Jos käytät Exceliä^(Excel) paljon, olet todennäköisesti törmännyt tilanteeseen, jossa sinulla on nimi yhdessä solussa ja sinun on erotettava nimi eri soluihin. Tämä on hyvin yleinen ongelma Excelissä^(Excel) , ja voit todennäköisesti tehdä Google - haun ja ladata 100 erilaista makroa, jotka useat ihmiset ovat kirjoittaneet tehdäksesi sen puolestasi.

Tässä viestissä näytän sinulle kuitenkin, kuinka voit määrittää kaavan, jotta voit tehdä sen itse ja ymmärtää, mitä tapahtuu. Jos käytät Exceliä paljon, on luultavasti hyvä idea opetella kehittyneempiä toimintoja, jotta voit tehdä tiedoillasi mielenkiintoisempia asioita.

Jos et pidä kaavoista ja haluat nopeamman ratkaisun, vieritä alas Tekstistä sarakkeiksi^{(Text to Columns)} -osioon, joka opettaa, kuinka voit tehdä saman Excel -ominaisuuden avulla. ^(Excel)Lisäksi teksti sarakkeiksi -ominaisuutta on myös parempi käyttää, jos solussa on enemmän kuin kaksi kohdetta, jotka sinun on erotettava toisistaan. Esimerkiksi, jos yhdessä sarakkeessa on 6 kenttää yhdistettynä, alla olevien kaavojen käyttämisestä tulee todella sotkuista ja monimutkaista.

Erottele nimet Excelissä

Aloita katsomalla, kuinka nimet yleensä tallennetaan Excel - laskentataulukkoon. Yleisimmät kaksi tapaa, joita olen nähnyt, ovat etunimi ^(firstname) sukunimi^(lastname) pelkällä välilyönnillä ja sukunimi^(lastname) , etunimi^(firstname) pilkulla erottaen nämä kaksi. Aina kun olen nähnyt keskimmäisen alkukirjaimen, se on yleensä etunimen keskialkukirjain ^(midinitial), ^(firstname) kuten^(lastname) alla :

Käyttämällä joitain yksinkertaisia ​​kaavoja ja yhdistämällä niitä yhteen, voit helposti erottaa etunimen, sukunimen ja keskimmäisen alkukirjaimen erillisiin soluihin Excelissä^(Excel) . Aloitetaan poimimalla nimen ensimmäinen osa. Minun tapauksessani aiomme käyttää kahta toimintoa: vasenta ja hakua. Loogisesti meidän on tehtävä seuraava:

Hae^(Search) solun tekstistä välilyöntiä tai pilkkua, etsi sijainti ja poista sitten kaikki kyseisen kohdan vasemmalla puolella olevat kirjaimet.

Tässä on yksinkertainen kaava, jolla työ tehdään oikein: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , jossa NN on solu, johon on tallennettu nimi. -1 poistaa ylimääräisen välilyönnin tai pilkun merkkijonon lopusta.

Kuten näet, aloitamme vasemmalla olevalla funktiolla, joka ottaa kaksi argumenttia: merkkijonon ja merkkien lukumäärän, jotka haluat tarttua merkkijonon alusta alkaen. Ensimmäisessä tapauksessa etsimme välilyöntiä käyttämällä lainausmerkkejä ja laittamalla välilyönnin väliin. Toisessa tapauksessa etsimme pilkkua välilyönnin sijaan. Joten mikä on tulos kolmelle mainitsemilleni skenaariolle?

Saimme etunimen riviltä 3, sukunimen riviltä 5 ja etunimen riviltä 7. Hienoa! Joten sen mukaan, kuinka tietosi on tallennettu, olet nyt poimia joko etu- tai sukunimen. Nyt seuraavaan osaan. Tässä on mitä meidän on tehtävä nyt loogisesti:

– Etsi^(Search) solun tekstistä välilyönti tai pilkku, etsi sijainti ja vähennä sitten sijainti merkkijonon kokonaispituudesta. Tältä kaava näyttäisi:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Joten nyt käytämme oikeaa toimintoa. Tämä vaatii myös kaksi argumenttia: merkkijono ja merkkien lukumäärä, jotka haluat tarttua vasemmalle menevän merkkijonon lopusta alkaen. Haluamme siis merkkijonon pituuden miinus välilyönnin tai pilkun sijainti. Tämä antaa meille kaiken ensimmäisen välilyönnin tai pilkun oikealla puolella.

