpostisi puolestasi, mutta jos haluat olla käytännönläheisempi, voit ottaa tämän oppaan vinkit osaksi päivittäistä rutiiniasi. Et vain säästä aikaa, vaan myös pysyt järjestyksessä ja tuottavasti. 

How To Sort Gmail By Sender, Subject, Or Label

Іf you have an active еmaіl account, yoυ mоst likely receive hundreds of messages from people vying for your attention in your inbox. Consequently, sifting throυgh each new email to pick out the important ones becomes a daυnting task.

Fortunately, if you use Gmail, you have dozens of features and ways to sort, customize, and arrange your inbox and other folders to make it more manageable and give you more control over finding messages.

You can sort Gmail by sender, size, recipient, subject, label, attachments, chats, body of messages, and date.

In this guide, we’re going to show you how to organize, search, and automate your Gmail app by sorting your messages using the Sender, Label or Subject filters.

How To Sort Gmail Messages By Sender

The first step to organizing and cleaning up your Gmail inbox is by getting rid of the hundreds of promotional emails, which take up more than 90 percent of your storage space. They get mixed up with legitimate emails from your personal or business contacts, most of which may be important, and aren’t meant for the trash bin.

If you’ve tried to pick out each promotional message from your inbox, you may not have enough strength left because of the influx of messages, and you’d probably end up deleting a few important ones in the process.

Sorting Gmail by Sender will help you group emails from specific senders together, and delete them in one go while sparing the important and legitimate emails that should remain in your inbox.

It also helps you save time when searching for a specific email from a particular sender, and forwarding emails to your contacts. In short, you have more control over your inbox, and you can stay more organized and productive every day.

There are several tricks you can use to sort Gmail by sender and see all emails from every person in your contact list. We’ll walk you through different methods of doing this below.

Method 1: Sorting By a Particular Sender

1. Open Gmail and go to your inbox. Pick an email from one of the important senders on your contact list and right-click on it.

2. In the new menu, click Find emails from.

3. A list of all the emails you’ve received from that particular sender from way back will appear, including the sender’s full contact details. This way, you can quickly send them a message or even initiate a video call.

4. If you don’t see the person’s name in your inbox, do a quick search by typing his or her name in the search box, and then right-click any messages from the search results, and select Find emails from.

5. You can use multiple search criteria by clicking the downward-facing arrow next to the search box. Next, paste the email address into the “From” field, or using the “Has the words” field for a more specific search with the name of the sender you’re looking for.

6. Click the search button when you’re done to get the email from that particular sender.

Note: You can create filters for your searches, by clicking Create filter, and automatically apply certain actions the next time you get emails that match the criteria.

Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender

1. Go to the Google search bar and click on the small downward-facing arrow on your right to display the options for locating messages.

2. Specify the parameters to find your emails that include or exclude specific words. It comes in handy when you can remember only a portion of the conversation, as it finds the emails in whole, not just in subjects.

Note: If you want, you can filter the search results to include only messages with attachments. There are other options like Date within that limit the search results to specific dates or time frames.

3. Once you find the sender you want, click Find emails from to populate the list of messages.

Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality

This method helps when you need to free up email storage space and retrieve the emails you need from the hundreds of messages in your inbox.

If you have emails from former colleagues (with the same domain name) that you’d like displayed at the same time use the wildcard functionality. This is represented by an asterisk character (*), which finds multiple records with the same information.

1. Open your Gmail account. In the search bar, type an asterisk (*) followed by the company’s domain name, for example, *@helpdeskgeek.com.

2. You can also replace any other part of the email address with the wildcard, for example, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, or e.*@helpdeskgeek.com. Any of these will work.

Gmail is part of the Google family of services, but unlike the search engine where you can limit the search results to specific words or phrases using parentheses or quotation marks, you can’t do the same in Gmail. Instead, it will return inexact matches if you try to use these in the built-in search feature.

However, you can use parentheses to search for emails with multiple independent keywords, for example (Christmas party). It’ll retrieve every email that contains each of the keywords in the subject line, while typing (Christmas OR party) will bring up all emails with either of the keywords in the subject line.

Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App

On your Android or Ios device, you can sort your emails in Gmail by sender using the steps below.

1. Open the Gmail app, sign in if you haven’t already, and then tap on the search bar at the top.

2. Type the email address of the sender you’re looking for and click the Search icon (small magnifying glass icon on the on-screen keyboard).

Note: The mobile app doesn’t let you use additional search criteria to filter your results further. In this case, you can use the desktop app and apply the first method.

How To Sort Gmail By Label

In Gmail, labels are the color-coded, text-based identifiers that help you find the email you want faster. On the sidebar, you’ll see items like Inbox, Drafts, Trash, Spam and others, which are already set up for you, and behave like tags or folders.

You can look for messages with specific labels in Gmail and use them to sort your inbox as described below.

1. Select an email message in your inbox to open it. You’ll see several icons just above the message, and pick the one that looks like a tag to show a list of labels.

2. Click Create New to create a new label.

3. Enter the name of the new label, and click the blue Create button.

You can also label multiple emails simultaneously by selecting their checkboxes before clicking the label icon at the top, and then sort them by the label you want from the list.

Now that you know how to apply the labels to your email messages, you can sort your emails by labels. Click the label tag in the email message or from the sidebar and you’ll see all the emails in a specific label.

Sorting Emails Using Smart Labels

Smart Labels organize your emails into five separate categories namely: Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums.

This helps keep your inbox clean and decluttered instead of having all emails from newsletters, notifications, promotions, and others showing up on your inbox all at once. Gmail sorts this out for you automatically, so you don’t need to modify any rule for every sender or set it up yourself.

1. To configure the Smart Labels tabs in Gmail, click Settings from the navigation bar.

2. Click Configure Inbox.

3. Choose the message categories you’d like displayed as inbox tabs.

4. Click Save for the changes to take effect.

You can also allow messages from starred senders to show on the Primary tab of your inbox, even though they go to other tabs. For example, if you get a promotional message, you can star it and it’ll appear among your Primary inbox. 

This way, you can spot your important messages and easily follow up on them later.

How To Sort Gmail By Subject

1. If you prefer to sort your emails by subject, instead of sender or labels, you can do that easily by typing some relevant words in the Has the words field.

2. Separate the words by commas, and then go to the Search option below. By default, this option is set to search all messages, but you can change it to search only emails filtered to a particular label or inbox.

This method applies to items that went into the Spam or Trash folder.

Conclusion

Gmail’s automated sorting tools can sort your emails for you, but, if you want to be more hands-on, you can make the tips in this guide part of your daily routine. You’ll not only save time but also stay organized and productive. 

Related posts

• Luo Gmail-työpöytäsovellus näiden kolmen sähköpostiohjelman avulla

• Kuinka viedä tai ladata kaikki Gmail-sähköpostit

• Gmailin IMAP-asetusten määrittäminen Outlookissa

• Kuinka palauttaa poistetut sähköpostit Gmailista

• Kuinka poistaa Gmail-tili

• 6 parasta kamera-asetusta kuukuville

• Kuinka digitoida DVD

• Kuinka ottaa kuvakaappauksia Nintendo Switchillä

• Kuinka poistaa vain vanhat sähköpostit Gmailissa

• GIMP-laajennusten asentaminen: Käyttöopas

• 8 parasta teknistä ideaa itseeristyksen selvittämiseksi

• Lukitun tiedoston avaaminen, kun toinen ohjelma käyttää sitä

• Uuden kansion tai tunnisteen luominen Gmailissa

• Kuinka tehdä täytettävä Google Docs -lomake taulukoilla

• Kuinka poistaa Windows-avain käytöstä

• Kuinka estää sähköpostit Gmailissa

• Poista välittömästi taustat kuvista tekoälyn avulla

• Kuinka muuttaa tietokoneesi DLNA-mediapalvelimeksi

• QR-koodin skannaus iPhonessa ja Androidissa

• Lähetyksen verkkoliittymän käyttäminen