Google Drive on jo itsessään uskomattoman hyödyllinen palvelu, mutta kun otat sen työpöytäkomponenttien tehon käyttöön, olet tuottavampi kuin koskaan. 

Jos käytät pöytätietokonetta, ei todellakaan ole mitään syytä olla^{(not )} asentamatta Google Driven^{(Google Drive)} työpöytäkomponentteja. Jos haluat vielä vakuuttaa, nämä ovat mielestämme parhaat syyt, miksi sinun pitäisi antaa Google Drive Desktopille^{(Google Drive Desktop)} mahdollisuus.

Mikä on Google Drive "työpöytä"?

Ei ole olemassa tiettyä tuotetta nimeltä Google Drive "Desktop". Sen sijaan^(Rather) on olemassa useita menetelmiä, joiden avulla voit saada Google Driven^{(Google Drive)} toimimaan ilman aktiivista Internet-yhteyttä.

Ensimmäinen on Google-dokumenttien offline-laajennus Chromelle^{(Google Docs Offline Extension for Chrome)} . Tämä virallinen Google -laajennus, kun se on aktivoitu, antaa sinun käsitellä Google Drive -asiakirjojasi riippumatta siitä, onko sinulla Internet tai ei. Se on suoraan sanottuna olennainen ominaisuus, ja sinun pitäisi ehdottomasti ottaa tämä käyttöön.

Työpöytäkomponenttipaketin toinen osa on Google Backup and Sync . Tämä synkronoi tiettyjen avainkansioiden, kuten valokuvien ja videoiden, kopiot automaattisesti Google Driveen^{(Google Drive)} . Se myös luo tietokoneellesi DropBox-tyylisen kansion, johon Google Drive -sisältösi synkronoidaan. Kaikki^(Anything) , mitä kopioit kyseiseen kansioon, synkronoidaan pilveen!

Nyt kun olemme käsitelleet, kuinka saat Google Driven^{(Google Drive)} työpöydällesi, katsotaanpa syitä, miksi se tekee sinusta tuottavamman. 

Voit jatkaa työskentelyä, kun Internet on poikki

Pilvipohjaiset tuottavuusohjelmistot ovat uskomattoman hyödyllisiä maailmassa, jossa ihmisten on työskenneltävä useilla laitteilla ja yhteistyössä etätyötovereiden^{(remote colleagues)} kanssa . Kuitenkin heti, kun Internet katkeaa jostain syystä, menetät pääsyn töihisi! Vaikka Internet-yhteyden katkeaminen voi olla suhteellisen harvinaista kotona, se on yleinen ongelma mobiili-internet-käyttäjille.

Se on myös suuri ongelma, jos sinun täytyy matkustaa paljon. Lentokoneissa ei voi käyttää WiFi-yhteyttä^(WiFi) . Junissa ja metrossa ei ehkä ole vastaanottoa. Puhumattakaan siitä, että sinulla ei ehkä ole Internetiä vähään aikaan toisessa maassa. Työtiedostot ovat siis aina saatavilla, jotta tuottavuus pysyy.

Suurten tiedostojen jakaminen on helppoa

Jopa laajakaistan aikakaudella useimmilla sähköpostipalveluilla on joitain melko tiukkoja rajoituksia liitetiedostojen koosta. Ei hyvä tilanne, kun haluat jakaa korkealaatuisia kuvia, ääntä tai muuta suurta mediaa.

Kun tietokoneellasi on synkronoitu Google Drive -kansio, voit helposti jakaa suuria tiedostoja tallentamalla ne tietokoneellesi määritettyyn kansioon. Kuka tahansa, jolle olet antanut luvan, voi synkronoida sen omaan tietokoneeseensa tai käyttää sitä pilvessä. Google Drive hoitaa kaiken muun.

Varmuuskopioiden tallentaminen voi pitää sinut liiketoiminnassa^(Business)

Jos käytät Backup and Sync -toimintoa^(Sync) , voit tallentaa melkein mitä tahansa paikalliseen kansioon^{( local folder)} ja synkronoida sen. Olettaen, että sinulla on tarpeeksi tallennustilaa. Se voi sisältää minkä tahansa tyyppisiä tiedostoja. 

Voit esimerkiksi synkronoida kiintolevyn varmuuskopiokuvat ja määrittää varmuuskopiointiohjelmiston kohdistamaan aseman synkronoituun kansioon. Koska voit määrittää, mitkä kansiot synkronoidaan jokaisessa Windows- tai macOS^{(Windows or macOS)} - tietokoneessasi, sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että jokaisessa koneessa on merkityksettömiä tiedostoja. Joten jos tietokoneesi varastetaan tai kiintolevysi pyyhitään, voit saada tietosi takaisin kaikesta huolimatta.

Se tekee yhteistyöstä todella helppoa

Kukaan ihminen ei ole saari ja suurin osa työstä (etätyöstä tai muusta) tehdään nykyään tiiminä. Google Drive yhdessä alikomponenttien, kuten Google-dokumenttien^{(Google Docs)} , kanssa tekee asiakirjojen käsittelystä^{(work together on documents)} saumatonta . Voit kommentoida asiakirjoja, nähdä aina uusimman version aina, kun synkronoit tai muodostat yhteyden, ja jopa määrittää tiettyjä tehtäviä muille tiimin jäsenille, joiden kanssa jaat kohteita.

