Google-dokumenteissa^{(Google Docs)} on monia hienoja ominaisuuksia, mutta joissain tapauksissa ihmiset tarvitsevat joskus joitain asioita, joita Google-dokumenteissa^{(Google Docs)} ei ole oletuksena.

Voit ottaa käyttöön useita Google Doc -lisäosia, jotka laajentavat Google-dokumenttien^{(Google Docs)} ominaisuuksien määrää . Seuraavassa on kymmenen parasta.

Korosta työkalu^{(Highlight Tool)}

Kun muokkaat asiakirjaa tai teet yhteistyötä^{(collaborating)} millä tahansa muulla tavalla, kyky korostaa tekstiä on korvaamaton. 

Google Docsissa^{(Google Docs)} on tapa korostaa oletusarvoisesti. Tätä varten sinun on valittava teksti, jonka haluat korostaa, valita korostuskuvake nauhasta ja valita käytettävä korostusväri.

Tämä luo hyvän korostustehosteen valitsemallesi tekstille. Prosessi kestää kuitenkin muutaman vaiheen ja vaihtoehdot ovat rajalliset.

Highlight Tool ^{(Highlight Tool)} Google Doc -lisäosa tekee korostusprosessista paljon toimivamman.

Kun olet asentanut työkalun, sinun on suoritettava muutama asennusvaihe. Voit tehdä tämän valitsemalla Google-dokumenttien^{(Google Docs)} valikosta Lisäosat^(Add-ons) , valitsemalla Korostustyökalu^{(Highlight Tool)} ja valitsemalla Asetukset^(Settings) .

Ota käyttöön Hae korostussarjat automaattisesti käynnistyksen yhteydessä^{(Automatically scan for highlighter sets on start)} .

Sulje ikkuna valitsemalla kulmassa oleva X. Käynnistä lopuksi korostustyökalu valitsemalla  valikosta Lisäosat^(Add-ons) , valitse Korostustyökalu^{(Highlight Tool)} ja valitse Käynnistä^(Start) .

Tämä käynnistää korostustyökalun^{(Highlight Tool)} . 

Aloita korostus valitsemalla teksti, jonka haluat korostaa millä tahansa värillä, ja valitsemalla Highlighter Library Highlight Tool -ikkunassa.

Valitse ensimmäisessä ikkunassa Uusi joukko . ^{(New Set)}Anna sarjalle nimi ja käytä sopivaa väriä. Anna värille tarra, jos haluat. Kun olet valmis, valitse Tallenna^(Save) . 

Kun luot korostusvärijoukkoja, ne näkyvät Highlight Tool -ikkunassa näytön oikealla puolella.

Ajatuksena on, että voit nopeasti valita tekstin, jonka haluat korostaa, ja valita minkä tahansa luomistasi korostusvärijoukoista. Tämä korostaa valitun tekstin, jolla on väri.

Ajatuksena on, että voit luoda suuren joukon niin monta korostusväriä kuin haluat. Sitten voit nopeasti korostaa valitun tekstin minkä tahansa näistä väreistä napsauttamalla haluamaasi värisarjaa kyseisessä ikkunassa.

Se nopeuttaa korostusprosessia ja tekee siitä paljon yksinkertaisempaa.

Koodilohkot^{(Code Blocks)}

Toinen hieno Google Doc -lisäosa on Code Blocks . 

Jos joudut usein dokumentoimaan koodia, yksi parhaista tavoista tehdä se on käyttää tekstinkäsittelyohjelmaa, joka pystyy käsittelemään ja muotoilemaan tiettyjä koodikieliä^{(a word processor that can handle and format specific code languages)} .

Oletuksena Google Docs ei todellakaan käsittele koodin muotoilua kovin hyvin. Sinun on muotoiltava koodilohkot manuaalisesti valitsemalla erilaisia ​​kirjasintyyppejä, lisäämällä taustaväriä ja paljon muuta. Mutta miksi tämä kaikki toimii, kun voit käyttää lisäosaa, joka tekee kaiken puolestasi?

Kun olet asentanut Code Blocks -lisäosan, voit käyttää sitä valitsemalla Lisäosat-^(Add-ons) valikon, valitsemalla Code Blocks ja valitsemalla sitten Käynnistä^(Start) .

Tämä avaa uuden ikkunan oikealle, josta voit valita koodikielen ja muotoiluteeman, jota haluat käyttää.

Nyt sinun tarvitsee vain liittää koodisi asiakirjaan, korostaa koko koodilohko ja valita sitten Muotoile^(Format) - painike Koodilohkot-ikkunassa.

Tämä luo hämmästyttävän muotoillun koodin upotettuna Google -dokumenttiisi.

Tämä lisäosa käsittelee vaikuttavaa valikoimaa kieliä ja sisältää mukavan valikoiman erinomaisia ​​koodin muotoiluteemoja.

Täytettävä asiakirja^{(Fillable Document)}

Hyvin yleinen Google-dokumenttien^{(Google Docs)} käyttötapa on luoda lomakemalleja^{(create form templates)} , joita muut voivat täyttää. Valitettavasti Google Docsissa^{(Google Docs)} ei ole hyviä ominaisuuksia, joiden avulla voit helposti luoda täytettävän asiakirjan.

Onneksi on olemassa Google Doc -lisäosa nimeltä Fillable Document , jonka avulla voit tehdä juuri tämän.

Kuten muutkin lisäosat, kun olet asentanut sen, sinun on valittava se Lisäosat-^(Add-ons) valikosta ja valittava Käynnistä^(Start) . 

Kun suoritat lisäosan ensimmäisen kerran, sinun on aloitettava valitsemalla Aloita asennus^{(Start setup)} . Vaiheessa 1^{(Step 1)} sinun on valittava täytettävästä lomakkeesta laskentataulukko, johon haluat tallentaa tiedot .

Voit luoda uuden laskentataulukon tai valita olemassa olevan laskentataulukon. Jatka valitsemalla Seuraava^(Next) . Toisessa vaiheessa valitset tai luot kohdekansion.  

Viimeisessä vaiheessa sinun on luotava sähköpostimalli täytettävän lomakkeen lähettämistä varten vastaanottajille. Tämä vaihe on valinnainen. 

Kun olet määrittänyt asetukset, voit käyttää oikealla olevaa Täytettävä asiakirja^(Document) -ikkunaa luodaksesi kaikki kentät täytettävälle asiakirjallesi. Valitse vain + -kuvake ^(Just)Kenttäluettelon^{(Field List)} vieressä . Voit myös valita Luo uusi kenttä^{(Create New Field)} . Voit sitten lisätä kyseiset kentät asiakirjaan valitsemalla Lisää kenttä^{(Insert Field)} -kuvakkeen. . 

Nämä kentät näkyvät asiakirjan sisällä paikkamerkeillä, joiden edessä on $-symboli.

Näet lomakkeen verkkoversion valitsemalla Täytettävä asiakirja^(Document) -ikkunasta Avaa verkkolomake.^{(Open Web Form)}

Kun olet luonut lomakkeen, valitse Julkaise lomake^{(Publish Form)} . Valitse Jakaminen^(Sharing) - välilehti, niin saat luettelon sähköpostiosoitteista, joihin täytettävä lomake lähetetään.

Valitse Julkaise lomake^{(Publish Form)} viimeistelläksesi ja lähettääksesi sähköpostit.

Yhdistäminen^{(Mail Merge)}

Yhdistelmälaajennus on tehokas Google Doc -lisäosa^{(Mail Merge)} , jonka avulla voit käyttää Google Sheets -laskentataulukon arvoja ja lisätä ne malliasiakirjaan. 

Miksi tämä on hyödyllistä? Jos harkitset yritystä, jossa omistajan on lähetettävä laskuja sadoille asiakkaille, tämän lisäosan avulla he voivat luoda laskun "mallipohjan" asiakirjan, mutta täyttää tietyt kentät käyttämällä laskentataulukon tietorivejä.

Tämä luo niin monta laskuasiakirjaa kuin tarvitaan kaikkien alkuperäisen laskentataulukon tietojen käsittelemiseen. Voit käyttää tätä lisäosaa valitsemalla Yhdistäminen ^{(Mail Merge)}Lisäosat-^(Add-ons) valikosta ja valitsemalla Käynnistä^(Start) .

Tämä avaa Yhdistämisikkunan^{(Mail Merge)} oikealle.

Käytä tätä ikkunaa valitaksesi laskentataulukon, joka sisältää yhdistettävät tiedot. Voit sitten valita jokaisen kentän, jota haluat käyttää asiakirjamalliin yhdistämiseen.

