Google Drivesta^{(Google Drive)} on tullut Microsoft Office 365 :n suuri kilpailija sekä pilvitallennustilassa että toimistoohjelmistoissa. Yksi syy sen suosioon on se, että pääset käsiksi perusasiat hyvin nopeasti.

Vaikka perusasiat voivat olla helppo oppia, monet parhaista ominaisuuksista jäävät huomaamatta. Itse asiassa Sheetsin^(Sheets) , Docsin^(Docs) ja itse Google Driven^{(Google Drive)} valikoissa on piilotettuna kymmeniä ominaisuuksia . 

Haluatpa parantaa tuottavuuttasi, tietää kuinka etsiä tiedostoja nopeammin tai saada vinkkejä pilvivarmuuskopioiden hallintaan, Google Drive on tehokkaampi joidenkin edistyneiden Google Drive -vinkkien avulla – olemme poimineet alla parhaat. .

Käytä tarkennettuja hakutyökaluja^{(Use Advanced Search Tools)}

Yksi suurimmista ongelmista, joita kohtaat, kun käytät Google Drivea^{(Google Drive)} useammin, on tiedostojen löytäminen uudelleen. Onneksi Google Drivessa^{(Google Drive)} on joitain edistyneitä hakutoimintoja, joiden avulla voit paikantaa tiedostoja.

Napsauta hakupalkkia^{(search bar )} ja napsauta Lisää hakutyökaluja^{(More search tools)} . Sinulla on nyt laaja luettelo työkaluista hakusi hienosäätöön. Voit esimerkiksi valita tiedostotyypin – tämä sisältää mitä tahansa valokuvista^(Photos) ja esityksistä .zip-tiedostoihin ja kansioihin. Voit myös etsiä omistajaa, joka on hyödyllinen jaetun sisällön etsimiseen.

Se on vasta alkua. Voit myös suodattaa tuloksia sen mukaan, milloin tiedostoja on viimeksi muokattu, ja myös itse tiedostossa olevan tekstin mukaan. Jos esimerkiksi kirjoitit artikkelin tietystä reseptistä, mutta muistat vain yhden artikkelissa kirjoittamasi ainesosan, löydät reseptin kirjoittamalla itse ainesosan.

Käytä historiaa ja palauta varmuuskopioita Google Docsissa & Sheetsissa^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

Google-dokumentit^{(Google Docs)} ja Google Sheets tallentuvat automaattisesti, kun jatkat asiakirjan käsittelyä. Monet ihmiset eivät kuitenkaan tiedä, että voit tarkastella ja palauttaa aiempia versioita  napsauttamalla Kaikki Driveen tallennetut muutokset -tekstiä.^{(All changes saved in Drive)}

Google Drive kirjaa automaattisesti kaikki muutokset aikojen alusta lähtien, niin kauan kuin loit tiedoston itse Google Drivessa^{(Google Drive)} . Ja yhdellä painikkeella voit palauttaa vanhemmat versiot. Vaihtoehtoisesti voit selata aikaisempia versioita ja napsauttaa kutakin, jotta kaikki muutokset näkyvät korostettuina.

Tästä voi olla hyötyä, kun poistat vanhaa tekstiä, jota tarvitset uudelleen tulevaisuudessa, tai jos sinun on tarkistettava aiemmat muokkaukset puuttuvien yksityiskohtien varalta. Voit myös napsauttaa mitä tahansa aikaisempaa versiota ja nimetä sen uudelleen, jotta se on helpompi löytää ja hallita tulevaisuudessa.

Rajoita käyttöoikeuksia tiettyihin soluihin Google Sheetsissa^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

Google Sheets- ja Docs -tiedostojen jakaminen muiden kanssa on erittäin helppoa . Napsauta vain ^(Just)File > Share > Get Shareable Link. Heti kun kuitenkin määrität kenelle tahansa, jolla on linkki, voivat muokata asiakirjaasi, he voivat tehdä muutoksia oletusarvoisesti mihin tahansa.

Google Sheetsissä^{(Google Sheets)} ja toivottavasti tulevaisuudessa Google-dokumenteissa^{(Google Docs)} voit lukita tietyt osiot manuaalisesti, jotta kukaan muu kuin alkuperäinen omistaja ei voi muokata niitä. Tämä voi olla erittäin hyödyllistä, kun työskentelet asiakirjan parissa suuren ryhmän kanssa, mutta tarvitset tiettyjä alueita, jotka on suojattu tahattomalta poistamiselta. 

Aloita napsauttamalla ja vetämällä aluetta, jonka haluat suojata, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Suojaa alue^{( Protect Range)} . Sieltä uusi paneeli avautuu näytön oikealle puolelle. Anna alueelle kuvaus, jotta ymmärrät myöhemmin, mikä se on, ja napsauta sitten Aseta käyttöoikeudet^{(Set permissions)} . 

