Yhteistyö on tärkeää monissa työtiloissa. Koska useimmat projektit edellyttävät useiden käyttäjien pääsyä tiedostoihin, yhteistyöasetukset ovat tulleet välttämättömiksi.

Microsoft Excel on vain yksi monista ohjelmista, joita yritykset käyttävät maailmanlaajuisesti. Sellaisenaan jaettujen työkirjojen tarve on ratkaisevan tärkeä.

Tässä viestissä opit, kuinka sinä ja tiimisi voitte tehdä yhteistyötä Excel 2016 :n ja muiden Excelin^(Excel) online-versioiden avulla.

Jaa Excel-tiedostoja offline-tilassa

Jos sinulla on lähiverkkoyhteys, kaikilla verkon käyttäjillä on pääsy mihin tahansa tiedostoon. Paitsi, että kaikki tiedostoon tehdyt muutokset voidaan seurata. Voit myös määrittää, millä käyttäjillä on pääsy tiedostoon.

Aloita tallentamalla tiedosto paikkaan, jota kaikki ryhmäsi jäsenet voivat käyttää. Voit sitten määrittää tiedoston yhteiskäyttöön.

Takaisin jaetun työkirjaominaisuuden lisääminen

Office 365 -käyttäjät pitävät Jaettu työkirja^{(Shared Workbook)} -ominaisuuden oletusarvoisesti piilossa. Tämä johtuu siitä , että Microsoft kannustaa käyttäjiä jakamaan työkirjoja verkossa.

Näin otat ominaisuuden käyttöön. Jos käytät Excelin^(Excel) vanhempaa versiota , voit siirtyä seuraavaan kohtaan – Asiakirjan jakaminen.^{(Sharing a Document.)}

• Siirry kohtaan File > Options > Quick Access Toolbar .

• Valitse avattavasta Valitse komennot^{(Choose Commands From)} -valikosta Kaikki komennot^{(All Commands)} . Vieritä^(Scroll) luetteloa, kunnes näet kohdan Jaa työkirja (vanha)^{(Share Workbook (Legacy))} ja valitse kyseinen kohde.

• Napsauta Lisää^(Add) - painiketta.
• Tee sama seuraaville komennoille:

1. Seuraa muutoksia (vanha)
2. Suojaa jakaminen (vanha)
3. Vertaa ja yhdistä työkirjoja

• Napsauta OK , kun olet valmis.

Asiakirjan jakaminen

• Napsauta Tarkista^(Review) - välilehdellä Jaa työkirja^{(Share Workbook)} -painiketta.

Ne, jotka seurasivat Jaetun työkirjaominaisuuden lisääminen^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} -osion vaiheita, löytävät sen sijaan Jaa työkirja^{(Share Workbook)} -painikkeen (yhdessä muiden lisäämiesi komentojen kanssa) pikatyökalupalkista^{(Quick Access Toolbar)} .

• Tämä kehottaa avaamaan valintaikkunan. Valitse vaihtoehto, joka ottaa käyttöön jaetut työkirjat.

• Siirry Lisäasetukset^(Advanced) - välilehteen ja ota käyttöön Seuraa muutoksia^{(Track Changes )} ja muut asetukset, jotka haluat ehkä ottaa käyttöön.

Suojaa tiedostosi

Yllä olevat vaiheet antavat kaikille pääsyn tiedostoihisi. Mutta se antaa myös kaikille järjestelmänvalvojan käyttöoikeudet oletuksena. Tiedoston suojaaminen tarkoittaa, että pääsyä tiedostoon rajoitetaan ja sitä seurataan.

• Siirry Tarkista^(Review) - välilehdelle ja napsauta Suojaa ja jaa työkirja^{(Protect and Share Workbook)} -painiketta.
• Valitse Jakaminen muutosten seurannan kanssa^{(Sharing With Track Changes)} -valintaruutu.

• Sinun tulee myös luoda salasana, muuten kuka tahansa voi palauttaa työkirjan alkuperäisiin asetuksiinsa.
• Tallenna muutokset ja poistu.

Jaa Excel-tiedostoja verkossa

Vaikka offline-työskentely on loistava ratkaisu, jaetun paikallisen aseman tarve estää sinua. Verkkotyöskentely on selvästi parempi vaihtoehto. Näin teet sen.

OneDriven käyttäminen

• Avaa tiedosto ja valitse File > Share > Save to Cloud .

• Kutsu ihmisiä, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä, kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa. Voit myös määrittää käyttöoikeusasetukset.
• Napsauta Jaa^(Share) , kun olet valmis.

Google Driven käyttö

Google Drive on luultavasti helpoin tapa työskennellä projektin parissa samanaikaisesti. Kuka tahansa, jolla on Google - tili, voi käyttää tiedostoja ja muokata niitä tarpeen mukaan.

• Kirjaudu tilillesi ja siirry Google Driveen^{(Google Drive)} .
• Kun olet kirjautunut sisään, voit luoda uuden tiedoston tai ladata olemassa olevan tiedoston.

• Kun asiakirja on luotu tai ladattu, napsauta Jaa^(Share) -painiketta laskentataulukon oikeassa yläkulmassa.

Tämä antaa sinulle mahdollisuuden jakaa laskentataulukko syöttämällä sähköpostiosoitteen tai jakamalla linkin kollegoillesi.

Kaikki muutokset seurataan ja tallennetaan automaattisesti. Voit työstää asiakirjaa yhdessä reaaliajassa, mikä on erittäin kätevää.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many wоrk spaces. Since most projects require fіles to bе accessed by a lot of υsers, collaborative setups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

Related posts

• Kuinka poistaa tyhjiä rivejä Excelissä

• Excelin Speak Cells -ominaisuuden käyttäminen

• Kuinka lisätä Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Excelin mitä jos -analyysin käyttäminen

• Outlook-datatiedostoa ei voi käyttää: 4 korjausta kokeiltavaksi

• Kuinka etsiä Excelistä

• Excelin mitä jos -analyysitavoitteenhakutyökalun käyttäminen

• Kuinka lisätä CSV tai TSV Excel-laskentataulukkoon

• Excelin yhdistäminen MySQL:ään

• Kuinka yhdistää tietoja useisiin Excel-tiedostoihin

• Käytä dynaamisten alueiden nimiä Excelissä joustaviin pudotusvalikkoihin

• Kuinka siirtää sarakkeita Excelissä

• 2 tapaa käyttää Excelin transponointifunktiota

• Kehittynyt VBA-opas MS Excelille

• 4 tapaa muuntaa Excel Google Sheetsiksi

• Kuinka korjata #N/A-virheet Excel-kaavoissa, kuten VLOOKUP

• Kuinka luoda VBA-makro tai komentosarja Excelissä

• 3 tapaa jakaa solu Excelissä

• Kuinka lisätä nopeasti useita rivejä Exceliin

• Kuinka luoda useita linkitettyjä avattavia luetteloita Excelissä