Tietojen kaavioinnista Excelissä^(Excel) on jo jonkin aikaa tullut paitsi yksinkertaista, myös automatisoitua siinä määrin, että voit helposti siirtyä taulukkolaskentataulukosta kattavaan alueeseen, pylväs-, viiva- tai ympyräkaavioon hetkessä muutamalla hyvin harkitulla hiiren napsautuksia. Sitten kun muokkaat laskentataulukon tietoja, Excel tekee automaattisesti vastaavat muutokset kaavioihisi ja kaavioihisi.

Tämä ei kuitenkaan ole ohjelman kartoitustaikojen loppu. Voit esimerkiksi muuttaa kaaviota tai kuvaajan tyyppiä missä tahansa kohdassa, samoin kuin muokata värimalleja, perspektiiviä (2D, 3D ja niin edelleen), vaihtaa akselia ja paljon muuta.

Mutta tietysti kaikki alkaa laskentataulukosta.

Tietojesi asettaminen^{(Laying Out Your Data)}

Vaikka Excelin^(Excel) avulla voit järjestää laskentataulukoita monin tavoin, kaavioita laatiessasi saat parhaat tulokset asettamalla ne siten, että jokainen rivi edustaa tietuetta ja jokainen sarake sisältää tiettyjen rivien elementtejä tai liittyy tiettyihin riveihin.

Häh^(Huh) ? Otetaan esimerkiksi seuraava laskentataulukko.

Vasemmanpuoleinen sarake sisältää luettelon lasertulostimista. Lukuun ottamatta riviä 1^{(Row 1)} , joka sisältää sarakeotsikot tai otsikot, jokainen rivi edustaa tiettyä tulostinta, ja jokainen seuraava solu sisältää tietoja kyseisestä koneesta.

Tässä tapauksessa jokaisessa solussa on tulostusnopeustiedot: Sarake B , kuinka kauan tulostustyön ensimmäisen sivun tulostaminen kesti; Sarake C^{(Column C)} , kuinka kauan kesti kaikkien sivujen tulostaminen, mukaan lukien ensimmäinen sivu; Sarake D^{(Column D)} , kuinka kauan koko asiakirjan katkaisu kesti, ilman ensimmäistä sivua.

Vaikka tämä on jokseenkin peruslaskentataulukko, riippumatta siitä, kuinka monimutkaisia ​​tietosi ovat, tämän vakiomuodon pitäminen virtaviivaistaa prosessia. Kuten näet tulossa, voit kartoittaa solut pienessä osassa laskentataulukkoasi tai kaavioita koko asiakirjasta tai laskentataulukosta.

Tyypillinen Excel -kaavio koostuu useista erillisistä osista, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Tietojesi kartoitus^{(Charting Your Data)}

Jos et ole tehnyt tätä aiemmin, tulet luultavasti yllättymään siitä, kuinka helppoa Excel tekee laskentataulukoiden laatimisesta. Kuten mainittiin, voit kartoittaa koko laskentataulukon tai valita ryhmän sarakkeita ja rivejä kaavioita varten.

Oletetaan^(Say) esimerkiksi, että edellisessä osiossa käsitellyssä laskentataulukossa halusit piirtää vain kaksi ensimmäistä tietosaraketta (sarakkeet B ja C), jättäen pois sarakkeen D. Tämä edellyttää yksinkertaista kaksivaiheista toimenpidettä:

• Valitse tiedot, jotka haluat tehdä kaaviosta, mukaan lukien otsikot vasemmassa sarakkeessa ja otsikot sarakkeissa, jotka haluat sisällyttää kaavioon alla olevan kuvan mukaisesti.

• Paina ALT+F1 .

Tai jos haluat kaavion koko laskentataulukosta, noudata näitä ohjeita.

• Valitse^(Select) kaikki laskentataulukon tiedot alla olevan yläkuvan mukaisesti. Älä^{(Do not )} valitse koko arkkia, kuten alla olevassa toisessa kuvassa näkyy – valitse vain tiedot sisältävät solut.

• Paina ALT+F1 .

Excel osaa valita sopivan kaaviotyypin tiedoillesi, mutta jos haluat mieluummin toisen tyyppisiä kaavioita, kuten esimerkiksi vaakapalkkeja tai kenties erilaista väriteemaa, ehkä jopa 3D-asettelu liukuvärillä ja taustalla. , ohjelma tekee kaikista näistä vaikutuksista helpommin saavutettavia.

Kaavion tyypin muuttaminen^{(Changing Chart Type)}

Kuten kaikessa muussakin Excelissä^(Excel) , on useita tapoja muokata kaaviotyyppiäsi. Helpoin on kuitenkin.

• Valitse kaavio.
• Napsauta valikkopalkissa Kaavion suunnittelu^{( Chart Design)} .
• Valitse Kaavion suunnittelu -nauhasta Muuta kaavion tyyppiä^{( Change Chart Type)} .

Tämä avaa tässä näkyvän Muuta kaaviotyyppiä^{(Change Chart Type)} -valintaikkunan.

Kuten näet, kaaviotyyppejä on useita, ja yhden niistä napsauttaminen näyttää useita muunnelmia valintaikkunan yläosassa.

Karttatyyppien vaihtamisen lisäksi Kartan suunnittelu^{(Chart Design)} -nauhasta voit tehdä myös useita muita muutoksia, kuten väriteemoja, asettelua tai käyttää jotakin ohjelman monista valmiista kaaviotyyleistä. Kaaviotyylit^(Chart) ovat tietysti samanlaisia ​​kuin Microsoft Wordin^{(Microsoft Word)} kappaletyylejä . Kuten MS Wordissa^{(MS Word)} , voit käyttää yhtä lukuisista tyyleistä sellaisenaan, muokata olemassa olevia tyylejä tai luoda omia.

Kaavion elementtien lisääminen ja poistaminen^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Kaavion elementit ovat tietysti erilaisia ​​komponentteja, kuten otsikko, selite, X- ja Y-akselit ja niin edelleen, jotka muodostavat kaaviosi. Voit lisätä ja poistaa näitä elementtejä napsauttamalla plussymbolia, joka näkyy kaavion oikealla puolella, kun valitset sen.

Karttaelementtien alla on kaavion ^{(Chart Elements)}tyylit^{(Chart Styles)} , joka tulee näkyviin, kun napsautat kaavion oikealla puolella olevaa sivellinkuvaketta.

Kaaviotyylien alta löydät Kaaviosuodattimet^{( Chart Filters)} , joiden avulla voit ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä (tai suodattaa) kaaviosi eri osia, kuten tässä näkyy:

Jos nämä eivät ole tarpeeksi muokkausvaihtoehtoja, laskentataulukon oikealla puolella olevalla Muotoile kaavio -alueella^{(Format Chart Area)} on useita muita vaihtoehtoja, joiden avulla voit muuttaa kaikkia kaavion puolia täytöistä ja taustoista ruudukkoviivoihin, 3D-palkkeihin, ympyräviipaleisiin, varjot – voin jatkaa ja jatkaa. Mutta olen varma, että ymmärrät mitä on saatavilla.

Kun esimerkiksi napsautat Tekstiasetukset^{( Text Options)} , saat toisen joukon tehosteita, joita voit käyttää kaavioidesi tekstiin. Vaihtoehdot ovat lähes rajattomat, siinä määrin, että ilman rajoituksia voit päätyä luomaan räikeän näköisiä kaavioita ja kaavioita – edes yrittämättä, mikä tuo minulle tärkeän suunnitteluohjeen.

Se, että sinulla on kaikki nämä upeat suunnittelutyökalut käytettävissäsi, ei tarkoita, että sinun täytyy käyttää niitä… tai no, ei niitä niin montaa yhtä aikaa. Ajatuksena on tehdä grafiikastasi tarpeeksi houkutteleva kiinnittääksesi yleisösi huomion, mutta ei niin kiireinen, että suunnittelu itsessään heikentäisi viestiä, jota yrität välittää. Se on loppujen lopuksi tärkeä viesti, ei suunnittelukykysi tai graafisen suunnitteluohjelmistosi raaka voima.

Hyvä peukalosääntö on, että jos se näyttää liian kiireiseltä ja häiritsevältä, se todennäköisesti on sitä; tyhmä sitä vähän. Älä käytä liikaa koristeellisia fontteja, jos niitä on, koska niitä ei ole helppo lukea. Kun käytät liiketoimintalähtöisiä kaavioita ja kaavioita, keskity siihen, mitä^(what) yrität sanoa, äläkä niinkään siihen, miten^(how) sanot sen.

Taulukkotietojen kartoittaminen voi tehdä siitä paljon helpommin ymmärrettävän ja paljon ystävällisemmän kuin sarake toisensa jälkeen tekstiä ja numeroita.

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Related posts

• Kuinka suodattaa tiedot Excelissä

• Käytä Excel Mobilen uutta "Lisää tiedot kuvasta" -toimintoa

• Käytä yhteenvetofunktioita tietojen yhteenvetoon Excelissä

• Käytä Exceliä työkaluna tietojen kopioimiseen verkosta

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Kuinka tehdä yksinkertainen kaavio tai kaavio Excelissä

• Kuinka lisätä ja tulostaa Excel-taustakuvia

• Kuinka ryhmitellä työarkkeja Excelissä

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Kuinka seurata muutoksia Excelissä

• Kuinka käyttää Sparklinesia Excelissä

• Käytä Exceliä laskeaksesi tehokkaan koron nimelliskorosta

• Virhepalkkien lisääminen Exceliin

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• Lisää Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

• Kuinka laskea varianssi Excelissä

• Siirrä tiedot MS Accessista SQL Server -tietokantaan

• Etu- ja sukunimien erottaminen Excelissä