Voit myös valita Näytä sähköpostiasetukset^{(Show Email Settings)} muokataksesi sähköpostin otsikkomallia, jos haluat automatisoida asiakirjaerän lähettämisen useille käyttäjille. 

Jos haluat käyttää eräsähköpostiominaisuutta, varmista, että määrität lisäosan SMTP -asetukset käyttämään sähköpostitilisi oikeita SMTP -asetuksia.^(SMTP)

Pixabay ilmaisia ​​kuvia^{(Pixabay Free Images)}

Toinen hyödyllinen Google Doc -lisäosa on Pixabay Free Images . Tämä on yksi helpoimmin käytettävistä lisäosista, koska se on yksinkertaisesti ilmainen kuvahaku^{(free image search)} kuville, joita voit käyttää omassa asiakirjassasi.

Voit käyttää sitä valitsemalla valikosta Lisäosat^(Add-ons) , valitsemalla Pixabay Free Images ja valitsemalla Hae kuvia^{(Search Images)} . 

Tämä avaa oikealle ikkunan, jonka avulla voit etsiä ilmaisia ​​kuvia käytettäväksi Google - dokumentissasi. 

Valitse vain ilmainen kuva ja sijoita se asiakirjaan missä tahansa kohdistin tällä hetkellä on.

Asiakirjan muuttujat^{(Doc Variables)}

Vaihtoehto Yhdistelmä- tai Täytettävä asiakirja ^(Document)-lisäosalle^{(Mail Merge)} on Doc Variables -lisäosa. 

Tämä lisäosa on täydellinen, jos haluat, että useat ihmiset täyttävät asiakirjan omilla arvoillaan. Lisäosa tarjoaa yhteistyölomakkeen, jolla käyttäjät voivat syöttää tietoja dokumenttiin luomiisi muuttujiin.

Kun olet asentanut lisäosan, mallidokumentin luominen on helppoa. Valitse vain^(Just) valikosta Lisäosat^(Add-ons) , valitse Doc Variables , valitse Lisää muuttuja^{(Insert Variable)} ja valitse muuttujan tyyppi, jonka haluat upottaa asiakirjaan. 

Kun olet valinnut muuttujan tyypin, anna sille nimi ja valitse, onko se yksi kenttä vai kattaako se useita rivejä.

Valitse OK^{(Select OK)} ja näet muuttujan näkyvän asiakirjassa "$"-symbolin edessä.

Voit lähettää asiakirjan täytettäväksi, ja hänen tarvitsee vain valita Lisäosa - valikosta ^(Add-on)Aloita^(Start) .

Tämä avaa oikealle ikkunan, jossa on kentät kaikille dokumentille luomillesi muuttujille. 

Henkilön, jolle lähetit lomakkeen, tarvitsee vain täyttää muuttujat ja lopettaa painamalla sinistä nuolta. Tämä täyttää asiakirjan automaattisesti kaikilla henkilön syöttämillä tiedoilla.

Tämä on loistava tapa luoda helposti täytettävä lomake tai vain mallipohjainen asiakirja, jonka ihmiset voivat helposti täyttää täyttämällä lisälomakkeen.

Tekstinpuhdistaja^{(Text Cleaner)}

Jos muokkaat paljon asiakirjoja, Text Cleaner Google Doc -lisäosa voi automatisoida työsi.

Tämän lisäosan asentaminen antaa sinulle pääsyn pikamuokkauksiin valikosta. Valitse vain^(Just) valikosta Lisäosat^(Add-ons) , valitse Text Cleaner ja valitse mikä tahansa käytettävissä olevista pikamuokkauksista.

Voit esimerkiksi suorittaa mitä tahansa toimintoja koko asiakirjalle:

• Poista rivinvaihdot
• Poista kappaleen vaihdot
• Korjaa kovat viivat
• Poista^(Remove) lauseista useita välilyöntejä
• Poista välilehdet
• Korjaa älykkäät lainaukset

Jos haluat käyttää enemmän muokkaustyökaluja, valitse Määritä^(Configure) . Uusi ikkuna avautuu, jossa voit mukauttaa Text Cleanerin^{(Text Cleaner)} ominaisuuksia.

Tämän näytön avulla voit mukauttaa kaikkia muokkauksia, joita se tekee puolestasi, mutta jos valitset kaiken haluamasi ja valitset Tallenna ja puhdista nyt^{(Save and clean now)} , se tekee asiakirjan kaikki muokkaukset kerralla.

Tämä työkalu, kuten kaikki muut tässä artikkelissa luetellut työkalut, parantaa Google-dokumenttien^{(Google Docs)} mahdollisuuksia . Sen avulla on paljon helpompaa tehdä yllättäviä asioita asiakirjoillasi.

10 Best Google Doc Add-ons To Create Amazing Documents

Google Docs has a lot of great featυres, but in some cases there are a few things people occasionally need that Google Dоcs dоesn’t have by default.

There are a number of Google Doc add-ons you can enable that’ll extend the base of features available in Google Docs. The following are ten of the best ones.

Highlight Tool

When you’re editing a document or collaborating in any other way, the ability to highlight text is invaluable. 

There is a way to highlight in Google Docs by default. To do so, you need to select the text you want to highlight, select the highlight icon in the ribbon, and choose the highlight color you want to use.

This creates a good highlight effect for the text you’ve selected. However the process takes a few steps and the options are limited.

The Highlight Tool Google Doc add-on makes the process of highlighting much more functional.

After you install the tool, you’ll need to complete a few setup steps. To do this, in Google Docs select Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Settings.

Enable Automatically scan for highlighter sets on start.

Select the X in the corner to close the window. Finally, start the highlighter tool by selecting  Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Start.

This will launch the Highlight Tool. 

To get started with highlighting, just select the text you want to highlight in any color, and select the Highlighter Library in the Highlight Tool window.

Select New Set in the first window. Give the set a name, and apply an appropriate color. Give the color a label if you like. When you’re done, select Save. 

As you create highlight color sets, those will appear in the Highlight Tool window on the right side of the screen.

The idea is that you can quickly select the text you want to highlight, and select from any of the highlight color sets you’ve created. This will highlight the selected text that color.

The idea is that you can create a large set of as many highlight colors you like. Then you can quickly highlight selected text any of those colors by just clicking whatever color set you like in that window.

It speeds up the highlight process and makes it much simpler.

Code Blocks

Another great Google Doc add-on is Code Blocks. 

If you often need to document code, one of the best ways to do that is by using a word processor that can handle and format specific code languages.

By default, Google Docs doesn’t really handle code formatting very well. You need to format code blocks manually by selecting different font types, adding background color, and more. But why do all that work when you can use an add-on that does it all for you?

Once you install the Code Blocks add-on, you can access it by selecting the Add-ons menu, selecting Code Blocks, and then selecting Start.

This will open a new window on the right that lets you choose the code language and the formatting theme you want to use.

Now all you need to do is paste your code into the document, highlight the entire block of code, and then selecting the Format button in the Code Blocks window.

This creates amazingly formatted code embedded inside your Google doc.

This addon handles an impressive array of language, and includes a nice range of excellent code formatting themes.

Fillable Document

A very common use of Google Docs is to create form templates that other people can fill out. Unfortunately, Google Docs doesn’t have any good features that allow you to easily create a fillable document.

Thankfully, there’s an Google Doc add-on called Fillable Document that lets you do just that.

Like other add-ons, once you install it you need to select it from the Add-ons menu item and select Start. 

When you first run the addon, you’ll need to select Start setup to get started. For Step 1 you’ll need to select the spreadsheet where you want to store data from your fillable form.

You can create a new spreadsheet or choose from an existing one. Select Next to continue. In the second step, you’ll select to choose or create the destination folder.  

In the last step you’ll need to create an email template for sending your fillable form to recipients. This step is optional. 

Once you’re done with setup, you can use the Fillable Document window on the right to create all of the fields for your fillable document. Just select the + icon next to Field List. You can also select Create New Field. You can then insert those fields into the document by selecting the Insert Field icon. . 

Those fields show up inside the document with placeholders that have the $ symbol in front of them.

You can see the web version of the form by selecting Open Web Form in the Fillable Document window.

When you’re done creating your form, just select Publish Form. Select the Sharing tab to provide a list of email addresses to send your fillable form to.

Select Publish Form to finish and send out the emails.

Mail Merge

The Mail Merge add-on is a powerful Google Doc add-on that lets you use values from a Google Sheets spreadsheet and inserts those into a template document. 

