Google Drive on noussut yhdeksi parhaista ja suosituimmista tavoista jakaa tiedostoja asiakkaiden, työtovereiden ja ystävien välillä ilman, että he tarvitsevat suoraa latausta.

Kymmenen vuotta sitten lähetit nämä tiedostot sähköpostin liitteenä tai linkkinä sellaisista sivustoista kuin Megaupload tai MediaFire . Iloitkaamme kaikki, että nuo päivät ovat takanapäin.

Vanhojen sivustojen suosittu ominaisuus, joka on siirtynyt nykyisille suosituille jakamissivustoille, kuten Pastebin , on mahdollisuus mitätöidä linkkisi tai peruuttaa tiedostosi jakaminen tietyn ajan kuluttua. Emme voi tehdä tätä sähköpostitse. Se on kuitenkin ominaisuus, jota monet ihmiset eivät tiedä Google Drivessa^{(Google Drive)} .

Joidenkin arkaluonteisten tiedostojen ei pitäisi elää Internetissä^(Internet) ikuisesti. Tässä artikkelissa puhutaan siitä, kuinka voit määrittää vanhenemispäivän jaetulle tiedostolle Google Drivessa^{(Google Drive)} .

Jaettujen tiedostojen käyttöoikeuden vanhenemisen rajoitukset Google Drivessa^{(Google Drive)}

On tärkeää tietää, että tämä ominaisuus on käytettävissä vain maksullisen G Suite ‑organisaation tileillä. Tämä tarkoittaa, että tavalliset Google -tilit tai G Suiten^{(G Suite)} vanhaa ilmaista versiota käyttävät tilit eivät voi käyttää jaetun tiedostojen käyttöoikeuden vanhenemista.

Käyttäjille, jotka eivät kuulu maksulliseen G Suite -organisaatioon, voidaan edelleen jakaa heille vanhentuneita tiedostoja, mutta tämän vaatimuksen on täytyttävä, jotta Google Driven jaetun tiedostojen käyttöoikeuden vanheneminen voidaan määrittää. Jos työskentelet yrityksessä, joka määrittää sinulle oman sähköpostitilisi mukautetun Gmail -verkkotunnuksen kautta, sinulla on hyvä mahdollisuus käyttää tätä ominaisuutta kyseisen tilin kautta.

Jaetun tiedostojen käyttöoikeuden vanhenemisen määrittäminen Google Drivessa^{(Google Drive)}

Luonnollisesti tämän prosessin ensimmäinen vaihe on tiedoston jakaminen jonkun kanssa. Jos haluat jakaa jonkin tiedostosi Google Drivessa, helpoin tapa on käyttää tiedostoa ja etsiä sitten oikeasta yläkulmasta suurta sinistä Jaa^(Share) -painiketta – et voi missata sitä.

Napsauta^(Click) sitä, jolloin esiin tulee valolaatikko, johon voit kirjoittaa luettelon sähköpostiosoitteista, joiden kanssa voit jakaa tiedostosi.

Napsauta OK - painiketta lähettääksesi kutsusi tiedostosi jakamiseen, kun olet valmis. Tämän jälkeen haluat avata tämän saman tiedoston uudelleen ja napsauttaa uudelleen sinistä Jaa^(Share) -painiketta tai napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Jaa^(Share) . Napsauta tällä kertaa Lightboxin oikeasta alakulmasta Lisäasetukset .^(Advanced)

Jos viet hiiren osoittimen niiden käyttäjien rivin päälle, joiden kanssa jaat tiedoston, näkyviin tulee ajastinkuvake, jossa lukee " Aseta vanheneminen^{(Set expiration)} ", kun viet hiiren osoitinta. Jos et näe tätä kuvaketta, se voi tarkoittaa, että et käytä tiliä yhteensopivassa G Suite -organisaatiossa. Jos teet niin, napsauta sitä.

Toinen syy, miksi et välttämättä näe sitä, on se, että Google on päivittänyt Google Driven ^{(Google Drive)}graafisen^(GUI) käyttöliittymän . Sen sijaan sinun on ehkä napsautettava heidän nimensä vieressä olevaa pientä avattavaa valikkoa ja sitten Anna väliaikainen käyttöoikeus^{(Give temporary access)} .