Google Drivessa^{(Google Drive)} on vahvat jakamisasetukset , mikä tarkoittaa, että sinä ja työtoverisi voitte jakaa sisältöä vain henkilöiden kanssa, jotka tarvitsevat pääsyn.

Skannaa ja arkistoi asiakirjoja tiiminä

Unelma paperittomasta toimistosta on edelleen sitä – unelma. Tämä tarkoittaa, että paljon paperidokumentaatiota on vielä digitalisoitava. On todella hieno tapa saada tiimisi digitoimaan yhdessä paperidokumentaatiota käyttämällä tätä Googlen^(Google) tekniikkaa.

Google Drive -mobiilisovelluksessa on sisäänrakennettu asiakirjaskanneri^{(built-in document scanner)} . Jokainen tiimisi jäsen tarvitsee vain älypuhelimen, Google Drive -sovelluksen ja pääsyn jaettuun Google Drive -kansioon. Sitten he voivat luoda skannauksia kentällä olevista asiakirjoista ja tallentaa ne kyseiseen kansioon.

Jos olet synkronoinut kyseisen kansion tietokoneeseen, se tarkoittaa, että kaikki skannatut tiedot ladataan automaattisesti ja kerääntyvät kyseiselle koneelle. Valmis käytettäväksi mihin tahansa tarkoitukseen.

Tallennustilan päivitykset Google Onella

Vaikka kuka tahansa voi käyttää näitä tuottavuustemppuja ilmaiseksi, tavallinen Google Drive -tili sisältää vain 15 Gt tallennustilaa. Tallennusvarasto on jaettu palvelujen, kuten Google Driven^{(Google Drive)} ja Gmailin^(Gmail) , kesken . Tämä^(Which) tarkoittaa, että yksi vaikuttavimmista tavoista saada tuottavuutta lisää Google Drive -työpöytäkoneella on päivittää kokonaistallennustilaasi Google Onen^{(Google One)} avulla . 

Vaikka tämä maksaa sinulle muutaman taalan, se on itse asiassa yksi halvimmista pilvitallennustilasta, jonka voit saada. 1,99 dollarilla kuukaudessa saat 100 Gt lisää tallennustilaa aina 299,99 dollariin kuukaudessa 30 Tt:n tallennustilalla. 

Tämä avaa runsaasti mahdollisuuksia, mukaan lukien helpot suuret varmuuskopiot ja tiimipohjaiset projektit, jotka vaativat paljon nopeaa ja luotettavaa pilvitallennustilaa. Siirtyminen pilvityökaluun, kuten Google Driveen^{(Google Drive)} , ja sen integroiminen työpöytäjärjestelmään on tuottavuuden arvoitus, jos olet valmis avautumaan konkreettiselle ajattelulle.

5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive

Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever. 

If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.

What Is Google Drive “Desktop”?

There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.

The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.

The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!

Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive. 

You Can Keep Working When The Internet Is Down

Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.

It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.

Sharing Large Files Is Easy

Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.

With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.

Storing Your Backups Can Keep You In Business

If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file. 

For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.

It Makes Collaboration Dead Easy

No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.

Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.

Scan And Archive Documents As a Team

The dream of a paperless office is still just that  – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.

The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.

If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.

Storage Upgrades With Google One

While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One. 

While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage. 

This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.

Related posts

• Dropbox vs Google Drive: Kuinka valita sinulle sopiva

• 5 tapaa saada Google-kalenteri työpöydällesi

• Google Drive ei toimi Chromebookissa? 11 tapaa korjata

• Sisällön synkronoiminen kaikissa laitteissa Google Drive for Desktopin kanssa

• 6 tapaa animoida still-kuvia verkossa tai sovelluksilla

• 5 Kiintolevyn alustus- ja osiointiapuohjelmat

• Samsung Pay vs. Google Pay: mikä on paras mobiilimaksu- ja lompakkosovellus?

• Google Tasks vs. Google Keep: kumpi on parempi?

• AnyDesk vs. TeamViewer vs. Splashtop vs. LogMeIn: Etätyöpöytäsovellusten taistelu

• 6 tapaa poistaa kaksoiskappaleet Google Sheetsista

• Parhaat tavat siirtää suuria tiedostoja verkossa

• 8 vaihtoehtoa Google Mapsille ja milloin niitä kannattaa käyttää

• Google One selitti: kannattaako tilata?

• 4 parasta Android-toimistopakettia Googlen ja Microsoftin lisäksi

• Slack Desktop App: Mitä hyötyä sen käytöstä on?

• 6 tapaa korjata "OK Google" ei toimi

• 2 tapaa muuttaa marginaaleja Google-dokumenteissa

• 10 tapaa korjata Google-kuvat, joita ei varmuuskopioida

• Google Play Kauppa ei lataa tai päivitä sovelluksia? 11 tapaa korjata

• 4K-taustakuvat työpöydälle: 6 sivustoa, joista löydät parhaat