Gantt -kaaviot ovat suosittu tapa seurata projekteja, erityisesti ryhmille, joiden on pidettävä mielessä tehtävän kesto. Käyttämällä Gantt - kaaviota tehokkaasti voit varmistaa, että erilaiset tehtävät eivät häiritse toisiaan, ja jopa määrittää, milloin yhden pitäisi valmistua, jotta toinen voi alkaa. 

Gantt -kaavioiden tekemiseen on useita tapoja , mutta tässä artikkelissa näytämme, kuinka voit luoda sellaisen ohjelmassa, joka sinulla todennäköisesti on käytettävissä: Microsoft Excel . Vaikka se ei todennäköisesti päihitä räätälöityjä ohjelmistoja suuria tehtäviä hallittaessa, se on pienille projekteille täysin hyvä vaihtoehto.

Gantt-kaavioiden^{(Gantt Charts)} luominen Microsoft Excelissä^{(Microsoft Excel)}

Mukava asia Gantt^(Gantt) -kaavion luomisessa Excelissä^(Excel) on, että sinulla on luultavasti jo kopio laskentataulukosta ja osaat käyttää sitä. Jos ei, suosittelemme tutustumaan Excel-opetusohjelmaamme^{(Excel tutorial)} . Uusimmissa Microsoft Excelin^{(Microsoft Excel)} versioissa (käytämme Office Onlinea^{(Office Online)} tässä oppaassa, vaikka voit saada myös Office 365:n ilmaiseksi^{(Office 365 for free)} ) sisältää Gantt -mallin, joten katsotaanpa sitä nopeasti ennen kuin näytämme, miten voit tehdä oman mallisi. .

Microsoft Excel Gantt -malli^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Ennen kuin alat rakentaa kaaviota tyhjästä, huomaa, että Excelissä on ^(Excel)Gantt - malli . Jos käytät Office Onlinea^{(Office Online)} , se on yksi Excelin^(Excel) aloitusnäytössä olevista työkirjoista^(Workbooks)

Gantt - kaaviomalli on melko hyvä. Voit syöttää tietosi taulukkoon, joka sitten vie tiedot automaattisesti käänteiseksi pylväskaavioksi. Suosittelemme, että käytät sitä hieman nähdäksesi, mitä Excel Gantt -kaavioilla on mahdollista. Malli on kuitenkin hieman joustamaton, joten jos se ei toimi sinulle, sinun on rakennettava Gantt - kaaviot tyhjästä.

Oman Gantt-kaavion tekeminen^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Jos haluat asioiden olevan juuri haluamallasi tavalla, sinun on aloitettava tyhjästä työkirjasta. Voit tehdä tämän valitsemalla painikkeen uusi tyhjä työkirja^{(new blank workbook)} ylimmästä palkista - se on aivan vasemmalla - ja odottamalla sen latautumista. Kun tämä on tehty, sinulle näytetään tyhjä laskentataulukko.

1. Ennen kuin voit tehdä Gantt - kaavion, sinun on koottava tietoja. Havainnollistamistarkoituksessa teeskentelemme, että meillä on viisi tehtävää ja numeroimme ne 1–5. Ne menevät sarakkeeseen A. Lisää sarakkeeseen B kuvitteellisia aloituspäivämääriä neljä tehtävää – varmista, että solut on asetettu hyväksymään päivämäärät. Aseta lopuksi sarakkeessa C kunkin tehtävän kesto päivinä. 

Jos haluat, voit myös lisätä lopetuspäivän sarakkeeseen C, vähentää päivämäärät automaattisesti^{(subtract the dates automatically)} ja saada tuloksena olevan keston näkymään sarakkeessa D. Kuitenkin vain Gantt - kaavion määrittämistä varten aloituspäivämäärä ja kesto on tarpeeksi.

1. Kun päivämäärät ovat valmiit, seuraava askel on luoda pinottu kaavio^{(stacked chart)} tehtäviemme aloituspäivämäärän perusteella. Tätä varten sinun on valittava kaikki taulukon tiedot A1:stä C6:een ja valitse sitten sivun yläreunasta Lisää (lue kaikki ^(insert)kaavioiden tekemisestä Excelissä^{(making charts in Excel)} ). 

1. Työkalupalkki vaihtuu useisiin kaaviovaihtoehtoihin, sinun on siirryttävä graafisiin asetuksiin ja napsautettava alanuolta. Näkyviin tulee pitkä luettelo vaihtoehdoista. Palkkien alta valitse pinottu ^{(stacked bar)}palkki^(bars) . Älä valitse 100 % pinottua tankoa, sillä se ei toimi.