Nyt näet kahden alla olevan kaltaisen ikkunan. Ylin kuva on Google Driven^{(Google Drive)} uudempi versio ja mitä todennäköisimmin kohtaat.

Tämän pitäisi saada käyttöoikeuden vanhenemisasetukset näkyviin. Napsauttamalla avattavaa valikkoa näet yleiset päivämäärät 7 päivää ja 30 päivää, tai voit napsauttaa Mukautettu päivämäärä…^{(Custom date…)} asettaaksesi oman viimeinen voimassaolopäiväsi.

Asettamalla mukautetun päivämäärän voit valita päivän kalenterinäkymästä. Ainoa ongelma on, että et voi valita aikaa, vain päivämäärää – tiedosto vanhenee minuuttia ennen keskiyötä minä tahansa valitsemasi päivänä.

Kun olet tyytyväinen jaetun tiedoston käyttöoikeuden vanhenemismääritykseen, napsauta Tallenna muutokset^{(Save changes)} ja sitten Valmis^(Done) . Se siitä!

Tärkeä asia on muistaa, että käyttäjät voivat silti tehokkaasti pitää tiedostosi vanhentuneena lataamalla sen. Tämän estämiseksi sinun kannattaa asettaa heidän käyttöoikeutensa sallimaan vain tiedoston katselu (ei muokata sitä) ja ottaa käyttöön vaihtoehto "Poista lataus-, tulostus- ja kopiointiasetukset käytöstä kommentoijille ja katsojille^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ".

Jos sinulla on tili muussa kuin vanhassa G Suite -organisaatiossa, jaetun tiedostojen käyttöoikeuden vanheneminen on yksi monista käyttämättä jääneistä eduista, joita voit hyödyntää tehokkaasti. Tämä kestää vain muutamassa sekunnissa, joten älä anna arkaluonteisten tiedostojen roikkua ikuisesti!

Siinä tapauksessa, että G Suite ei ole tarpeeksi turvallinen tai täytä standardejasi, meillä on vaihtoehtoisesti loistava opas oman henkilökohtaisen pilvitallennustilan määrittämiseen^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Tarkista se, niin voit hallita pilvijakamistasi täydellisesti.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the beѕt and most popular ways of sharing files between clients, coworkers, and friends without requiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Kuinka käyttää Googlen varmuuskopiointia ja synkronointia kiintolevyn varmuuskopiointiin

• Kuinka korjata Google Drive "Latauskiintiö on ylitetty" -virhe

• Jaetun tallennusaseman luominen kaksoiskäynnistysjärjestelmille

• Kuinka varmuuskopioida tiedostot automaattisesti Google Driveen tai OneDriveen tietojen katoamisen estämiseksi

• Kuinka skannata Google Driveen puhelimellasi

• Kuinka tehdä täytettävä Google Docs -lomake taulukoilla

• Kuinka tuoda tietoja Google-taulukoihin toisesta taulukosta

• Kuinka upottaa HTML-koodi Google-dokumenttiin

• Google Chromen offline-asennusohjelman (erillinen) lataaminen

• Kuinka lopettaa personoidut mainokset ja hakutulokset Googlessa ja Facebookissa

• Kuinka estää verkkosivustoja Google Chromessa

• Kuinka lisätä Google Analytics Squarespaceen

• Tee nopeita digitaalisia valokopioita Google Drivella ja puhelimellasi

• Kuinka ladata henkilötietosi Googlesta

• Sivunumeroiden lisääminen Wordiin ja Google-dokumentteihin

• Kuinka laittaa OK Google päälle ja pois päältä Android-laitteellasi

• Muuta latauskansion sijaintia Google Chromessa

• Kuinka avata HTML-tiedosto Google Chromessa

• Kuinka muuttaa taustaväriä Google-dokumenteissa

• Siirrä jaettu kansio toiseen asemaan Google Driven käyttöoikeuksilla