19 parasta Outlook Mobile App -vinkkiä Androidille ja iOS:lle

Näkymät(Outlook) ovat olleet liiketoiminnan sydän jo pitkään. Nyt se on siirtymässä myös henkilökohtaiseen elämäämme. Johtuuko se siitä, että kotona työskentely on lisääntynyt räjähdysmäisesti? Johtuuko se siitä, että ymmärrämme, että elämämme on meidän asiamme? Olipa syy mikä tahansa, me kaikki tarvitsemme vinkkejä ja temppuja Outlookin saamiseen toimimaan(how to make Outlook work) parhaiten Android- ja iOS-laitteillamme. 

Olemme koonneet parhaat ja suurimmat Outlook -mobiilisovellusvinkit. Ellei toisin mainita, nämä vinkit koskevat sekä iOS- että Android - laitteita. 

1. Etsi tiedostoja, matkan tietoja, yhteystietoja ja muuta(Find Files, Trip Details, Contacts And More)

Microsoft Graphin(Microsoft Graph) tuottaman haun(Search ) suurennuslasin valitseminen lataa välittömästi uusimmat asiakirjasi, suosikkiyhteystietosi, matkasuunnitelmasi ja jopa pakettien toimitusseurannan. Monet(Many) työpöydän Outlookin käyttämät hakuehdot(search criteria used by desktop Outlook ) toimivat myös Outlook-puhelinsovelluksessa.

2. Suodata sähköpostit Outlook-sovelluksessa(Filter Emails In the Outlook App)

Ihmiset rakastavat sähköpostien säilyttämistä, vaikka he tietäisivät, että he eivät koskaan käytä niitä enää. Ei hätää, sillä voit suodattaa ne.

  1. Valitse Saapuneet(Inbox ) - kansiossa tai missä tahansa kansiossa Suodata(Filter ) - painike.

  1. Valitse suodatus minkä tahansa seuraavista vaihtoehdoista: Kaikki viestit(All messages) , Lukemattomat(Unread) , Merkitty(Flagged) , Liitteet(Attachments) tai @Mentions Me . @ Mainitses minut(Mentions Me) on työpöytä- ja web Outlookin(Outlook) ominaisuus, joka toimii aivan kuten @mentions in social media apps .

3. Synkronoi puhelinyhteystiedot Outlook-sovelluksen kanssa(Sync Phone Contacts With the Outlook App)

Oletuksena puhelimesi yhteystietoja(phone contacts) ei synkronoida Outlook - sovelluksen kanssa. 

  1. Valitse Outlookin(Outlook) aloitusnäytössä Asetukset(Settings ) - rataskuvake.

  1. Valitse tili, joka synkronoidaan Outlookin yhteystietojen(Outlook Contacts) kanssa .

  1. Vieritä kohtaan Synkronoi yhteystiedot(Sync contacts) ja ota se käyttöön liukusäätimellä. Kytkimen väri muuttuu.

  1. Se kysyy, sallitaanko Outlookin pääsy yhteystietoihisi? (Allow Outlook to access your contacts?)Valitse Salli(Allow) .

Jos synkronointi ei koskaan toimi, palaa Asetuksiin(Settings) , vieritä alas ja valitse NOLLAA TILI(RESET ACCOUNT) .

4. Hallinnoi ilmoituksia tilikohtaisesti(Manage Notifications By Account)

Onko sinulla(Got) useampi kuin yksi tili Outlook- puhelinsovelluksellasi? Voit hallita jokaisen ilmoituksia. 

  1. Valitse Outlookin(Outlook) aloitusnäytössä Asetukset(Settings ) - rataskuvake.

  1. Vieritä kohtaan Ilmoitukset(Notifications) ja valitse se .

  1. Valitse Ilmoitukset(Notifications) , Uuden sähköpostin ääni(New email sound) tai Lähetetyn sähköpostin ääni(Sent email sound ) ja tee haluamasi muutokset.

5. Kuuntele sähköposteja Outlook-sovelluksessa(Listen to Emails In the Outlook App)

Play My Emails on Outlookin(Outlook) tehokas ominaisuus, joka sopii erinomaisesti moniajoille . Se käyttää Cortanan tekoälyn(Cortana’s artificial intelligence) (AI) ominaisuuksia tehdäkseen muutakin kuin vain lukea sähköpostit. 

Cortana tarkistaa Outlookin(Outlook) ja ilmoittaa sinulle kokousmuutoksista tai ristiriidoista. Se voi antaa sähköpostin tietoja, kuten kuka muu on saanut sähköpostin, onko se pitkä vai lyhyt sähköposti ja kuinka kauan sähköposti on luettavissa.

Play My Emails iOS :lle on saatavilla Kanadassa(Canada) , Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa(United Kingdom) , Australiassa(Australia) ja Intiassa(India) . Androidille(Android) se on saatavilla vain Yhdysvalloissa. Odota, että se tulee sinulle lopulta.

6. Kytke Kohdennettu Saapuneet -kansio pois päältä tai päälle(Turn Focused Inbox Off or On)

Keskitetty postilaatikko on jotain, jota joko rakastat tai vihaat. Ei näytä siltä väliltä. 

  1. Siirry kohtaan Asetukset(Settings) ja vieritä kohtaan Kohdennettu postilaatikko(Focused Inbox) ja kytke se pois päältä tai päälle valitsemalla liukupainike.

7. Laita Järjestä säikeen mukaan pois päältä tai päälle(Turn Organize By Thread Off or On)

Kuten Kohdennettu postilaatikko(Inbox) , sähköpostien järjestäminen keskusteluketjun mukaan on erimielinen aihe.

  1. Siirry kohtaan Asetukset(Settings) ja vieritä kohtaan Järjestä sähköposti ketjun(Organize email by thread) mukaan ja ota se käyttöön tai poista se käytöstä valitsemalla liukupainike.

8. Aseta tai muuta pyyhkäisyasetuksia(Set or Change Swipe Options)

Voit kertoa sähköpostille minne mennä vain sormella. Kun pyyhkäiset sähköpostin ensimmäisen kerran, Outlook opastaa sinua vaihtoehtojen läpi. Jos muutat mieltäsi, voit myös muuttaa pyyhkäisyäsi.

  1. Siirry kohtaan Asetukset(Settings) ja vieritä kohtaan ja valitse Pyyhkäisyasetukset(Swipe options) .

  1. Valitse Muuta(Change) tai Määritä(Set Up) , jos se näkyy.

  1. Avautuu liukusäädin, jossa näkyvät vaihtoehdot: Poista(Delete) , Arkistoi(Archive) , Merkitse luetuksi(Mark as read) , Siirrä kansioon(Move to folder) , Merkitse(Flag) , Torkku(Snooze) , Lue ja arkistoi(Read & archive) ja Ei mitään(None) . Valitse yksi.

  1. Näet, että vaihtoehto on asetettu.

  1. Pyyhkäisemällä oikealle sähköpostissa se poistetaan nyt.

9. Lajittele yhteystiedot etu- tai sukunimen mukaan(Sort Contacts by First or Last Name)

  1. Siirry kohtaan Asetukset(Settings) , vieritä sitten kohtaan ja valitse Lajitteluperuste(Sort by) .

  1. Valitse sukunimeksi joko Etunimi(First name ) tai Sukunimi(Surname ) .

10. Aseta automaattinen vastaus(Set an Automatic Reply)

  1. Siirry kohtaan Asetukset(Settings) ja vieritä sitten kohtaan ja valitse tili. Tämä toimii vain Office 365- tai Microsoft Exchange -tileillä.

  1. Valitse Automaattiset vastaukset(Automatic replies) .

  1. Ota automaattiset vastaukset käyttöön tai poista ne käytöstä valitsemalla oikealla oleva liukusäädin.

  1. Valitse joko Vastaa(Reply ) kaikille tai Vastaa vain organisaatiolleni(Reply only to my organisation) ja valitse sitten, käytetäänkö Eri viestejä organisaatiolleni ja ulkoisille lähettäjille(Different messages for my organisation and external senders) vai ei.

