Töissä työskentelet todennäköisesti miljoonan erilaisen tehtävän kanssa päivittäin. Niiden kaikkien pitäminen päässäsi voi olla vaikeaa. Siellä on paljon tuottavuussovelluksia^{(productivity apps)} , jotka voivat auttaa sinua muistamaan asioita ja hallitsemaan tehtäviä puolestasi. 

Etkö halua etsiä ja asentaa lisäohjelmistoja? Ei ole ongelma. Slackissa^(Slack) on useita tuottavuusominaisuuksia. Tässä ovat parhaat Slackin^(Slack) vinkit ja temput, jotka voivat auttaa sinua tulemaan tuottavammaksi tänä vuonna. 

Parhaat Slackin vinkit ja temput tuottavuuden lisäämiseen^{(Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive)}

Slack on aina korostanut tuottavuutta. Täältä löydät uusimmat ominaisuudet, jotka on äskettäin lisätty Slackiin^(Slack) , sekä vanhemmat, piilotetut ominaisuudet, joista et ehkä tiedä. 

1. Järjestä Slack-kanavasi^{(Organize Your Slack Channels)}

Koska jokainen voi luoda kanavan Slackin^(Slack) avulla, työtilasi voi olla täynnä keskusteluja ja kanavia, joita et käytä. Ongelma tässä on se, kuinka paljon aikaa käytät, kun sinun on löydettävä jotain tärkeää kaiken sotkun joukosta, esimerkiksi kun et muista sen kanavan nimeä, jossa tarvitsemasi linkki tai liite jaettiin. .

Hyvä tapa tyhjentää Slack -kanavasi on pitää ne järjestyksessä. Voit jakaa kaikki kanavasi kolmeen pääluokkaan: 

• Tähdellä merkityt kanavat : merkitse ^{(Starred Channels)}Slack - työtilasi tärkeät kanavat tähdellä. Niitä tulisi käyttää eniten, kuten kanavat, joissa keskustelet aktiivisista projekteistasi, tai kanavat, joista käyt jatkuvasti hakemassa tärkeitä tietoja ja linkkejä.
• Tavalliset kanavat:^{(Regular Channels:)} Nämä voivat olla kaikki ei-tärkeät kanavat, joita avaat ajoittain.
• Mykistetut kanavat: Tuottavatko kanavat^{(Muted Channels:)} liikaa kohinaa (eli ilmoituksia), mutta et näytä käyttävän niitä tarpeeksi usein ? ^(Are)Etsi kanavat, joita et tarkista säännöllisesti, ja mykistä ne Slackin^(Slack) kautta . 

Voit mykistää kanavan avaamalla sen Slackissa^(Slack) ja valitsemalla sitten kanavan nimen keskustelun otsikosta. Avaa ilmoitusvalikko ja valitse Mykistä kanava^{(Mute channel)} . 

Kaikki mykistetut kanavat näkyvät harmaina kanavaluettelosi alareunassa.

2. Määritä muistutukset Slackiin^{(Set Up Reminders in Slack)}

Slackin avulla voit asettaa älykkäitä muistutuksia^{(set up smart reminders)} itsellesi tai kollegoillesi varmistaaksesi, ettet missaa projektin määräaikoja. 

Jos haluat asettaa muistutuksen itsellesi, avaa Slackin^(Slack) viesti-ikkuna ja kirjoita /remind me ja sen jälkeen muistutuksen teksti ja aika. Esimerkiksi /remind me to send an email at 2pm . 

Voit myös luoda muistutuksen työtovereillesi. Voit tehdä tämän avaamalla Slackin^(Slack) viesti-ikkunan ja kirjoittamalla /remind @someone ja sen jälkeen muistutuksen tekstin ja kellonajan. Esimerkiksi /remind @Anya to send an email at 2 pm . 

Jos haluat luoda muistutuksen koko kanavalle, avaa tämä kanava Slackissa^(Slack) ja kirjoita viesti-ikkunaan /remind #kanavannimi ja muistutuksen teksti ja aika. Esimerkiksi /remind #general to send an email at 2 pm . 

3. Selaa kaikkia lukemattomia viestejäsi^{(Browse All of Your Unread Messages)}

Voit käyttää kaikkia lukemattomia viestejäsi nopeasti käyttämällä Slackin Kaikki ^{(All Unreads)}lukemattomat^(Slack) -ominaisuutta . 

Määritä se avaamalla Slack ja valitsemalla Lisää^(More) vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta. Valitse sitten Kaikki lukemattomat^{(All Unreads)} . Vaihtoehtoisesti voit käyttää pikanäppäimiä Ctrl + Vaihto^(Shift) + A (Windows) tai Cmd + Vaihto^(Shift) + A nähdäksesi kaikki lukemattomat viestisi.

4. Määritä automaattiset Slackbot-vastaukset^{(Set Up Automatic Slackbot Responses)}

Jos huomaat usein vastaavan tai kysyväsi samaa kysymystä yhä uudelleen ja uudelleen Slackissa^(Slack) , voit säästää aikaa määrittämällä automaattiset Slackbot- vastaukset.

Slackbot on sisäänrakennettu robotti^{(built-in bot)} , joka voi toimittaa sinulle automaattisia vastauksia, kun se ilmaisee laukaisevien sanojen tai lauseiden käytön viestissä tai kanavassa. 

Jos haluat määrittää mukautetun Slackbot- vastauksen, valitse työtilasi nimi näytön vasemmasta yläkulmasta ja seuraa polkua Hallinta^{(Administration)} > Mukauta^(Customize) . 

Valitse ^(Slackbot)Customize Your Workspace -ikkunan Slackbot - välilehdestä + Add New Response . 

Kirjoita laukaisinsana tai lause vasemmalla olevaan Kun joku sanoo s -ruutuun ja vastaus ^{(When someone say)}Slackbot vastaa^{(Slackbot responds)} -ruutuun. Vastaus voi olla pelkkää tekstiä sekä linkkejä, kuvia tai hymiöitä. 

5. Mukauta Slackin ilmoituksia^{(Customize Your Notifications in Slack)}

Hitaat^(Slack) ilmoitukset voivat olla sekä hyödyllisiä että haitallisia, jos saat liian monta niitä. Onneksi voit muokata, mitä ilmoituksia saat Slackin^(Slack) kautta ja milloin saat ne.

Voit hallita ilmoituksiasi valitsemalla profiilikuvasi Slackissa^(Slack) ja seuraamalla polkua Asetukset^{(Preferences)} > Ilmoitukset^{(Notifications)} . Sieltä voit valita, mitä ilmoituksia haluat vastaanottaa. 

Valitse^(Select) , haluatko saada ilmoituksia kaikista uusista viesteistä^{(All new messages)} , suorista viesteistä, maininnoista ja avainsanoista^{(Direct messages, mentions, and keywords)} vai ei^(Nothing) ollenkaan. 

Voit myös saada ilmoituksen, kun joku mainitsee tietyn sanan tai lauseen Slackissa^(Slack) . Kirjoita^(Enter) nämä sanat Omat avainsanat^{(My Keyword)} -ruutuun ottaaksesi tämän vaihtoehdon käyttöön. 

Samalla sivulla voit määrittää oman ilmoitusaikataulusi^{(Notification schedule)} varmistaaksesi, että saat ne vain tarvittaessa. 

6. Käytä Slack Connectia kutsuaksesi ihmisiä yrityksesi ulkopuolelta^{(Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company)}

Slack Connect on palvelu, jonka Slack tarjoaa kutsuaksesi yrityksesi ulkopuolisia ihmisiä liittymään Slack - kanavallesi. Näin sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että viestintäsi pysyy yksityisenä ja turvassa ( Slack huolehtii siitä), samoin kuin vaihtamisesta edestakaisin yhdestä messengeristä toiseen jatkaaksesi viestintääsi. 

Jos haluat vain vaihtaa suoria viestejä jonkun yrityksesi ulkopuolisen kanssa, voit tehdä sen jopa ilmaisella Slack-sopimuksella. Lähetä Slack Connect DM -kutsu aloittamalla uusi viesti ja kirjoittamalla Vastaanottaja:^(To:) -kenttään sen henkilön sähköpostiosoite, jonka haluat kutsua. 

Toisella henkilöllä on sitten 14 päivää aikaa hyväksyä kutsusi. 

Jos sinä ja kutsuttava henkilö käytätte molemmat maksullisia Slack - paketteja, voit myös luoda jaettuja kanavia viestiäksesi tehokkaammin Slackissa^(Slack) . Voit myös kutsua ulkopuolisia ihmisiä liittymään mihin tahansa olemassa olevaan kanavaasi (paitsi #yleinen). 

Voit kutsua jonkun Slack -kanavallesi valitsemalla kanavan nimen ja seuraamalla polkua Asetukset^(Settings) > Slack Connect > Työskentele toisen yrityksen kanssa^{(Work With Another Company)} . Kirjoita niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, jotka haluat kutsua, ja vahvista valitsemalla Valmis^(Done) . 

7. Käytä tekstin muotoilua parantaaksesi viestintääsi Slackissa^{(Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack)}

Tekstin muotoilu voi auttaa sinua ymmärtämään pointtisi helposti ja selkeyttämään Slackin^(Slack) viestintää . Voit muotoilla viestisi helposti Slackin^(Slack) avulla viestilaatikon muotoilutyökalurivillä tai käyttämällä kunkin muodon erikoissymboleita.

Käyttämällä Slackin^(Slack) tekstin muotoilua voit tehdä tekstistäsi lihavoitun^(Bold) , kursivoitu^{( Italic)} , käyttää yliviivausta^{(Strikethrough)} , lainausmerkkejä^{(Blockquotes)} , luettelomerkittyjä^(Bulleted) ja järjestettyjä luetteloita^{(Ordered Lists)} sekä lisätä linkkejä ja koodirivejä viesteihisi. 

8. Käytä Slack-pikakuvakkeita^{(Use Slack Shortcuts)}

Pikanäppäimet^{(Keyboard shortcuts)} auttavat sinua suorittamaan tehtäviä nopeammin, mikä säästää paljon aikaa. 

Löydät luettelon kaikista Slackin^(Slack) pikanäppäimistä painamalla Ctrl + / (Windows) tai Cmd + / (Mac). 

9. Hallitse saapuvia sähköposteja (vain maksulliset Slack-paketit)^{(Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only))}

Sähköpostien lähettäminen Slackiin^{(Sending emails to Slack)} on loistava ominaisuus, jonka avulla voit pitää kaiken työviestinnän yhdellä alustalla. Jotkut käyttäjät haluavat kuitenkin pitää ne erillään. Jos olet maksullista Slack -sopimusta käyttävän työtilan omistaja tai järjestelmänvalvoja , saat täyden hallinnan tästä ominaisuudesta – voit päättää, voivatko työtilan jäsenet lähettää sähköposteja kanaville, DM^(DMs) :ille tai Slackbotille^(Slackbot) ja julkaista ne Slackiin^(Slack) .

Voit hallita saapuvia sähköposteja valitsemalla ensin työtilasi. Siirry sitten kohtaan Asetukset ja hallinta^{(Settings & administration)} ja seuraa polkua Työtilan asetukset^{(Workspace settings)} > Saapuvat sähköpostit^{(Incoming Emails)} > Laajenna^(Expand) . Sieltä voit ottaa saapuvat sähköpostit ^{(Disable incoming emails)}käyttöön^(Enable) tai poistaa ne käytöstä . 

10. Tarkastele viestitoimintaasi (vain maksulliset Slack-sopimukset)^{(View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only))}

Jos haluat tehostaa Slack - työtilaasi, voit käyttää viestitoimintaa tarkastelemalla keräämääsi dataa. Se on ominaisuus, joka on saatavana työtilojen omistajille tai järjestelmänvalvojille, jotka käyttävät jotakin maksullisista Slack - suunnitelmista. 

Jos haluat tarkastella viestitoimintaa, etsi viesti, jonka haluat tarkistaa, ja valitse sen vieressä oleva kolmen pisteen kuvake . ^{(three dots icon)}Valitse sitten Näytä viestitoiminta^{(View message activity)} . 

Nämä tilastot voivat auttaa sinua mittaamaan ilmoitusten ja sisäisten viestintäkampanjoiden vaikutusta. 

11. Opi etsimään tietoa Slackista ^{(Learn to Search Slack for Information )}

Oletko^(Are) osa suurta työtilaa ja sinulla on aina vaikeuksia löytää tietoa Slackista^(Slack) ? Oletuksena, kun haet Slackin^(Slack) avulla, näet kaikkien kanavien tulokset ja viestit kaikilta työtilasi käyttäjiltä. Slack tarjoaa kuitenkin muutamia tehokkaampia tapoja suorittaa hakuja.

Käytä hauissasi parempia hakutuloksia:

• in: kun sinun täytyy etsiä tietystä kanavasta - esim. Test results in:#general . 
• from: kun sinun täytyy selata viestejä yhdeltä käyttäjältä - esim. Test results from:@person . 
• on:^(has:) kun etsit viestejä, jotka sisältävät tiettyjä avainsanoja – esim. Onko: testitulokset^{(Has: test results)} . 
• jälkeen:^(after:) , ennen:^(before:) , tai aikana:^(during:) löytääksesi viestit tietyiltä ajanjaksoilta – esim. Aikana: tänään^{(During: today)} . 

12. Aloita Workflow Builderin käyttö^{(Start Using the Workflow Builder)}

Lopuksi yksi parhaista tuottavuuspalveluista, joita voit käyttää Slackin^(Slack) kanssa, on Workflow Builder . Workflow Builder on joukko työkaluja, joiden avulla voit automatisoida päivittäiset tehtäväsi, jotta sinun ei tarvitse käyttää aikaa niiden suorittamiseen manuaalisesti. Olipa kyseessä tervetuloviesti uusille käyttäjille tai allekirjoituspyyntö asiakirjaan – sinä päätät, kuinka yksinkertainen tai monimutkainen työnkulkusi on.

Aloita Workflow Builderin^{(Workflow Builder)} käyttö valitsemalla työtilasi ja seuraamalla polkua Työkalut^(Tools) > Workflow Builder . Valitse sitten rutiinin tyyppi, jonka haluat automatisoida, ja aloita ensimmäisten työnkulkujen luominen Slackissa^(Slack) . 

Ryhdy Slack Power -käyttäjäksi^{(Become a Slack Power User)}

Slackia pidetään usein vain viestintäalustana. Se on kuitenkin myös tehokas tuottavuussovellus. Sinun tarvitsee vain tuntea sovelluksesi käyttö sekä muutamia piilotettuja Slackin vinkkejä ja temppuja^{(hidden Slack tips and tricks)} tullaksesi tehokäyttäjäksi.

Auttaako Slack sinua tulemaan tuottavammaksi? Mitkä ovat sinun suosikki Slackin^(Slack) vinkit ja temput? Jaa^(Share) ne kanssamme alla olevassa kommenttiosassa. 

12 Best Slack Tips to Be More Productive in 2021

At work, you probably deal with a millіon different tasks on a daily basis. Keeping all of them in your head can be difficult. There’s a ton of productivity apps that can help you remember things and manage your tasks for you. 

Don’t want to look for and install extra software? Not a problem. Slack has a number of productivity features. Here are the top Slack tips and tricks that can help you become more productive this year. 

Top Slack Tips & Tricks to Be More Productive

Slack has always emphasized productivity. Here you’ll find the latest features recently added to Slack, as well as older, hidden features that you might not know about. 

1. Organize Your Slack Channels

Since everyone can create a channel in Slack, your workspace can become cluttered with chats and channels that you don’t use. The problem with that is how much time you’re going to spend when you need to find something important among all of that clutter, like when you don’t remember the name of the channel where a link or an attachment that you need was shared.

A good way to declutter your Slack channels is to keep them organized. You can divide all of your channels into three main categories: 

• Starred Channels:  Star the important channels in your Slack workspace. They should be the ones that you use most, like channels where you discuss your active projects, or channels that you go to for crucial information and links all the time.
• Regular Channels: This can be all of the non-crucial channels that you open from time to time.
• Muted Channels: Are there any channels that produce too much noise (i.e. notifications) yet you don’t seem to use them often enough? Find the channels that you don’t check on a regular basis and mute them on Slack. 

To mute a channel, open it in Slack, then select the channel’s name in the conversation header. Open the notifications menu and select Mute channel. 

All muted channels appear grayed out at the bottom of your channel list.

2. Set Up Reminders in Slack

You can use Slack to set up smart reminders for yourself or your colleagues to make sure you don’t miss project deadlines. 

To set a reminder for yourself, open the message window in Slack and type in /remind me followed by the text and time of the reminder. For example, /remind me to send an email at 2pm. 

You can also create a reminder for your coworkers. To do that, open the message window in Slack and type in /remind @someone followed by the text and time of the reminder. For example, /remind @Anya to send an email at 2 pm. 

To create a reminder for an entire channel, open this channel in Slack and type into the message window /remind #nameofchannel followed by the text and time of the reminder. For example, /remind #general to send an email at 2 pm. 

3. Browse All of Your Unread Messages

For quick access to all of your unread messages, you can use the All Unreads feature in Slack. 

To set it up, open Slack and select More in the sidebar menu on the left. Then select All Unreads. Alternatively, you can use the keyboard shortcuts Ctrl + Shift + A (for Windows) or Cmd + Shift + A to see all of your unread messages.

4. Set Up Automatic Slackbot Responses

If you often find yourself answering or asking the same question over and over again on Slack, you can save yourself some time by setting up automatic Slackbot responses.

Slackbot is a built-in bot that can deliver automated responses for you when it indicates the use of trigger words or phrases in a message or channel. 

To set up a custom Slackbot response, select your workspace’s name in the upper-left corner of the screen, and follow the path Administration > Customize. 

In the Customize Your Workspace window, under the Slackbot tab select + Add New Response. 

Type in the trigger word or phrase in the When someone says box on the left, and the response in the Slackbot responds box. The response can be plain text, as well as links, images, or emojis. 

5. Customize Your Notifications in Slack

Slack notifications can be both helpful and harmful if you’re getting too many of them. Luckily, you can customize what notifications you receive in Slack and when you receive them.

To control your notifications, select your profile picture in Slack and follow the path Preferences > Notifications. From there, you can choose which notifications you want to receive. 

Select whether you want to receive notifications about All new messages, Direct messages, mentions, and keywords, or Nothing at all. 

You can also get notified when someone mentions a particular word or phrase in Slack. Enter those words into the My Keywords box to enable this option. 

On the same page, you can set up your own Notification schedule to make sure you only receive them when appropriate. 

6. Use Slack Connect to Invite People Outside Your Company

Slack Connect is a service that Slack offers for inviting people outside your company to join your Slack channel. This way you don’t have to worry about keeping your communication private and secure (Slack’s taking care of it), as well as switching back and forth from one messenger to another to continue your communication. 

If you just want to exchange direct messages with someone outside your company, you can do that even on a free Slack plan. To send a Slack Connect DM invitation, start a new message, and in the To: field enter the email address of the person you’d like to invite. 

The other person will then have 14 days to accept your invitation. 

If you and the person that you want to invite are both using one of the paid Slack plans, you can also create shared channels to communicate more efficiently on Slack. You can also invite external people to join any of your existing channels (except for #general). 

To invite someone to one of your Slack channels, select the channel’s name and follow the path Settings > Slack Connect > Work With Another Company. Enter the email address of the people that you’d like to invite and select Done to confirm. 

7. Use Text Formatting to Improve Your Communication on Slack

Text formatting can help you get your point across easily and add clarity to communication in Slack. You can easily format your messages in Slack using the formatting toolbar in the message box, or by using the special symbols for each format.

Using text formatting in Slack, you can make your text Bold, Italic, use Strikethrough, Blockquotes, Bulleted and Ordered Lists, as well as add links and lines of code to your messages. 

8. Use Slack Shortcuts

Keyboard shortcuts help you complete tasks faster, thus saving you a ton of time. 

You can find the list of all Slack shortcuts by pressing Ctrl + / (for Windows) or Cmd + / (for Mac). 

9. Manage Incoming Emails (Paid Slack Plans Only)

Sending emails to Slack is a great feature that can help you keep all of your work communication on one platform. However, some users prefer keeping them separate. If you’re an owner or admin of a workspace that uses a paid Slack plan, you get full control of this feature – you get to decide whether the workspace members can send emails to channels, DMs, or Slackbot and post them on Slack.

To manage incoming emails, first select your workspace. Then go to Settings & administration and follow the path Workspace settings > Incoming Emails > Expand. From there, you can Enable or Disable incoming emails. 

10. View Your Message Activity (Paid Slack Plans Only)

If you want to make your Slack workspace more efficient, you can use the data that you gather by viewing message activity. It’s a feature available for owners or admins of workspaces that use one of the paid Slack plans. 

To view message activity, find the message that you want to check and select the three dots icon next to it. Then select View message activity. 

These stats can help you measure the impact of announcements and internal communication campaigns. 

11. Learn to Search Slack for Information 

Are you part of a big workspace and always struggle to find information on Slack? By default, when you search on Slack it’ll show you the results from all channels and messages from all users from your workspace. However, Slack offers a few more efficient ways to conduct your searches.

Use the following in your searches for better search results:

• in: when you need to search inside a specific channel – ex. Test results in:#general. 
• from: when you need to browse the messages from a single user – ex. Test results from:@person. 
• has: when looking for messages that contain certain keywords – ex. Has: test results. 
• after:, before:, or during: to find messages from specific time periods – ex. During: today. 

12. Start Using the Workflow Builder

Finally, one of the best productivity services that you can use in Slack is the Workflow Builder. Workflow Builder is a set of tools that allow you to automate your everyday tasks so that you don’t have to spend time completing them manually. Whether it’s a welcome message routine for new users, or a request for a signature on a document – you decide how simple or complex your workflow will be.

To get started with your Workflow Builder, select your workspace and follow the path Tools > Workflow Builder. Then choose the type of a routine that you want to automate and start creating your first workflows on Slack. 

Become a Slack Power User

Slack is often considered just a communication platform. However, it’s also a powerful productivity app. You just need to know your way around the app, as well as a few hidden Slack tips and tricks to become a power user.

Is Slack helping you become more productive? What are some of your favorite Slack tips and tricks? Share them with us in the comments section below. 

Related posts

• 6 parasta Slack-vinkkiä ja -vinkkiä

• 18 parasta työkalua hakkerointiin 2022

• Top 10 parasta torrent-sivustoa 2022

• 7 parasta Slack-bottia Slack-kanavallesi

• 8 parasta Fire TV -peilaussovellusta 2022

• Paras ilmainen karaokeohjelmisto Windowsille

• 7 parasta sovellusta ja verkkosivustoa videoiden katsomiseen yhdessä

• Apple Wallet vs. Google Pay – mikä on paras?

• 11 parasta Microsoft Teams -vinkkiä ja -vinkkiä

• Kuinka löytää vääriä arvosteluja Amazonissa

• 9 parasta Discord Voice Changer -ohjelmistoa (2021)

• 6 parasta online-parafrasointityökalua tekstin kirjoittamiseen

• 12 parasta Slack-vaihtoehtoa tiimiviestintään

• 13 parasta ilmaista vaihtoehtoa Microsoft Visiolle

• 20 parasta matkapuhelinseurantasovellusta 2022

• 5 parasta käteisennakkosovellusta iPhonelle ja Androidille

• 13 parasta Mininova-vaihtoehtoa - 2022 TechCult

• Paras ilmainen tiedostojen palautusohjelmisto: Recuva vs. kilpailu -

• Slack vs Discord: kumpi on parempi?

• 14 parasta ilmaista nimetöntä viestisivustoa