On aina kauhea tragedia, kun joku menettää jotain tärkeää, jonka parissa hän työskenteli, koska hän ei ole tallentanut asiakirjaansa kunnolla. Tämä tapahtuu useammin kuin uskoisit Excelin^(Excel) ja Wordin^(Word) käyttäjille!

Onneksi Microsoft on lisännyt pariin viimeiseen versioon monia ominaisuuksia, jotka auttavat vähentämään tietojen menettämisen mahdollisuuksia kaatumisten, sähkökatkojen, tahattomien poistojen jne. vuoksi. Yksi ominaisuus on nimeltään AutoRecover ja toinen, vähemmän tunnettu ominaisuus, on nimeltään AutoBackup .

Tässä artikkelissa puhun siitä, kuinka voit määrittää molemmat vaihtoehdot niin, että tietosi ovat mahdollisimman turvallisia. Haluan myös mainita, että Officen^(Office) uusimmat versiot mahdollistavat asiakirjojen tallentamisen suoraan OneDriveen^(OneDrive) , mikä on hyvä vaihtoehto, koska voit silti käyttää töitäsi, vaikka kiintolevysi epäonnistuisi.

Excelin automaattinen palautus

Automaattinen palautustoiminto^{(Auto Recover)} on oletuksena käytössä, ja se tallentaa asiakirjasi periaatteessa automaattisesti väliaikaiseen sijaintiin tietyn ajan kuluttua. Voit tarkastella automaattisen palautuksen^{(AutoRecover)} asetuksia napsauttamalla Tiedosto^(File) ja sitten Asetukset^(Options) .

Napsauta Tallenna^(Save) vasemmanpuoleisessa valikossa ja näet Automaattinen^{(AutoRecover)} palautus -vaihtoehdon kohdassa Tallenna työkirjat^{( Save Workbooks)} .

Oletusarvon mukaan automaattisen palautuksen^{(AutoRecover)} tiedot tallennetaan 10 minuutin välein. Aikavälin lisäksi Excelin^(Excel) on oltava käyttämättömänä 30 sekuntia ennen kuin tiedot tallentuvat. Lisäksi automaattisesti tallennetut tiedot tallennetaan tässä lueteltuun automaattisen palautuksen tiedostosijaintiin^{(AutoRecover file location)} . Joten miten se toimii? Periaatteessa^(Basically) oletetaan, että sinulla on alla olevan kaltainen laskentataulukko ja se on tallennettu.

Oletetaan nyt, että lisään seuraavat tiedot Excel - laskentataulukkoon ja odotan noin 10 minuuttia tallentamatta asiakirjaani. Koska automaattinen palautusväli^{(AutoRecover)} on asetettu 10 minuutiksi, sinun on odotettava vähintään niin kauan tietojen tallentamista.

Minun tapauksessani simuloin Excelin^(Excel) kaatumista avaamalla tehtävähallinnan ja tappamalla Excel - prosessin. Sen jälkeen avasin Excelin^(Excel) uudelleen ja näin heti vaihtoehdon nimeltä Näytä palautetut tiedostot^{(Show Recovered Files)} .

Jos napsautat sitä, se tuo esiin luettelon Excel - tiedostoista, jotka voidaan palauttaa. Minun tapauksessani siinä oli alkuperäinen tiedosto, jossa oli tietoja vain A1- ja A2-muodossa, ja siinä oli myös AutoRecovered - tiedosto, joka sisälsi tiedot, joita en ollut tallentanut levylle.

Napsauttamalla mitä tahansa luettelossa olevaa kohdetta avautuu toinen Excel -esiintymä, joka näyttää kyseisen tiedoston tiedot. Kaiken kaikkiaan tämä on todella hyödyllinen ominaisuus silloin, kun et tallentanut kaikkea työtäsi, mutta Excel päättyy odottamatta.

Tämän ominaisuuden suurin haittapuoli on, että automaattisen palautuksen^{(AutoRecover)} tiedot tallennetaan samalle kiintolevylle kuin tiedostosi, joten jos kiintolevyllesi tapahtuu jotain, kaikki katoaa. Voit vaihtaa yllä olevista asetuksista sijainnin erilliseen kiintolevyyn tai jopa verkkosijaintiin, mitä suosittelen.