  1. Luo(Create) tai muokkaa automaattisia vastauksia ja aseta muutokset valitsemalla valintamerkki oikeassa yläkulmassa.

  1. Vahvista muutos valitsemalla OK .

11. Mukauta suosikkikansioita(Customize Favorites Folders)

Onko sinulla(Got) paljon kansioita? Voit asettaa suosikkisi niin, että ne ovat ensimmäiset kansiot, jotka näet.

  1. Valitse Koti -kuvake ja valitse (Home)kansiot(Folders) -kohdan vastapäätä oleva kynäkuvake .

  1. Vieritä(Scroll) suosikkikansioihisi ja tee niistä suosikkeja valitsemalla tähtikuvake.

  1. Se näyttää suosikkisi näytön yläreunassa. Tee muutos valitsemalla valintamerkki.

Nyt suosikkikansiosi ovat luettelon yläosassa.

12. Muuta Outlook App -teemaksi tumma tai vaalea(Change Outlook App To Dark or Light Theme)

  1. Siirry kohtaan Asetukset(Settings) ja vieritä sitten kohtaan Ulkoasu(Appearance) .

  1. Valitse Vaalea(Light) , Tumma(Dark) tai Järjestelmäteema( System ) . Muutos astuu voimaan välittömästi. Sana Värit(Colours) oikeassa alakulmassa ei näytä tekevän mitään.

13. Lisää muita hauskoja kalentereita Outlook-sovellukseen(Add Other Fun Calendars to the Outlook App)

Tiesit todennäköisesti, että voit lisätä muiden ihmisten kalentereita omaasi(add other peoples’ calendars to yours) , mutta tiesitkö, että voit lisätä urheilu-, tv- ja muiden sovellusten kalentereita?

  1. Valitse Outlookissa(Outlook) kalenterikuvake lähellä oikeaa alakulmaa. Huomaa(Notice) , että siinä oleva numero on tämän päivän päivämäärä.

  1. Vieritä kohtaan ja valitse Kiinnostavat kalenterit(Interesting Calendars) .

  1. Siinä on luettelo urheilu- ja TV-ohjelmista, joista valita. Tässä esimerkissä valitsemme Urheilu(Sports) .

  1. Valitse luettelosta seurattava urheilulaji.

  1. Voit seurata koko turnausta tai liigaa tai yksittäisiä joukkueita valitsemalla sinisen ristin kuvaketta.

  1. Jos haluat lisätä kalentereita muista sovelluksista, palaa kalenterin lisäyssivulle ja valitse Kalenterisovellukset(Calendar apps) .

  1. Valitse käytettävissäsi olevien sovellusten luettelosta valitsemalla sininen ristikuvake.

14. Käytä Outlook Appin muiden palveluiden apuohjelmia(Use Add-ins from Other Services in Outlook App)

Integrointi on osa sitä, miksi Outlook on niin suosittu. Voit käyttää lisäosia suosituista palveluista, kuten GoToMeeting , Box, Slack for Outlook , Trello ja monet muut.

  1. Siirry kohtaan Asetukset(Settings) ja vieritä sitten kohtaan Lisäosat(Add-ins) .

  1. Etsi haluamasi apuohjelmat ja lisää ne valitsemalla sininen risti.

15. Muuta kalenterinäkymää Outlook-sovelluksessa(Change Calendar View In Outlook App)

Kalenterissa on oletuksena koko kuukausinäkymä. Se on paljon tietoa pakattuna pienelle näytölle. Voit muuttaa sen. Tämä toimii vain muotokuvatilassa.

  1. Valitse Kalenterissa oikeasta yläkulmasta Näytä -kuvake.(View )

  1. Valitse eri näkymistä: Esityslista(Agenda) , Päivä(Day) , 3 päivää(3 Day) tai Kuukausi(Month) .

  1. Esityslistanäkymä – Näyttää(Agenda View – Shows) kaikki tulevat tapahtumat.

  1. Päivänäkymä – Huomaa(Day View – Note) , että nykyinen aika näkyy eri värillä.

  1. 3 päivän näkymä(Day View)Näyttää(Shows) tämän päivän ja seuraavat 2 päivää sekä kalenterin tiedot.

  1. Kuukausi(Month) ( oletus(Default) ) – Voi(Can) olla sekainen ja vaikea lukea.

16. Aseta Älä häiritse Outlook-sovelluksessa(16. Set Do Not Disturb In Outlook App)

Outlookissa on kyse asioiden hoitamisesta. Se voi kuitenkin myös olla häiriötekijä, joten opi käyttämään sen Älä häiritse(Do Not Disturb) -ominaisuuksia.

  1. Valitse Kaikki tilit(All Accounts ) -välilehdellä kellokuvake(bell ) .

  1. Valitse mieltymyksesi. Voit valita vain yhden ajoitetun(Scheduled ) tapahtuman kerrallaan, mutta voit sekoittaa ajoitettuja(Timed ) tapahtumia. Valitse oikeasta yläkulmasta valintamerkki vahvistaaksesi muutokset.(check mark )

  1. Kaikki tilit(All Accounts) -välilehdellä kello on punainen ja siinä näkyy zZ , ja kaikilla Älä häiritse(Disturb) -tilassa olevilla tileillä on punainen zZ .(zZ)

17. Käytä Outlook-sovelluksen viestitoimintoja(Use Message Actions In The Outlook App)

Tiesitkö, että voit käyttää toimintoja yhden viestin näkymässä, mutta tiesitkö, että voit käyttää toimintoja Saapuneet(Inbox) - näkymässä?

  1. Napauta kansionäkymässä pitkään viestiä käyttääksesi toimintoa. Näkyviin tulevat toiminnot Poista(Delete) , Arkistoi(Archive) ja Siirrä kansioon(Move to Folder ) . Jos haluat lisää toimintoja, valitse 3 pisteen valikko.

  1. Kolmen pisteen valikko näyttää toiminnot: Siirrä Kohdistettuun postilaatikkoon(Move to Focused inbox) , Ilmoita roskapostista(Report junk) , Ohita keskustelu(Ignore conversation) , Merkitse lukemattomaksi(Mark as unread) , Merkitse(Flag) , Torkku(Snooze) ja Valitse kaikki(Select all) .

Ilmoita(Report) roskapostista kertoo Microsoftille(Microsoft) , että sähköposti on roskaa ja roskapostin tekoäly oppii estämään roskapostiviestit(block spam messages) .

18. Katso ensin kohteet suosikkikontakteistasi(See Items from Your Favorite Contacts First)

Kaikki ovat tärkeitä, mutta jotkut ihmiset ovat vain vähän tärkeämpiä elämässäsi. Näin voit varmistaa, että näet heidän sähköpostinsa ensin.

  1. Valitse Yhteystiedot(Contacts) - kohdasta suosikkiyhteystieto.

  1. Valitse heidän yhteystietokortin oikeasta yläkulmasta tähti. Nyt ne ovat suosikkeja. Kaikki heidän Outlook -kohteet näkyvät ennen muita ihmisiä.

19. Käytä Samsung DeX:ää Outlook-sovelluksen kanssa(Use Samsung DeX With the Outlook App)

Tämä koskee vain joitain uudempia Samsung Android -laitteita(newer Samsung Android devices) . Outlook-sovellus on optimoitu käytettäväksi Samsung Dexin kanssa(use with Samsung Dex) . DeX :n avulla voit liittää HDMI- tai Miracast-yhteensopivaan(Miracast-enabled) näyttöön ja muodostaa pariliitoksen näppäimistön ja hiiren kanssa työpöytätyylistä kokemusta varten.

Mitä muuta voit tehdä Outlook-sovelluksessa?(What Else Can You Do In the Outlook App?)

Uskomme, että tämä on paras ja suurin luettelo Outlook - sovellusvinkkeistä Android- ja iOS-laitteille. Silti, jos tiedät enemmän, haluaisimme kuulla niistä alla olevissa kommenteissa.



About the author

Olen Windows Phone -harrastaja ja olen työskennellyt uusien käyttötapojen kehittämiseksi käyttöjärjestelmän käyttöön jo yli 10 vuotta. Minulla on syvä ymmärrys Microsoft Officen toiminnasta ja siitä, kuinka saada Edgestä kaikki irti. Kokemukseni älypuhelimista mahdollistaa myös vahvojen suhteiden kehittymisen asiakkaiden ja työtovereiden kanssa, mikä on tärkeää kaikissa ammateissa.



Related posts