1. Microsoft Excel alkaa toimia ja uusi kaavio ilmestyy näytön keskelle. Tämä on Gantt^(Gantt) -kaaviosi alku , vaikka et ole vielä siellä.

1. Ensinnäkin sinun on luultavasti muutettava ikkunan kokoa (teimme sen jo yllä olevassa esimerkissä) ja nimeä sitten kaavio uudelleen napsauttamalla kaavion otsikkoruutua^{(chart title)} . Kun olet siinä,. Poista myös selite kaavion alareunasta - jossa lukee alkamispäivä^{(start date)} ja kesto^{(duration )} - valitsemalla se ja painamalla näppäimistön poistonäppäintä .^{(Delete )}

1. Seuraavaksi sinun on järjestettävä kaavio uudelleen. Tällä hetkellä tehtävä 5 on ylhäällä ja tehtävä 1 alhaalla, ja sen on oltava täsmälleen päinvastoin. Korjaa ongelma napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kaavion kohtaa ja valitsemalla näkyviin tulevasta valintaikkunasta Muoto .^(Format)

1. Uusi tehtäväpalkki avautuu näytön oikealle puolelle, nimeltään " Kaavio. ^(Chart.)” Valitse kaikista vaihtoehdoista Pystyakseli^{(Vertical Axis)} .

1. Valitse avautuvassa valikossa valintaruutu sen asetuksen vieressä, jossa lukee luokat käänteisessä järjestyksessä^{(categories in reverse order)} . Tämän pitäisi asettaa tehtävä 1 kaavion kärkeen.

1. Kun tämä on tehty, jäljellä on enää yksi vaihe, nimittäin palkin sinisen osan, joka edustaa aloituspäivää, poistaminen kaaviosta. Loppujen lopuksi Gantt -kaaviossa välität vain tehtävien kestosta; sininen palkki on vain tiellä.

1. Päästä eroon siitä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sinistä palkkia. Toinen muotoruutu tulee näkyviin; Klikkaa sitä. Jälleen kerran saat oikeanpuoleisen ruudun auki. Tällä kertaa meidän on kuitenkin napsautettava sarjan "Aloituspäivä" -merkintää.^{(Series “Start Date.”)}

1. Napsauta tässä valikossa kohtaa, jossa lukee Täytä^(Fill) , ja valitse sitten avautuvassa suuressa värivalikossa alas ja valitse Ei täyttöä^{(No fill)} .

Sen avulla Gantt- kaaviosi on valmis. Oranssit laatikot (voit värittää ne uudelleen täyttökomennolla, jos haluat) näyttävät, milloin tiettyä tehtävää käsitellään. 

Gantt-kaaviot Excelissä

Sen pitäisi riittää, jotta pääset alkuun omien Gantt - kaavioiden tekemisessä. Vaikka Excelin^(Excel) tarjoamat mallit – puhumattakaan räätälöidyistä projektinhallintaohjelmistoista – ovat luultavasti parempi vaihtoehto, jos aiot hallita monia tehtäviä, yllä olevan kaltaisen homebrew-vaihtoehdon käyttäminen saattaa olla parempi, jos seuraat pientä määrää tehtäviä tai haluat lisätä esityksiin helppoa makua.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt charts are a popular way to keep track of projects, especially for teams that need to keep the durаtion of a tаsk in mind. By using а Gantt chart effectivelу, you can make sure dіfferent tasks don’t interfere with еаch other, and even determine when one ѕhould finish so anothеr cаn ѕtart. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

Related posts

• Kuinka ymmärtää mitä jos -analyysi Microsoft Excelissä

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• 40 parasta Microsoft Excel -pikanäppäintä

• Kuinka muuttaa taustaa Microsoft Teamsissa

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Käytä Exceliä laskeaksesi tehokkaan koron nimelliskorosta

• Microsoft Word ei vastaa? 8 tapaa korjata se

• Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Kuinka vaihtaa laskentataulukoiden välillä Excelissä

• Microsoft Outlook ei vastaa? 8 korjausta kokeiltavaksi

• Kuinka laskea varianssi Excelissä

• Linkitä solut taulukoiden ja työkirjojen välillä Excelissä

• Käytä yhteenvetofunktioita tietojen yhteenvetoon Excelissä

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Henkilökohtaisten metatietojen poistaminen kokonaan Microsoft Office -asiakirjoista

• Allekirjoituksen lisääminen Microsoft Word -asiakirjaan

• 4 tapaa suorittaa Microsoft Teams -kysely kokousten aikana

• 12 hyödyllistä Microsoft Word -vinkkiä ja -nimiä

• Kuinka piilottaa taulukoita, soluja, sarakkeita ja kaavoja Excelissä

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä