Tekstinkäsittelyohjelmat^(Word) ovat kulkeneet pitkän tien 1980-luvun alusta, jolloin Microsoft julkaisi ensimmäisen kerran Microsoft Wordin ^{(Microsoft Word)}MS-DOS : lle . Sen uraauurtava ominaisuus oli, että se oli suunniteltu käytettäväksi hiiren kanssa. Nykyiset Microsoft Wordin^{(Microsoft Word)} versiot sisältävät ominaisuuksia, joita käyttäjät eivät silloin voineet edes kuvitella, mukaan lukien Microsoft Wordin automaattisen tekstin^(AutoText) käyttö sisällön luomiseksi nopeammin ja vähemmän virheitä. 

Jos käytät Wordia paljon, on mahdollista, että käytät usein lauseita, tekstilohkoja tai grafiikkaa. Wordin automaattinen korjaus^{(AutoCorrect)} ja automaattinen teksti^(AutoText) -ominaisuudet on tehty auttamaan sinua lisäämään toistuvia merkintöjä nopeasti, mikä säästää aikaa. Esimerkkejä voivat olla allekirjoituksesi lisääminen kirjeen loppuun tai yleiskielen lisääminen asiakirjoihin, kuten sopimuksiin tai ehdotuspyyntöihin. 

Ero automaattisen korjauksen^{(Difference Between AutoCorrect)} ja automaattisen tekstin välillä^(AutoText)

Microsoft Wordissa^{(Microsoft Word)} automaattisen korjauksen^{(AutoCorrect)} avulla voit luoda uudelleenkäytettäviä tekstikatkelmia – enintään 255 merkkiä. Nämä katkelmat ovat sitten käytettävissäsi paitsi Wordissa^(Word) , myös kaikissa Office - sovelluksissasi, kuten Outlookissa^{(Outlook )} ja PowerPointissa^(PowerPoint) .

AutoText on toisaalta paljon kestävämpi. Se on tehty hallitsemaan paljon suurempia tekstilohkoja. Luomasi automaattisen tekstin^(AutoText) merkinnät tallennetaan Word - mallin kanssa, eivätkä ne ole^(not) käytettävissä muissa käyttämissäsi Office - sovelluksissa. Sekä automaattinen korjaus^{(AutoCorrect)} että automaattinen teksti ovat saatavilla ^(AutoText)Microsoft Wordin^{(Microsoft Word)} työpöytä- ja online-versioissa .

Kuinka luoda ja käyttää automaattista korjausta

Voit määrittää ja käyttää automaattisen korjauksen^{(AutoCorrect)} merkintää avaamalla asiakirjan, jossa on tekstiä, jonka haluat muuntaa uudelleen käytettäväksi katkelmaksi. Alla olevassa esimerkissä määritämme automaattisen korjauksen^{(AutoCorrect)} lisäämään lyhyen tekstilohkon, kun kirjoitamme -123 .

1. Valitse enintään 255 merkkiä tekstiä, jota haluat käyttää uudelleen kirjoittamalla lyhyt merkkisarja.

1. Siirry kohtaan Tiedosto^{(File )} > Asetukset^{(Options )} > Vedontarkistus^{(Proofing )} ja valitse Automaattisen korjauksen asetukset^{(AutoCorrect Options)} -painike.

1. Varmista, että Korvaa tekstiä kirjoitettaessa^{(Replace text as you type)} -valintaruutu on valittuna.

1. Kirjoita seuraavaksi Korvaa -osioon merkit, jotka haluat korvata ^(Replace)vaiheessa 1^{(Step 1)} valitulla tekstilohkolla . Tässä tapauksessa käytämme merkkejä -123 . Vaiheessa 1^{(Step 1)} valitsemasi teksti näkyy Kanssa -kohdassa^(With) .

1. Valitse lopuksi Lisää^(Add) , sitten OK ja sitten uudelleen OK . 

Automaattisen korjauksen käyttäminen

Jos haluat nyt käyttää yllä olevien vaiheiden avulla luomaasi automaattisen korjauksen^{(AutoCorrect)} merkintää, kirjoita Word -asiakirjaan ^(Word)-123 , ja kyseiset merkit korvataan vaiheessa 1^{(Step 1)} valitsemallasi tekstilohkolla . 

Kuinka luoda ja käyttää automaattista tekstiä

Jos haluat lisätä automaattisesti yli 255 merkin pituisia tai kuvia sisältäviä tekstilohkoja, käytä automaattista tekstiä automaattisen korjauksen^{(AutoCorrect)} sijaan .

Uuden automaattisen tekstimerkinnän luominen

Aloita jälleen^(Again) avaamalla asiakirja, jossa on teksti, josta haluat tehdä uudelleen käytettävän katkelman.

1. Valitse tekstilohko, mukaan lukien kuvat, jonka haluat muuntaa automaattiseksi tekstiksi.

1. Paina Alt + F3 . Tämä käynnistää Luo uusi rakennuspalikka^{(Create New Building Block )} -valintaikkunan, jossa sinulla on muutamia vaihtoehtoja.
2. Täytä^(Fill) tiedot ja muista liittää mukaan yksilöllinen nimi ja kuvaus. 

1. Valitse OK . 

Microsoft Wordin automaattisen tekstimerkinnän^{(Microsoft Word AutoText Entry)} käyttäminen 

Nyt, jos haluat käyttää juuri luomaasi automaattista tekstiä, noudata näitä ohjeita .^(AutoText)

1. Valitse työkalupalkista Lisää^(Insert) - välilehti.
2. Valitse Quick Parts ja sitten AutoText .
3. Valitse haluamasi automaattinen tekstimerkintä^(AutoText) , ja se lisätään Word - asiakirjaasi.

Automaattisen tekstin merkinnän käyttäminen automaattisen korjauksen kautta^{(AutoCorrect)}

Vaihtoehtoisesti voit lisätä luomasi automaattisen tekstimerkinnän^(AutoText) kirjoittamalla merkinnän nimen. Tämä menetelmä käyttää olennaisesti AutoCorrect - toimintoa. Esimerkiksi käyttämällä yllä olevaa AutoText - merkintää, voit alkaa kirjoittaa " Hyödynnä^(Leverage) ketterät puitteet", ja näet työkaluvihjeen, jossa lukee: "( Lisää painamalla ENTER^{(Press ENTER)} ).

Kun painat Enter , koko AutoText - lohko lisätään asiakirjaan.

Jos et näe "( Lisää painamalla ENTER^{(Press ENTER)} -näppäintä)" -työkaluvihjettä, sinun on otettava käyttöön Näytä automaattisen täydennyksen ehdotukset^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Voit tehdä sen siirtymällä kohtaan Tiedosto^{(File )} > Asetukset^{(Options )} > Lisäasetukset ja valitsemalla ^{(Advanced )}Näytä automaattisen täydennyksen ehdotukset^{(Show AutoComplete Suggestions)} -kohdan vieressä oleva ruutu .

Automaattisen tekstin lisääminen pikatyökalupalkkiin^{(Quick Access Toolbar)}

Jos haluat vähentää Microsoft Wordin automaattisen tekstin^{(Microsoft Word AutoText)} lisäämiseen tarvittavien toimien määrää , voit lisätä merkinnän pikakäyttötyökalupalkkiin^{(Quick Access)} . 

1. Valitse pikatyökalupalkin^{(Quick Access toolbar)} avattava nuoli ja valitse Lisää komentoja^{(More Commands)} .

1. Valitse avattavasta Valitse komennot^{(Choose commands from )} -valikosta Kaikki  komennot^{(All Commands)} .

1. Etsi AutoText vasemmalla olevasta luettelosta ja lisää se oikealla olevaan luetteloon valitsemalla Lisää .^{(Add )}

1. Valitse OK .
2. Nyt näet, että pikatyökalupalkkiin^(AutoText) on lisätty automaattinen teksti -painike^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. Jos haluat lisätä automaattisen tekstin , valitse Automaattinen teksti^(AutoText) -painike ja valitse sitten automaattinen tekstimerkintä ^(AutoText),^(AutoText) jonka haluat lisätä asiakirjaan.

Automaattisen tekstin syöttämisen käyttäminen pikakuvakkeen ^(Shortcut)kautta^(Via)

Toinen tapa lisätä AutoText - merkintä on luoda pikanäppäin.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella^{(Right-click)} mitä tahansa työkalupalkin nauhaa ja valitse Mukauta nauhaa…^{(Customize the Ribbon…)}

1. Valitse Mukauta^{(Customize )} - painike valintaikkunan alareunasta.
2. Valitse vasemmalla olevasta Luokat -luettelosta ^(Categories)Rakennuspalikat^{(Building Blocks)} .
3. Valitse oikealla olevasta Building Blocks -luettelosta rakennuspalikka, jolle haluat luoda pikanäppäimen.
4. Aseta kohdistin Paina uutta pikanäppäintä^{(Press new shortcut key)} -kenttään ja kirjoita haluamasi pikanäppäin. Alla olevassa esimerkissä käytämme pikanäppäimenä  Alt + Ctrl + Vaihto^(Shift) + L.

1. Valitse Assign - painike.
2. Valitse Sulje^{(Close )} ja sitten OK . 
3.  Nyt kun olet palannut Word -asiakirjaan, voit lisätä automaattisen tekstin^(AutoText) merkinnän juuri luomallasi pikanäppäimellä.

Ole älykkäämpi^{(Be Smarter)} ja nopeampi^(Faster) oppimiesi temppujen^(Tricks) avulla

Vaikka et todellakaan olisikaan yksityiskohtiin perehtynyt henkilö, yllä olevat vinkit saavat sen näyttämään siltä kuin olet! Säästät aikaa ja teet vähemmän virheitä laatiessasi Word - asiakirjaa, jos käytät näitä ominaisuuksia. Jos haluat, ota askel pidemmälle ja luo Wordissa makroja^{(create some macros in Word)} kaikille toistuvasti suorittamillesi toimintosarjoille.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors have come a long way since the early 1980s when Miсrosoft fіrst released Microsoft Word fоr MS-DOS. Its groundbreaking feature was that it was designed to be used with a mоuse. Τoday’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• MLA-muodon määrittäminen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

• Miten saada Microsoft Word ilmaiseksi

• Microsoft Word ei vastaa? 8 tapaa korjata se

• Kuinka luoda ja käyttää kaavoja Wordin taulukoissa

• Kuinka tulostaa kirjekuorelle Microsoft Wordissa

• 4 tapaa suorittaa Microsoft Teams -kysely kokousten aikana

• Microsoft Excelin perusteiden opetusohjelma – Excelin käytön oppiminen

• Lisää kansilehti Word-asiakirjaan

• Kuinka tehdä kirjanen Wordissa

• Microsoft Outlook ei vastaa? 8 korjausta kokeiltavaksi

• Kuinka luoda Breakout-huoneita Microsoft Teamsissa

• Kuinka luoda Microsoft Outlook -pikakuvakkeita sähköpostille ja tehtäville

• Lisää Excel-laskentataulukko Word-dokumenttiin

• Mikä on Microsoft Officen uusin versio?

• Kuinka näyttää muotoilumerkit Wordissa

• Korjaa Microsoft Outlook on havainnut ongelmavirheen

• Allekirjoituksen lisääminen Microsoft Word -asiakirjaan

• Kuinka lisätä tai poistaa kommentteja Wordissa

• Yli 30 parasta Microsoft Word -pikanäppäintä

• Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta