Kokoukset ovat tärkeä osa jokaisen yrityksen työprosessia. Ne tarjoavat mahdollisuuden ottaa esille ja keskustella asioista sekä ratkaista sisäisiä ongelmia. Joskus kokoukset voivat kuitenkin tuntua ajanhukkaa. Varsinkin kun ne jatkuvat ja jatkuvat ilman yleistä suuntaa tai tarkoitusta. 

Pidätpä sitten online-kokouksen^{(holding an online meeting)} tai kokoatpa kaikki henkilökohtaisesti, on olemassa useita työkaluja, jotka voivat auttaa sinua säästämään aikaa ja tehostamaan kokouksiasi. Yksi näistä työkaluista on ladattava (tai tulostettava) kokouspöytäkirjamalli. Se auttaa sinua pitämään kaikki samalla sivulla sen kanssa, mitä tapahtui viime kokouksessa ja mihin jätit asiat. 

Älä pelkää ilmoittautua vapaaehtoiseksi ottamaan minuutteja yrityksesi seuraavaan tapaamiseen. Vaikka et ole koskaan ennen tehnyt niin. Se ei ole helpoin tehtävä, mutta pärjäät hyvin, jos valitset etukäteen oikean kokouspöytämallin. 

Etsi kokouspöytäkirjamalleja Google-dokumenteille^{(Find Meeting Minutes Templates For Google Docs)}

Google Docs on loistava alusta mallien etsimiseen mihin tahansa tarkoitukseen^{(finding templates for any purposes)} . Löydät kokouspöytäkirjamallit kirjautumalla Google Docs -tiliisi ja siirtymällä Malligalleriaan^{(Template gallery)} . 

1–3. Google Docsin kokousmuistiinpanot^{(1 to 3. Google Docs Meeting Notes Templates)}

Työ^(Work) - osiosta löydät muutamia erilaisia ​​malleja. Kaikki kolme tarvitsemasi mallia on nimeltään Kokousmuistiinpanot^{(Meeting notes)} . Kuitenkin, kun avaat ne, näet, että ne sopivat paremmin pöytäkirjan tekemiseen henkilökohtaisten kokousmuistiinpanojen sijaan. 

Kaikki kolme mallia ovat melko samanlaisia, ja niissä on osiot, kuten kokouksen osallistujat, esityslista, toimintakohdat ja tilaa lisämuistiinpanoille. Suurin ero näiden kolmen välillä on suunnittelu. Valitse haluamasi värimaailma ja tyyli, niin olet valmis. 

Etsi malleja Microsoft Wordille^{(Find Templates For Microsoft Word)}

Niille, jotka haluavat käyttää Wordia Google-dokumenttien^{(prefer using Word over Google Docs)} sijaan muistiinpanojen tekemiseen, tutustu Microsoft Word -malleihin. Löydät ne sovelluksesta. 

Kun avaat uuden asiakirjan, etsi ne kirjoittamalla hakupalkkiin kokouspöytäkirjat . ^{(meeting minutes)}Riippuen siitä, mitä Wordin^(Word) versiota käytät, saat erilaisia ​​vaihtoehtoja.

4. Tyylikkäät kokouspöytäkirjat ^{(4. Elegant Meeting Minutes )}

Tyylikäs kokouspöytäkirjamalli^{(Elegant meeting minutes)} on luultavasti monikäyttöisin niistä kaikista. Se toimitetaan siistissä taulukossa, jossa on monia eri osioita, joissa voit lisätä kokouksestasi yksityiskohtia ja lisätietoja. Lisäksi se lisää hieman väriä siihen. 

5. Muodollinen kokouspöytäkirja ^{(5. Formal Meeting Minutes )}

Toinen vaihtoehto on malli nimeltään Muodollinen^(Formal) kokouspöytäkirja. Sen mukana tulee samanlainen osiovalikoima ja tila, jossa voit lisätä ylimääräisiä muistiinpanoja kokouksestasi. 

6. Epäviralliset kokouspöytäkirjat^{(6. Informal Meeting Minutes)}

Word tarjoaa myös mallin nimeltä epäviralliset^(Informal) kokouspöytäkirjat. Kuten nimestä voi päätellä, se on vapaamuotoisempaa ja sopii paremmin pienempiin ryhmiin ja kokouksiin. 

Näiden kolmen mallin väliltä voit valita itsellesi parhaalta näyttävän ja samalla myös tavoitteitasi vastaavan. 

7. Kokouksen peruspöytäkirja ^{(7. Basic Meeting Minutes )}

Voit myös löytää Wordin^(Word) malleja kolmansien osapuolien sivustoilta. Lataa esimerkiksi toinen kahdesta suurimmasta ilmaisesta mallista Vertex42 :sta . Ensimmäinen^{(First one)} on perusvaihtoehto^{(basic option)} (vasemmalla puolella alla olevassa kuvassa), jossa on vain muutama osa. Ehkä parempi pieniin tiimikokouksiin. 

8. Yksityiskohtainen kokouspöytäkirja^{(8. Detailed Meeting Minutes)}

Vertex42 tarjoaa myös yksityiskohtaisen kokouspöytäkirjamallin^{(detailed meeting minutes template)} . Siinä on enemmän täytettäviä segmenttejä, kuten kokoukseen kutsuvan henkilön nimi, ajanottaja, kokoustyyppi jne.

Etsi malleja Microsoft Word Onlinelle^{(Find Templates For Microsoft Word Online)}

Jos käytät mieluummin ilmaista Microsoft Word Online -versiota^{(using the free Microsoft Word Online version)} , löydät sivustolta^{(available on the site)} vielä enemmän kokouspöytämalleja . 

Löydät ne Pöytäkirjat^(Minutes) -kohdasta, kun selaat Mallit^(Templates) -osiota. 

9. Perinteiset kokouspöytäkirjat^{(9. Classic Meeting Minutes)}

Suosittelemme käyttämään klassista kokouspöytäkirjamallia^{(Classic meeting minutes)} . Se sisältää melkein kaikki mahdolliset yksityiskohdat, joten sinun ei tarvitse lisätä mitään manuaalisesti. Lataa^(Just) se ja täytä tiedot kokouksen aikana. 

Se sopii kuitenkin ehdottomasti paremmin virallisiin ja virallisiin kokouksiin, sillä siinä on jopa paikka, jossa kokoussihteeri allekirjoittaa pöytäkirjasi. 

10. Kokousmuistiinpanot^{(10. Meeting Notes)}

Jos etsit jotain perus- tai epämuodollisempaa, valitse selkeämpi vaihtoehto nimeltä Kokousmuistiinpanot^(Meeting) . 

11. Double Stripe -kokouspöytäkirja^{(11. Double Stripe Meeting Minutes)}

Sillä kun kyllästyt yksinkertaiseen ja yksinkertaiseen, sivusto tarjoaa muutamia erilaisia ​​malleja, jotka näyttävät olevan luovempia värin ja tyylin suhteen. Yksi luovamman näköisistä on Double Stripe Meeting Minutes -malli. Siellä on jopa erityinen paikka yrityksesi logon lisäämistä varten. 

Nämä mallit ovat paremmin muokattavissa, mutta eivät todennäköisesti ole hyviä silloin, kun haluat vain ladata valmiin lomakkeen täytettäväksi. 

Etsi malleja Microsoft OneNotelle^{(Find Templates For Microsoft OneNote)}

Jos käytät Microsoft OneNotea^{(Microsoft OneNote)} , voit käyttää sovelluksen tarjoamia kokouspöytämalleja. Voit valita tavoitteisiisi parhaiten sopivan tai houkuttelevamman vaihtoehdon.

Löytääksesi nämä mallit, napsauta Lisää^(Insert) vasemmassa yläkulmassa olevasta navigointivalikosta. Valitse sitten oikealta puolelta  Sivumallit .^{(Page Templates)}

12. Epäviralliset kokousmuistiot^{(12. Informal Meeting Notes)}

Ellet etsi ehdotonta perusmallia, jossa on vähimmäismäärä osioita (Yksinkertaiset kokousmuistiinpanot 1^{(Meeting Notes 1)} ja 2), tutustu epävirallisten kokousmuistiinpanojen^{(Informal Meeting Notes)} malliin . Se on melko yksinkertainen ja suoraviivainen, mutta siinä on kaikki tarvittavat osat kokouksen pitämiseen pienessä tai keskikokoisessa tiimissä.

13. Muodolliset kokousmuistiot^{(13. Formal Meeting Notes)}

Jos työskentelet suuremmassa yrityksessä, valitse sen sijaan Muodollinen kokousmuistio^(Meeting) . 

Tässä lisätyt osiot sisältävät ilmoituksia, toimintokohteita ja muita kokouksen yksityiskohtia. 

Muodollisissa kokousmuistiinpanoissa on myös osiot, joissa voit tehdä yhteenvedon kokouksen avaamisesta ja päättymisestä, vireillä olevista asioista ja hyväksynnöistä. Tehdään mallista sopivampi virallisiin ylemmän tason kokouksiin. 

Etsi malleja Evernotelle^{(Find Templates For Evernote)}

Saatat jo käyttää Evernotea tehtävienhallintasovelluksena^{(Evernote as a task management app)} . Mutta se sopii myös muistiinpanojen tekemiseen ja minuuttien tallentamiseen. Ja sen mukana tulee omat kokouspöytäkirjamallit. 

14. Kokouksen esityslistastandardi^{(14. Meeting Agenda Standard)}

Toisin kuin OneNote , tässä olevat mallit eivät ole sisäänrakennettuja, ja sinun on ladattava ne Evernoten tukisivustolta^{(Evernote support website)} . Ensimmäinen huomiosi ansainnut malli on nimeltään Meeting Agenda Standard . 

Tämä sopii mainiosti sekä pöytäkirjan pitämiseen että tulevan kokouksen esityslistan laatimiseen. 

Vakiomalli on hyvin yksinkertainen ja sisältää vain kolme osiota esityslistalle, muistiinpanoille ja toimintokohdille. Sopii nopeaan kokoukseen tai pienen porukan kokoontumiseen.

15. Kokouksen esityslistaa laajennettu^{(15. Meeting Agenda Expanded)}

Kokouksen esityslista laajennettu^{(Agenda Expanded)} on tarkempi. Siinä on melkein kaikki osiot, joita tarvitset kokouspöytäkirjojen tallentamiseen, mukaan lukien kokouksen tiedot, tarkoitus ja tulos sekä esityslistan kohdat. Molemmilla malleilla on selkeä ulkoasu ja niitä on helppo muokata. 

Vie kokouksesi seuraavalle tasolle^{(Take Your Meetings to the Next Level)}

Riippumatta siitä, mitä muistiinpanosovellusta käytät, niissä kaikissa on useita käteviä malleja, joiden avulla voit säästää aikaa ja tehostaa kokouksiasi. 

Jos et löydä haluamaasi mallia sovelluksesta, voit aina valita lukuisista kolmannen osapuolen vaihtoehdoista.  

15 Best Meeting Minutes Templates to Save Time

Meetings are an important part of every company’s wоrk process. They provide an opportυnity to raise and discuss issues and solvе internal problems. Howеver, sometimes meetings can seem like a waste of time. Εspecially when they drag on and on withоut any general direction or purpose. 

Whether you’re holding an online meeting or actually gather everyone in person, there is a number of tools that can help you save time and make your meetings more efficient. One of those tools is a ready-to-download (or print) meeting minutes template. It will help you keep everyone on the same page with what happened at the last meeting and where you left things off. 

Don’t be afraid to volunteer to take minutes at your company’s next gathering. Even if you’ve never done that before. It’s not the easiest task, but you’ll do just fine if you choose the right meeting minutes template in advance. 

Find Meeting Minutes Templates For Google Docs

Google Docs is a great platform for finding templates for any purposes. In order to find your meeting minutes templates, you’ll need to sign into your Google Docs account and go to the Template gallery. 

1 to 3. Google Docs Meeting Notes Templates

Under the Work section you’ll find a few different templates. The three templates you need are all titled Meeting notes. However, when you open them, you’ll see they’re more suitable for taking minutes rather than personal meeting notes. 

All three templates are rather similar, with the sections like the meeting’s attendees, agenda, action items, and space for extra notes. The main difference between the three is the design. Choose the colour scheme and style that you like and you’re all set. 

Find Templates For Microsoft Word

For those who prefer using Word over Google Docs for taking notes, have a look at the Microsoft Word templates. You can find them within the app. 

When you open a new document, type meeting minutes in the search bar to locate them. Depending on which version of Word you use, you’ll get a different selection of options.

4. Elegant Meeting Minutes 

The Elegant meeting minutes template is probably the most multi-purpose one of them all. It comes in a neat table with many different sections to add details and extra information about your meeting. Plus, it adds a bit of colour to it. 

5. Formal Meeting Minutes 

Another option is a template called Formal meeting minutes. It comes with the similar selection of sections and a space to add extra notes about your meeting. 

6. Informal Meeting Minutes

Word also offers a template called Informal meeting minutes. As the name indicates, it has a more informal style and will be more suitable for smaller teams and meetings. 

Between these three templates you can choose the one that looks best to you while also corresponding with your goals. 

7. Basic Meeting Minutes 

You can also find templates for Word on third-party sites. For example, download one of the two main free templates from Vertex42. First one is a basic option (on the left side in the picture below) with just a few sections. Probably better for small team meetings. 

8. Detailed Meeting Minutes

Vertex42 also offers a detailed meeting minutes template. It comes with more segments to fill in like the name of the person calling the meeting, the timekeeper, meeting type etc.

Find Templates For Microsoft Word Online

If you prefer using the free Microsoft Word Online version, you’ll find even more meeting minutes templates available on the site. 

You’ll find them under Minutes when browsing through the Templates section. 

9. Classic Meeting Minutes

We recommend using the Classic meeting minutes template. It has almost every possible detail included, so you won’t have to add anything manually. Just download it and fill in the information as your meeting goes. 

However, it’s definitely more suitable for official and formal meetings, as it even has a place for the meeting secretary to sign your minutes. 

10. Meeting Notes

In case you’re looking for something more basic or informal, go for a cleaner option titled Meeting notes. 

11. Double Stripe Meeting Minutes

For when you get tired of the plain and simple, the site offers a few different templates that are seemingly more creative with colour and style. One of the more creative-looking ones is a Double Stripe Meeting Minutes template. There’s even a special slot to add your company’s logo. 

These templates are more customizable, but probably not great for when you just want to download an all-ready form to fill in as you go. 

Find Templates For Microsoft OneNote

If you’re using Microsoft OneNote, you can use the meeting minutes templates that the app offers. You can choose the option that suits your goals best, or the one that has a more appealing design.

In order to find these templates, click Insert on the upper left navigation menu. Then choose Page Templates on the right side. 

12. Informal Meeting Notes

Unless you’re looking for the absolute basic template with the minimum amount of sections (Simple Meeting Notes 1 & 2), check out the template called Informal Meeting Notes. It’s rather simple and straight-forward, but has all the necessary sections to hold a meeting within a small or medium-sized team.

13. Formal Meeting Notes

If you’re working in a bigger company, choose the Formal Meeting Notes instead. 

The added sections here include announcements, action items, and other meeting details. 

Formal meeting notes also has sections where you can summarize opening and closing of the meeting, pending issues, and approvals. Making that template more suitable for official upper-level meetings. 

Find Templates For Evernote

You might already be using Evernote as a task management app. But it’s also great for taking notes and capturing minutes. And it comes with its own meeting minutes templates. 

14. Meeting Agenda Standard

Unlike OneNote, templates here aren’t built-in and you’ll need to download them from the Evernote support website. The first template that deserves your attention is called Meeting Agenda Standard. 

This one is great for both taking minutes and putting together your future meeting’s agenda. 

The standard template is very basic and only includes the three sections for agenda, notes, and action items. Suitable for a quick meeting or a gathering of a small team.

15. Meeting Agenda Expanded

Meeting Agenda Expanded is more detailed. It comes with pretty much all the sections you need to capture meeting minutes, including meeting details, purpose and outcome, as well as agenda items. Both templates have a clean look and are easy to customize. 

Take Your Meetings to the Next Level

No matter which note-taking app you use, all of them come with a number of handy templates that can help you save time and make your meetings more efficient. 

In case you can’t find the template you want within the app, there are always numerous third-party options that you can choose from.  

Related posts

• 4 parasta kevyttä selainta Windowsille ja Macille

• Mikä on Discord Nitro ja onko se sen arvoista?

• 6 parasta Reddit-vaihtoehtoa, joita voit käyttää ilmaiseksi

• 6 parasta online-parafrasointityökalua tekstin kirjoittamiseen

• 21 parasta ajanhallintatyökalua ja sovellusta, joita sinun tulee kokeilla

• Slack vs Discord: kumpi on parempi?

• 6 parasta PDF-editoria Windows 10:lle vuonna 2021

• Google Meet vs Zoom: kumpi on parempi sinulle?

• Paras ilmainen karaokeohjelmisto Windowsille

• 7 parasta sovellusta ystävien hankkimiseen verkossa ja IRL:ssä

• 7 parasta sovellusta ja verkkosivustoa videoiden katsomiseen yhdessä

• 6 tapaa animoida still-kuvia verkossa tai sovelluksilla

• ToDoist-työpöytäsovellus Windowsille: täydellinen arvostelu

• 6 parasta kasvojenvaihtosovellusta mobiililaitteille tai tietokoneille

• Vuoden 2021 6 parasta raskaussovellusta

• 5 parasta musiikintunnistussovellusta samankaltaisten kappaleiden löytämiseen

• 5 parasta käteisennakkosovellusta iPhonelle ja Androidille

• 4 parasta sovellusta verkkokameran etäkatseluun iOS:ssä ja Androidissa

• 10 parasta Firefox-lisäosaa ja -laajennusta

• 11 parasta IRC-asiakasta Windowsille, Macille ja Linuxille vuonna 2022