Voit nyt määrittää alueen niin, että vain omistaja voi muokata aluetta, mikä on hyödyllistä kiinnitetyille sarakkeille ja riveille. Tai voit määrittää käyttöoikeuksia tietyille ihmisille sähköpostitse, mikä on hyödyllistä, jos haluat lukita tietyt sivut tai rivit eri tehtäviä varten.

Luo nopeasti uutta sisältöä pikalinkkien avulla^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

Jos haluat luoda dokumentin nopeasti käymättä Google Drivessa^{(Google Drive)} ja käymättä läpi käyttöliittymää, voit säästää aikaa kirjoittamalla seuraavan osoitteen selaimesi osoiteriville. Varmista, että olet kirjautunut oikealle Google - tilille ennen kuin teet tämän. 

• Doc.new – Uusi Google Docs -projekti
• Sheets.new – Uusi Google Sheets -projekti
• Presentation.new – Uusi Google-esitys
• Sites.new – Uusi Google Sites -projekti

Kun näitä linkkejä on käytetty vain kerran, ne näkyvät uudelleen ehdotuksina, kun kirjoitat ne seuraavan kerran selaimen osoitepalkkiin. Joten uuden asiakirjan luominen voi olla yhtä helppoa kuin D :n kirjoittaminen selaimen osoiteriville. 

Muista vain, että sinun on siirrettävä asiakirja kansioon myöhemmin, jos haluat järjestää tiedostosi hieman paremmin.

Muunna Word PDF:ksi tai PDF Word-asiakirjaksi^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

Kun olet valmis Google Docs -asiakirjan, voit muuttaa sen PDF -tiedostoksi erittäin helposti. Napsauta vain^(Simply) Tiedosto File > Download > PDF . Täällä on myös monia vaihtoehtoja muille tiedostomuodoille, mukaan lukien pelkkä teksti ( .txt ), EPUB - julkaisu ( .epub ) ja Microsoft Word -tiedosto ( .docx ).

Voit tehdä sen myös toisin päin lataamalla .PDF-tiedoston asemaasi ja napsauttamalla sitä avataksesi esikatselun ja valitsemalla Avaa Google-dokumenteilla^{(Open With Google Docs)} . Google-dokumenteissa saamasi^{(Google Docs)} tulos riippuu .PDF - tiedoston luomisesta, mutta joskus voit muokata PDF -tiedoston tekstiä ja muokata myös muita elementtejä. 

Joskus tuonti voi vain näkyä tyhjänä sivuna. Näin tapahtuu yleensä, jos kuva on muunnettu PDF :ksi . Kun olet lopettanut muokkauksen, napsauta File < Download ja valitse sopiva tiedostotyyppi.

Luo piirustuksia tai kaavioita helposti^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

On luultavasti parasta käyttää kolmannen osapuolen työkalua, jos tarvitset yksityiskohtaista grafiikkaa, mutta jos sinun on oltava nopea, napsauttamalla Insert < Drawing < New voi olla nopea tapa luoda piirustus.

Saat työkalut piirtämiseen, perusmuotojen luomiseen, tekstin lisäämiseen ja muiden kuvien tuomiseen. On jopa työkaluja muotojen sijainnin ja koon muuttamiseen sekä muotojen linjaamiseen symmetriaa varten. Kun olet valmis, voit napsauttaa Tallenna ja sulje^{(save and close)} , jolloin se tuodaan asiakirjaasi. Tämä ominaisuus on käytettävissä koko Google Drive -sovelluspaketissa.

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Goоgle Drive has become a big compеtitоr to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

Related posts

• Google-kalenterin käyttäminen: 10 ammattilaisvinkkiä

• 8 Google-hakuvinkkiä: Löydä aina etsimäsi

• Kuinka tehdä käyntikortti Google Drivessa

• Kuinka Google Driven sovellusten käynnistysohjelma toimii

• Kuinka korjata Google Driven varmuuskopiointi ja synkronointi ei toimi

• Vastaajan määrittäminen Google Voicessa

• Gmailin korjaaminen, kun se ei vastaanota sähköposteja

• Allekirjoituksen lisääminen Google-dokumentteihin

• Puuttuuko Google-hakupalkin widget? Kuinka palauttaa se Androidissa

• SUMIFin käyttäminen Google Sheetsissa

• Kuinka käyttää Googlen perhekalenteria perheesi pitämiseen ajoissa

• 3 tapaa luoda reunuksia Google Docsissa

• 10 Google Keep -vinkkiä ja temppuja tuottavammaksi oppijaksi

• 15 Google-haun ominaisuutta, joista et ehkä tiedä

• Voitko poistaa kaikki sähköpostit Gmailista kerralla?

• Google My Activity: Miksi sinun pitäisi välittää

• Suodattaminen Google Sheetsissä

• Lajittele tai suodata värin mukaan Google Sheetsissa

• YouTube Premium -tilauksen peruuttaminen tai keskeyttäminen

• Google-oletustilin vaihtaminen