Huomaa, että Excel poistaa automaattisesti myös automaattisen ^(Excel)palautuksen^{(AutoRecover)} tiedot seuraavissa olosuhteissa:

1. Tallennat tiedoston manuaalisesti tai käyttämällä Tiedosto^(File) – Tallenna nimellä^{(Save As)} .
2. Suljet tiedoston tai suljet Excelin^(Excel) (tallennatko tiedoston vai et)
3. Poistat automaattisen palautuksen^{(AutoRecover)} käytöstä kokonaan tai vain työkirjan osalta

Joten periaatteessa aina kun tallennat tiedoston, se poistaa automaattisen palautuksen^{(AutoRecover)} tiedoista. Lisäksi, jos suljet Excelin manuaalisesti etkä tallenna tietoja, ^(Excel)automaattisen palautuksen^{(AutoRecover)} tiedot poistetaan . Muista^(Just) tämä, kun käytät tätä ominaisuutta. Jos olet ahkera Excel -käyttäjä, suosittelen, että automaattisen palautuksen^{(AutoRecover)} aikaväliksi asetetaan 2 tai 3 minuuttia 10 minuutin sijaan.

Automaattinen varmuuskopiointi

Toinen ominaisuus, jota monet ihmiset eivät tiedä siitä, on AutoBackup . Jotta voit käyttää sitä, sinun on ensin mentävä ja tallennettava tiedosto, jotta pääset Tallenna^(Save) - valintaikkunaan. Jos sinulla on jo tallennettu Excel -asiakirja, siirry kohtaan Tiedosto^(File) ja sitten Tallenna nimellä^{(Save As)} ja valitse sijainti. Kun teet tämän, näyttöön tulee Tallenna nimellä^{(Save As)} -valintaikkuna.

Napsauta valintaikkunassa Työkalut -painiketta, joka on ^(Tools)Tallenna^(Save) -painikkeen vasemmalla puolella . Näet pari vaihtoehtoa, joista yksi on Yleiset asetukset^{(General Options)} . Kun napsautat sitä, näkyviin tulee pieni ikkuna, jossa on muita vaihtoehtoja.

Mene eteenpäin ja valitse Luo aina varmuuskopio^{(Always create backup)} -ruutu. Napsauta OK^{(Click OK)} ja nyt kun tallennat tiedoston, luodaan myös Excel - varmuuskopiotiedosto .XLK-tunnisteella. Huomaa, että kun teet tämän ensimmäisen kerran, tiedostot ovat täsmälleen samat. Jos muokkaat alkuperäistä tiedostoa ja tallennat sen uudelleen, varmuuskopiotiedosto pysyy edelleen samana (alkuperäiset tiedot). Kun tallennat sen kolmannella kerralla, varmuuskopiotiedosto kuitenkin päivitetään tiedoilla toiseen tallennuskertaan asti.

Periaatteessa varmuuskopiotiedosto on aina yksi versio nykyistä versiota jäljessä. Joten jos teit joukon muutoksia, tallensit tiedoston ja halusit sitten palata versioon, jossa näitä muutoksia ei ollut, voit vain avata varmuuskopiotiedoston.

Tiedosto on tallennettu samaan paikkaan kuin alkuperäinen tiedosto, eikä sitä näytä olevan mahdollista muuttaa. Tämä ominaisuus ei lisää paljon turvallisuutta asiakirjaasi, mutta se on hyvä tietyissä olosuhteissa.

Näiden varmuuskopiointi- ja palautusominaisuuksien käyttöönotto Excelissä^(Excel) toivottavasti säästää sinua tärkeiden tietojen menettämiseltä. On aina hyvä vaihtoehto käyttää pilvitallennustilaa (kuten OneDrive ) ylimääräisenä turvaverkkona, jos tietokoneesi epäonnistuu katastrofaalisesti. Jos sinulla on kysyttävää, kommentoi. Nauttia!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terriblе tragedy when somеone loses something important they were wоrking on bеcause they didn’t saνe their docυment properly. This happens more often than yоu would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Kuinka piilottaa taulukoita, soluja, sarakkeita ja kaavoja Excelissä

• Kuinka avata useita Excelin esiintymiä

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• 13 OneNote-vinkkiä ja temppuja muistiinpanojen järjestämiseen paremmin

• Kuinka lisätä kommentteja Excel-laskentataulukon soluun

• Opas kaikkiin Excel-tiedostolaajennuksiin ja mitä ne tarkoittavat

• Kuinka luoda pudotusvalikko Excelissä

• Kuinka lisätä ja tulostaa Excel-taustakuvia

• Kuinka käyttää Sparklinesia Excelissä

• Kuinka suodattaa tiedot Excelissä

• Käytä Exceliä työkaluna tietojen kopioimiseen verkosta

• Kuinka seurata muutoksia Excelissä

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Käytä Excel Mobilen uutta "Lisää tiedot kuvasta" -toimintoa

• Kuinka vaihtaa laskentataulukoiden välillä Excelissä