Hienoa^(Great) , nyt meillä on nimen toinen osa! Kahdessa ensimmäisessä tapauksessa olet jo melko valmis, mutta jos nimessä on keskimmäinen alkukirjain, voit nähdä, että tuloksessa on edelleen sukunimi keskimmäisellä alkukirjaimella. Joten kuinka saamme vain sukunimen ja pääsemme eroon keskimmäisestä alkukirjaimesta? Helppo! Suorita vain^(Just) sama kaava uudelleen, jota käytimme nimen toisen osan saamiseen.

Joten teemme vain toisen oikean ja tällä kertaa käytämme kaavaa yhdistettyyn keskimmäiseen alku- ja sukunimisoluun. Se löytää välilyönnin keskimmäisen alkukirjaimen jälkeen ja ottaa sitten pituuden vähennettynä merkkijonon lopusta välilyönnillä.

Joten siinä se on! Olet nyt jakanut etu- ja sukunimen erillisiin sarakkeisiin muutamalla yksinkertaisella kaavalla Excelissä^(Excel) ! Ilmeisesti kaikki eivät muotoile tekstiään tällä tavalla, mutta voit helposti muokata sitä tarpeidesi mukaan.

Teksti sarakkeisiin

On myös toinen helppo tapa erottaa yhdistetty teksti erillisiin sarakkeisiin Excelissä^(Excel) . Se on ominaisuus nimeltä Text to Columns ja se toimii erittäin hyvin. Se on myös paljon tehokkaampaa, jos sinulla on sarake, jossa on enemmän kuin kaksi dataa.

Esimerkiksi alla minulla on tietoja, joissa yhdellä rivillä on 4 dataa ja toisella rivillä on 5 dataa. Haluaisin jakaa sen 4 sarakkeeseen ja 5 sarakkeeseen. Kuten näet, yllä olevien kaavojen käyttäminen olisi epäkäytännöllistä.

Valitse Excelissä^(Excel) ensin sarake, jonka haluat erottaa. Siirry sitten eteenpäin ja napsauta Tiedot^(Data) - välilehteä ja napsauta sitten Teksti sarakkeiksi^{( Text to Columns)} .

Tämä tuo esiin ohjatun Tekstistä sarakkeiksi^(Columns) -toiminnon. Vaiheessa 1 valitset, onko kenttä rajattu vai kiinteä leveys. Meidän tapauksessamme valitsemme Erotettu^(Delimited) .

Seuraavassa näytössä valitset erottimen. Voit valita sarkaimen, puolipisteen, pilkun, välilyönnin tai kirjoittaa mukautetun.

Lopuksi valitset sarakkeen tietomuodon. Normaalisti Yleinen^(General) toimii hyvin useimpien tietotyyppien kanssa. Jos sinulla on jotain tiettyä, kuten päivämäärät, valitse se muoto.

Napsauta Valmis^(Finish) ja katso, kuinka tietosi jaetaan taianomaisesti sarakkeiksi. Kuten näet, yksi rivi muuttui viideksi sarakkeeksi ja toinen neljäksi sarakkeeksi. Tekstistä sarakkeiksi^(Columns) -ominaisuus on erittäin tehokas ja voi helpottaa elämääsi paljon.

Jos sinulla on ongelmia nimien erottamisessa, jotka eivät ole yllä olevassa muodossa, lähetä kommenttisi tiedoillasi, niin yritän auttaa. Nauttia!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you uѕe Excel a lot, you have probably run across a situation where you havе a name in a single cell and you need to sepаrate the name into differеnt cells. Thiѕ is a very common іssue in Excel and you can probably do a Google search and download 100 different macros written by various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Lisää lineaarisen regression trendiviiva Excelin sirontakaavioon

• Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

• Kuinka suojata Excel-tiedosto turvallisesti salasanalla

• Vuokaavion luominen Wordissa ja Excelissä

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

• Kuinka löytää ja laskea alue Excelissä

• Kuinka käyttää COUNTIFS-, SUMIFS- ja AVERAGEIFS-arvoja Excelissä

• 40 parasta Microsoft Excel -pikanäppäintä

• Kuinka vähentää päivämääriä Excelissä

• Lisää Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Käytä yhteenvetofunktioita tietojen yhteenvetoon Excelissä

• Kuinka löytää vastaavat arvot Excelissä

• Sovita sarakkeiden leveydet ja rivien korkeudet automaattisesti Excelissä

• Kuinka tallentaa makro Exceliin

• Kuinka vaihtaa laskentataulukoiden välillä Excelissä

• Kuinka käyttää VLOOKUPia Excelissä

• Käytä Excel Mobilen uutta "Lisää tiedot kuvasta" -toimintoa

• Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

• Muotoile solut ehdollisen muotoilun avulla Excelissä

• Kuinka tehdä yksinkertainen kaavio tai kaavio Excelissä