Google Sheets on ilmainen verkkopohjainen sovellus ja suosittu vaihtoehto Microsoft Excelille^{(Microsoft Excel)} . Työkalun avulla voit helposti luoda, päivittää ja muokata laskentataulukoita. Se toimii erinomaisena yhteistyötyökaluna, jonka avulla voit lisätä niin monta henkilöä kuin haluat ja muokata Google-taulukoita^{(Google Sheets)} muiden kanssa samanaikaisesti. Verkkotyökalun avulla voit työskennellä yhdessä reaaliajassa projektin parissa samassa laskentataulukossa riippumatta siitä, missä olet. Yhteistyötä varten Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} sinun on napsautettava Jaa^(Share) - painiketta, jolloin annat ystävillesi, työtovereillesi tai perheellesi muokata laskentataulukkoasi.

Kun työskentelet jaetun Google-laskentataulukon^{(Google Spreadsheet)} parissa , saatat haluta muiden käyttäjien syöttävän sen soluihin vain rajoitettuja tietoja. Jotta muut eivät syötä vääriä arvoja soluihin, saatat haluta lisätä graafisen ohjauselementin, kuten avattavan valikon,^{(drop-down menu)} joka on samanlainen kuin luetteloruutu, jonka avulla ihmiset voivat syöttää vain ne arvot, jotka ovat saatavilla tietystä luettelosta. Tämän lisäksi avattava luettelo toimii älykkäänä ja tehokkaampana tapana syöttää tietoja.

Tästä huolimatta avattava luettelo tai alasvetovalikko on virtaviivainen tapa varmistaa, että ihmiset täyttävät vain arvot soluihisi täsmälleen samalla tavalla kuin odotit. Kuten Excel ,  myös Google Sheets antaa sinun luoda helposti avattavan valikon Sheetseihin. Lisäksi sen avulla voit tehdä osittaisia ​​muutoksia avattavaan luetteloon, jos haluat muokata solujen valintaluetteloa. Tässä artikkelissa selitämme yksityiskohtaisesti, kuinka luodaan avattava valikko Google Sheetsissa^{(Google Sheets)} ja muokataan sitä.

Luo avattava valikko Google Sheetsiin

Käynnistä^(Launch) Google Sheets

Avaa uusi laskentataulukko tai avaa olemassa oleva laskentataulukko.

Valitse solu, johon haluat luoda avattavan luettelon. Voit myös valita soluryhmän, kokonaisen sarakkeen tai rivin.

Siirry Sheets - valikkoon ja napsauta vaihtoehtoa Data.

Valitse avattavasta valikosta Tietojen validointi . ^{( Data Validation)}Data Validation -ikkuna avautuu , jossa on useita mukautettuja vaihtoehtoja.

Ensimmäinen kenttä Data Validation -ikkunassa on solualue,^{(Cell range)} joka täytetään automaattisesti valittujen solujen perusteella. Voit muuttaa alueen uuteen arvoon napsauttamalla taulukon kuvaketta Solualue-^{(Cell Range)} kentässä.

Toinen kenttä Data Validation -ikkunassa on Kriteerit^{( Criteria )} , jonka omassa avattavassa valikossa on luettelo eri vaihtoehdoista. Kriteerit^(Criteria) sisältävät vaihtoehtoja, kuten Luettelo alueelta, Kohteiden luettelo, Numero, Teksti^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} ja Päivämäärä. ^{( Date. )}

• Luettelo alueelta: Tämän vaihtoehdon avulla voit luoda luettelon arvoista, jotka on haettu eri taulukoista, tai luettelon arvoista saman arkin eri soluista.
• Kohteiden luettelo: Tämän avulla voimme luoda luettelon tekstiarvoista. Ne syötetään muokkauskenttään pilkuilla erotettuina.
• Numero^(Number) : Tämä vaihtoehto^(Option) ei luo avattavaa luetteloa, vaan varmistaa, että avattavan valikon merkintä kuuluu tietylle numeroalueelle.
• Teksti: Tämä vaihtoehto^(Option) ei luo avattavaa luetteloa, vaan varmistaa, että merkintä on oikeassa tekstimuodossa.
• Päivämäärä: Tämä vaihtoehto^(Option) ei luo avattavaa luetteloa, vaan varmistaa, että syötetty päivämäärä on kelvollinen vai onko se tietyllä alueella.
• Mukautettu kaava^{(Custom Formula)} on: Tämä vaihtoehto ei luo avattavaa luetteloa, vaan varmistaa, että valittu solu käyttää käyttäjän määrittämää kaavaa.