Why is this useful? If you consider a business where the owner needs to send out invoices to hundreds of customers, this add-on would let them create a master invoice “template” document, but fill in specific fields using rows of data from a spreadsheet.

This generates as many invoice documents as needed to process all of the data from the original spreadsheet. To use this add-on, you just select Mail Merge from the Add-ons menu, and select Start.

This opens the Mail Merge window on the right.

Use this window to select the spreadsheet that contains the data you want to merge. You can then select each field that you want to use to merge to the document template.

You can also select Show Email Settings to customize the email header template if you want to automate sending the batch of documents to multiple users. 

If you do want to use the batch email feature, make sure to set up the SMTP settings for the addon to use the correct SMTP settings for your email account.

Pixabay Free Images

Another useful Google Doc add-on is Pixabay Free Images.  This is one of the easiest add-ons to use, since it’s simply a free image search for images you can use in your own document.

To use it, just select Add-ons from the menu, select Pixabay Free Images, and select Search Images. 

This will open a window on the right that you can use to search for free images to use in your Google document. 

Just select the free image to place it into your document wherever you currently have the cursor.

Doc Variables

An alternative to the Mail Merge add-on or the Fillable Document add-on is the Doc Variables add-on. 

This add-on is perfect if you want to have multiple people fill out a document with their own values. The add-on provides a collaborative form users can use to enter data into the variables you’ve created in the document.

Once you’ve installed the add-on, creating a templated document is easy. Just select Add-ons from the menu, select Doc Variables, select Insert Variable, and choose the type of variable you want to embed into the document. 

Once you select the variable type, just give it a name and select whether it’s a single field or covers multiple lines.

Select OK and you’ll see the variable show up in the document with the “$” symbol in front of it.

You can send the document to someone to fill out, and all they have to do is select Start from the Add-on menu.

This opens a window to the right with fields for all of the variables you’ve created for the document. 

The person you sent the form to then just needs to fill out the variables and press the blue arrow to finish. This will automatically fill out the document with all of the information the person entered.

This is a great way to create an easy-to-fill-out form, or just a templated document people can easily fill out just by filling out the add-on form.

Text Cleaner

If you edit a lot of documents, the Text Cleaner Google Doc add-on can automate your work.

Installing this add-on gives you access to quick edits from the menu. Just select Add-ons from the menu, select Text Cleaner, and select any of the available quick edits.

For example, you can perform any actions on the entire document:

• Remove line breaks
• Remove paragraph breaks
• Fix hard line breaks
• Remove multiple spaces from sentences
• Remove tabs
• Fix smart quotes

If you want access to more editing tools, then select Configure. A new window will open where you can customize Text Cleaner features.

This screen not only lets you customize all of the edits it’ll do for you, but if you select everything you want and select Save and clean now, it’ll perform all edits at once on the document.

This tool, like all of the others listed in this article, enhances what you can do with Google Docs. It makes it much easier to do surprising things with your documents.

Related posts

• 7 parasta Gmail-lisäosaa

• 20 parasta Gmailin lisäosaa ja laajennusta sähköpostin tehokäyttäjille

• Kuinka muuntaa PDF Google Doc -muotoon

• 8 parasta Google Chromen PDF-editorin lisäosaa

• Google Sheets -pudotusluetteloiden käyttäminen

• Viivakaavion luominen Google Sheetsissa

• YouTube Premium -tilauksen peruuttaminen tai keskeyttäminen

• Kuinka tarkastella Google Maps -hakuhistoriaasi

• Katsaus Google Messages -sovellukseen Androidille. Onko se yhtään hyvä?

• Puuttuuko Google-hakupalkin widget? Kuinka palauttaa se Androidissa

• Google-kalenterin käyttäminen: 10 ammattilaisvinkkiä

• Mikä on Googlen "epätavallinen liikenne" -virhe ja kuinka korjata se

• Mitä ovat Googlen altistumisilmoitukset COVID-suojauksessa?

• Google My Activity: Miksi sinun pitäisi välittää

• Kuinka YouTube-algoritmi toimii?

• SUMIFin käyttäminen Google Sheetsissa

• Etkö saa Gmail-ilmoituksia? 10 tapaa korjata

• Yrityksen ilmoittaminen Googlessa

• Kuinka käyttää Googlen perhekalenteria perheesi pitämiseen ajoissa

• Voitko poistaa kaikki sähköpostit Gmailista kerralla?