Kun luetteloon sisällytettävät tiedot on syötetty, valitse vaihtoehto Näytä avattava luettelo^{(Show dropdown list)} solussa. Tämän vaihtoehdon valitseminen varmistaa, että arvot näkyvät soluissa.

Voit myös valita, mitä tulee tehdä, kun joku syöttää virheellisiä tietoja, joita ei ole luettelossa, valitsemalla vaihtoehdot valintanapista. Voit valita joko Näytä varoitus^{(Show warning)} -vaihtoehdon tai Hylkää syöttö^{(Reject input)} -vaihtoehdon virheellisille tiedoille. Hylkää syöttö^{(Reject Input)} -vaihtoehto ei salli sinun syöttää arvoja, joita ei ole avattavassa luettelossasi. Toisaalta  Näytä varoitus^{(Show warning)} -vaihtoehdon avulla voit syöttää virheellisiä tietoja, jotka eivät ole luettelossasi, mutta näyttää varoitusviestin taulukossa.

Asetusikkunan viimeinen vaihtoehto on Ulkonäkö. ^{(Appearance.)}Tämä vaihtoehto antaa käyttäjälle vihjeen siitä, mitä arvoja tai tietoja hän voi syöttää soluihin. Aktivoidaksesi tämän avustajan, valitse vaihtoehto Näytä vahvistusohjeteksti ^{(Show validation help text)}Ulkoasu^(Appearance) - kentän vierestä . Kun olet valinnut vaihtoehdon, kirjoita ohjeet, jotka haluat antaa ihmisille, mitä arvoja he voivat valita solualueelta.

Ota muutokset käyttöön napsauttamalla Tallenna .^(Save)

Muokkaa Google^(Google) Sheetsin avattavaa luetteloa

Voit lisätä arvoja luetteloon tai poistaa kohteita avattavasta valikosta noudattamalla alla olevia ohjeita

Siirry kohtaan Tiedot^{( Data)} ja valitse avattavasta valikosta Tietojen vahvistus .^{( Data validation)}

Valitse solut ja muuta merkinnän kohteita.

Ota muutokset käyttöön napsauttamalla Tallenna .^(Save)

Siinä kaikki.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• Tekstin kiertäminen Google Sheets -verkkosovelluksessa

• Kuinka luoda Drop Cap Google Docsissa muutamassa minuutissa

• Korjaa Google-dokumenttien oikeinkirjoituksen tarkistus, joka ei toimi kunnolla

• Tekstikentän lisääminen Google-dokumentteihin

• Kuinka saada Google Slides -silmukaksi ilman julkaisua

• Riippuvan sisennyksen luominen Microsoft Wordissa ja Google Docsissa

• Kuvien lataaminen ja tallentaminen Google Docsista

• Korjaa Superscript, joka ei toimi Google Docsissa

• Parhaat Google Docs -lisäosat freelance-kirjoittajille

• Vesileiman lisääminen Google-dokumentteihin

• Kuinka näyttää aina sanamäärä Google-dokumenteissa

• Kuinka käärität tekstiä kuvan ympärille Google-dokumenteissa

• Kuinka yhdistää Google Sheets Exceliin

• Käsikirjoituksen kirjoittaminen Google Docsissa

• Muunna Word-, PowerPoint- ja Excel-asiakirjat PDF-muotoon Google-dokumenttien avulla

• Häiriöttömän tilan käyttäminen Google Docsissa ja Google Slidesissa

• Solujen yhdistäminen ja yhdistäminen Google-dokumenttitaulukossa

• Sivun suunnan muuttaminen Google Docsissa

• Puuttuvan valikkotyökalupalkin palauttaminen Google-dokumenteissa

• Kuinka vertailla kahta dokumenttia Google Docsissa